Pri upravnem organu vodijo postopke tako, da poteka delo pogosto izven sedeža organa. Ali je za lažje poslovanje dopustno, da bi se zato za podpis odločbe po pooblaščeni uradni osebi A uporabila nalepka, na kateri bi bila ime uradne osebe, ki bi odločbo izdala, in njen lastnoročen podpis, to nalepko pa bi na podpisno mesto nalepila druga uradna oseba B, ne tisti, ki je podpisal njeno izdajo (A)?

Vodenje postopka bi namreč potekalo tako, da bi uradna oseba B na sedežu organa po elektronski pošti poslala uradni osebi A na lokacijo izven delovnega mesta, torej na lokacijo ogleda ali domov, dokumentacijo, potrebno za odločanje, A bi pripravil odločbo, jo poslal po e-pošti nazaj B-ju, B pa nalepil nalepko z vnaprej pripravljenimi podatki in lastnoročnim podpisom A-ja ter odpremil stranki.

Če bi pri organu postopali tako, pa ni dopustno, kakšne bi bile pravne posledice take napake?

Vodenje in odločanje postopkov po ZUP mora potekati tako, da je zadoščeno več načelom in pravilom, med katerimi je zelo pomembna tudi formalna zakonitost (6. člen ZUP, več Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 27).

Formalno zakonita je tista odločba, kjer so med drugim spoštovana pravila o pristojnosti, tako stvarni in krajevni na ravni organa kot personalni na ravni posamične uradne osebe, ki v imenu pristojnega organa postopek vodi oz. odloči.Kateri so pogoji za uradno osebo, da lahko kot pooblaščena ex lege (predstojnik, inšpektor) ali prek pooblastila predstojnika postopek vodi ali odloča glede na obseg danega pooblastila, določa ZUP v več določbah (gl. zlasti 28. člen ZUP do 32. člen ZUP).

Glede na vprašanje zgoraj je razumeti, da bi postopek vodila in prav tako odločila ista oseba (A). Uradna oseba A bi bil torej pooblaščen tudi za odločanje oz. izdajo odločbe in sklepov, ki postopek končajo. Podpis uradne osebe, ki je pooblaščena za odločanje, je konstitutivni element le te (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 426). Odločba torej mora imeti ustrezen podpis pooblaščene uradne osebe za odločanje in žig pristojnega organa, sicer ne izraža volje organa. Kršitev pravil o podpisu (in žigu) v tem smislu je tako huda, da taka odločba šteje za neizdano, saj ni nedvoumno, ali jo je izdal edini, ki to sme (in mora), tj. pristojni organ oz. zanj (le) pooblaščene osebe. Odločba brez ustreznega podpisa uradne osebe je neobstoječa, ne le izpodbojna (s pravnimi sredstvi). Kolikor bi se ne podpisala le uradna oseba, ki je postopek vodila, podpiše pa se pooblaščeni za odločanje, pa je odločba lahko izpodbojna prek razlogov v 260. členu ZUP (obnova postopka, npr. če je v postopku sodelovala oseba, ki bi morala biti izločena in se zato ne podpiše).


Kaj je ustrezen podpis uradne osebe (pooblaščene za odločanje), določata predvsem 216. člen ZUP in 210. člen ZUP. Po teh določbah odločbo podpiše nujno predvsem uradna oseba, ki jo izda (je pooblaščena ne samo za vodenje, ampak (tudi) za odločanje). Odločba se izda praviloma pisno, podpis pooblaščene uradne osebe za odločanje je njen obvezni sestavni del (tretji odstavek 210. člena ZUP). Odločba se lahko izda tudi v elektronski obliki - tedaj se uradna oseba podpiše z varnim elektronskim podpisom. Ta podpis mora vsebovati ali biti dopolnjen še z overjeno navedbo pristojnega organa (s kvalificiranim potrdilom).

Drugače velja samo, če:

*tako nadrejeno glede na ZUP določi področni zakon, ali
*se odločba izda samodejno, ko ima lahko namesto podpisa in žiga faksimile.

Če bi bila na listu papirja s besedilom odločbe torej nalepljena nalepka z lastnoročnim podpisom uradne osebe, ne glede na to, kdo bi jo nalepil, bi bil zelo utemeljeno vzbujen dvom, ali je odločbo sploh pripravila in predvsem izdala ta (podpisana) uradna oseba. Dokument odločbe mora biti celovit, ne dopolnjen z nalepkami oz. drugimi deli, pridanimi osnovnim listom papirja, kjer je odločba spisana (natisnjena). Poleg tega bi tako ravnanje omogočilo veliko verjetnost zlorab, tako da bi uradne osebe X lahko nalepile nalepke s podpisi osebe A na različne akte, ko bi dostopile do njih.


Za izdajo odločbe, kot opisano v vprašanju, ko bi druga oseba, kot je pooblaščena za odločanje v določenih postopkih, nalepila predhodno pripravljen lastnoročni podpis pooblaščenega, zato po ZUP ni podlage. Še več, tako ravnanje bi bilo očitno izigravanje določb ZUP in njihovega namena. Ekonomičnost poslovanja nikakor ne more imeti prednosti pred zakonitostjo v postopkih, ki jo zagotavljata ZUP, in posebna procesna zakonodaja. Če so na nekem področju velike specifike, lahko po 22. členu Ustave RS področni zakon odloči sicer drugače kot ZUP (npr. opredeli samodejno izdajo odločb ali celo odločbo v obliki nalepke), a te specifike morajo biti vsebinsko utemeljene, ne zgolj na razlogu učinkovitosti dela organa oz. uradnih oseb.


Če torej pri organu ugotavljajo, da pooblaščena uradna oseba A ne more lastnoročno podpisati odločb na licu mesta njihovega tiska in odpreme, naj predstojnik vsaj za odločanje pooblasti drugo uradno osebo (B ali C), seveda pa s tem slednja prevzame odgovornost odločitve.