Ali sta podpis in žig obvezni sestavini odločbe po ZUP ter kakšne so posledice, če izdani dokument ni podpisan in ne vsebuje žiga organa?

Ali mora odločbo, ki je elektronsko podpisana, elektronsko podpisati samo uradnik, ki je v postopku izdal odločbo, ali tudi tisti, ki je postopek vodil? Kakšno je zaporedje podpisov pri obeh podpisnikih?

Postavlja se vprašanje, kaj se mora napisati poleg imena uradne osebe, ki je upravni postopek vodila oz. izdala odločbo? Je potrebno navesti naziv oz. izobrazbo uradne osebe?

Podpis je po 210. členu ZUP obvezna sestavina pisne odločbe v fizični obliki. V 216. členu ZUP določa, da mora uradna oseba, ki odločbo izda, to odločbo tudi podpisati, saj v primeru, da nima podpisa uradne osebe, odločba velja za neobstoječo (o tem tudi sodna praksa, glej sodbo VSRS I-Up 205/98 z dne 22.10.1998). Odločbo podpiše tudi uradna oseba, ki je vodila postopek oziroma je pripravila osnutek odločbe (216. člen ZUP).

S spremembo ZUP, ki se je uveljavila z Zakonom o debirokratizaciji (ZDeb), Ur. l. RS, št. 3/22), so se spremenila nekatera pravila o obveznih sestavinah odločbe. Med drugim je 26. člen ZDeb spremenil tretji in peti odstavek 210. člen ZUP. Elektronska odločba mora tako biti podpisana z elektronskim podpisom, ki je v pravnem prometu enakovreden lastnoročnemu podpisu (po Uredbi (EU) št. 910/2014 o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja za elektronske transakcije na notranjem trgu, ki se uporablja neposredno velja, da je lastnoročnemu podpisu enakovreden le kvalificiran elektronski podpis, gl. 25. člen). Hkrati mora biti na odločbi, izdani v elektronski obliki, označeno, da je le-ta podpisana elektronsko, opremljena mora biti tudi s podatki o elektronskem podpisu, ki jih določa vlada. Podobno je navedeno tudi v petem odstavku 63. a člena Uredbe o upravnem poslovanju (UUP) (Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.).

Šesti odstavek 63.a člena UUP nadalje določa, da se na dokument v elektronski obliki, ki ga z elektronskim podpisom podpiše več oseb, označijo ("vizualizirajo") zgolj podatki osebe, ki je dokument izdala. Če je izdajateljev več, se lahko označi samo, da je dokument podpisan z elektronskim podpisom. Toda uredba s tem ne posega v pravila ZUP, ki določajo, da odločbo podpišita uradna oseba, ki postopek vodi, kot tudi uradna oseba, ki odloči, saj se na ta način zagotavlja celota formalne zakonitosti. Najprej se podpiše vodeča uradna oseba, ki predloži osnutek nato v podpis še odločujočemu. Za učinek odločbe kot volje organa je sicer ključen podpis odločujočega, vendar pa odločbo podpisati tudi vodeča uradna oseba, ki mora v ta namen izpolnjevati predpisane pogoje in ne sme biti pristranska, sicer je izdana odločba lahko izpodbojna s pritožbo ali obnovo postopka (glej 28. člen ZUP in 35. člen ZUP ter povezane, za pravna sredstva pa 237. člen ZUP in 260. člen ZUP). Nepodpis uradne osebe, ki je postopek vodila, pa za sam akt praviloma pomeni NEbistveno postopkovno napako. Namreč oseba, ki postopek vodi, odgovarja za pravilno vodenje postopka do priprave osnutka odločbe, odločitev v zadevi namreč sprejme izključno uradna oseba, ki ima pooblastilo za odločanje. Vseeno ne gre pa za pravno napako, ki je ni mogoče odpraviti (o tem tudi sodba VSRS I Up 379/2003 z dne 13. 9. 2007).

Podatki o podpisu uradne osebe, ki je postopek vodila, se tako na odločbi v elektronski obliki ne vidijo, jih je pa mogoče preveriti v ustrezni aplikaciji za branje pdf formatov (enako kot elektronski podpis odločujoče uradne osebe).

Uradna oseba, ki je odločbo izdala, se podpiše na desni strani, na levi pa uradna oseba, ki je postopek vodila. Podpis je lahko lastnoročen ali elektronski, v kolikor se odločba izda v elektronski obliki. Ker ZUP kot obvezen element opredeljuje le ime uradne osebe, so prakse na tem področju različne, posebej upoštevajoč sledenje uslužbenskim predpisom in internim pravilom poslovanja upravnega organa. Vsekakor z vidika uporabe določb ZUP zadostuje le navedba imena uradne osebe, brez naziva in izobrazbe. Pri tem se šteje, da ta uradna oseba seveda izpolnjuje vse pogoje, ki jih zahteva 28. člen ZUP in nadaljnji členi, tj. je zaposlena pri stvarno in krajevno pristojnem organu, ima ustrezno izobrazbo in praviloma strokovni izpit iz upravnega postopka ter je pooblaščena po zakonu ali s strani predstojnika organa in ni pristranska. Če se naknadno ugotovi, da temu ni (bilo) tako, je tak akt izpodbojen prek obnove postopka, ali gre celo za bistveno postopkovno napako in uporabo pritožbe, kot navedeno zgoraj. Izpolnjevanja pogojev se torej ne dokazuje z navedbami ob podpisu uradne osebe na odločbi, kar pa še vedno pomeni, da pogoji za zakonit tek postopka morajo biti izpolnjeni.

Glede žiga pa ne veljajo enaka pravila kot veljajo za podpis (odločujočega), saj žig od sprejema ZDeb ne predstavlja več obvezne sestavine odločbe, ki naj izkazuje kateri organ jo je izdal. Torej odločba brez podpisa uradne osebe velja za neobstoječo (brez pravnih posledic za stranko), medtem, ko se žig uporablja le na odločbi, ki mora biti za uporabo v tujini overjena. Podpis odločujoče uradne osebe se torej šteje za konstitutivni element odločbe oziroma sklepa, žig pa praviloma ne (več).