Ali mora pri avtomatizirani izdaji potrdil iz uradnih evidenc, ki se izvajajo zgolj preko informacijskih sistemov (npr. eUprava, eSociala, eZvem, eDavki...) sodelovati pooblaščena uradna oseba?

ZUP ureja postopek odločanja o pravicah, pravnih koristih in obveznostih strank v upravnih razmerjih (o upravni zadevi, gl. 2. člen ZUP). A v neposredni povezavi s predmetom urejanja, tj. upravno zadevo, ZUP določa tudi nekaj posebnih postopanj, ki sicer niso opredeljena kot upravna stvar, kot velja med drugim za izdajo potrdil. S potrdili (izpiski, certifikatov itd.) državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil potrjujejo določeno dejstvo, o katerem vodijo uradno evidenco, ali dejstvo, ki so ga ugotovili po predhodno izvedenem posebnem ugotovitvenem postopku.

Izdajo potrdila je treba šteti kot materialno dejanje ali realni akt uprave (razen izjemoma kot upravni akt, če bi področni zakon uporabil ta izraz za odločitev o pravici ali obveznosti, glej v nadaljevanju omenjeno sodbo). Izdaja potrdila namreč ne spremeni pravnega položaja osebe (po Kerševan in Androjna, Upravno procesno pravo, 2017, str. 286-287). Ker potrdilo ni upravni akt, zoper njega tudi ni mogoče vlagati pravnih sredstev (glej primera Pravna narava "potrdila" po področnem zakonu in Uveljavljanje priznane pravice prek pomanjkljive uradne evidence). Potrdilo in druge listine o dejstvih, o katerih se vodi uradna evidenca, morajo biti v skladu s podatki uradne evidence. Taka potrdila oziroma druge listine veljajo za javne listine, za katere tako v upravnem, kot v sodnem postopku velja zakonska domneva, da listina dokazuje tisto, kar se v njej potrjuje ali določa (169. člen ZUP; o tem tudi sodba UPRS I U 1484/2013 z dne 28. 8. 2014).

Za izdajo potrdila je pristojen organ, ki vodi evidenco oziroma organ, ki mu je z zakonom podeljena pristojnost izdaje. Pristojnosti organa izvršuje njegov predstojnik oziroma oseba, ki jo ta pooblasti. Zato izdaje potrdil oziroma opravljanja materialnih dejanj uprave zaradi racionalizacije poslovanja ni mogoče poveriti izključno informacijskemu sistemu. Ta v skladu s 65.c členom Uredbe o upravnem poslovanju(UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.) lahko »izda« izpis iz uradne evidence (glej 179. člen ZUP), ki pa ga zaradi umanjkanja prej omenjene kvalitete v zvezi s pristojnim izdajateljem ni mogoče enoznačno primerjati s potrdilom državnega organa. UUP sicer določa, da se avtomatiziran izpis iz uradne evidence, ki ga napravi informacijski sistem, potrdi s kvalificiranim elektronskim žigom organa, kar zagotavlja visoko stopnjo pravne varnosti oziroma dokazne vrednosti, saj omogoča kontrolo nad morebitnimi posegi v takšen izpis.

ZUP omogoča avtomatizirano – samodejno izdajo odločb, ne pa tudi potrdil (210. člen ZUP). Samodejno izdajanje odločb pa temelji na odgovornosti organa, da takšna odločba temelji na pravilnem in popolnoma ugotovljenem dejanskem stanju, pravilni uporabi materialnega prava in spoštovanju procesnih pravil. Izdajatelj, katerega faksimile nadomestijo lastnoročni ali elektronski podpis, jamči za zakonitost odločitve. Ob ustrezni pravni podlagi bi se na smiselno podoben način lahko izdajala tudi potrdila, vsaj tista iz uradnih evidenc. Ob tem velja, da tudi v primeru potrdil, izdajatelj jamči za točnost podatkov, ki jih potrjuje (glej v nadaljevanju). Kljub avtomatizirani izdaji potrdil, ki v pretežni meri izključuje aktivnosti uradne osebe, je sicer treba upoštevati, da zgolj ekonomičnost postopka ni razlog, da bi se potrdila izdajala brez mehanizmov nadzora nad pravilnostjo in točnostjo potrjenih dejstev. Takšno potrdilo bi načeloma ustrezalo opredelitvi javne listine, za katero zakon predvideva, da jo v okviru zakonitih pristojnosti v predpisani obliki izda organ (glej 5. člen ZUP) in ne informacijski sistem, v predpisani obliki (177. člen ZUP).

Pri izdaji potrdil je pomembno, da organ nadzira ter zagotavlja točnost dejstev, ki jih potrjuje. V zvezi s potrjevanjem osebnih podatkov (glej mnenje IP 07121-1/2021/922 z dne 14. 05. 2021) to pomeni še, da se ne (samo) zanaša na samodejno delovanje oziroma posodabljanje podatkov v informacijskem sistemu, temveč po 5. členu Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov (SUVP, Ur. l. EU, št. Č 119/1 in nasl.) sledi načelu točnosti osebnih podatkov z izvajanjem ukrepov posodabljanja, brisanja in popravljanja podatkov ob upoštevanju namena njihove obdelave ter tako zagotavlja zakonito in vsebinsko ustrezno izdajo potrdila s strani informacijskega sistema, prav tako pa prevzema odgovornost v primeru nepravilnosti podatkov (upravljavec osebnih podatkov, ki vodi uradno evidenco, je odgovoren za skladnost podatkov z načelom točnosti glede na točko (d) prvega odstavka 5. člena SUVP in je to skladnost tudi zmožen dokazati glede na drugi odstavek 5. člena SUPV). Preverjanje in zagotavljanje točnih in posodobljenih podatkov temelji na različnih ukrepih, ki med upravnimi organi variirajo (npr. organizacijski ukrepi za preprečevanje napak pri vnosih, preverjanje točnosti podatkov pred vnosi z zahtevanjem dokazil…itd., glej mnenje IP 07121-1/2020/1349 z dne 31. 07. 2020). Imetnik potrdila lahko zahteva sprememba potrdila, če so podatki neresnično potrjeni. 180. člen ZUP namreč določa možnost zahteve za spremembo potrdila, če vsebuje nepravilne podatke, in določa roke za organ, da izda spremenjeno potrdilo (o tem glej sklep VSRS X Ips 20/2021 z dne 10. 11. 2021). Tudi po 16. členu SUVP ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z njim (t. i. pravica do popravka – glej mnenje IP 07121-1/2024/181 z dne 20. 2. 2024).

Sklepno velja, da je popolnoma avtomatizirana, v svojstvu informacijskega sistema, izdaja potrdil iz uradnih evidenc v smislu 179. člena ZUP ni mogoča, saj takega dokumenta ni mogoče šteti kot izjavo volje pristojnega državnega organa, organa samoupravne lokalne skupnosti ali nosilca javnega pooblastila. Zato tudi nima lastnosti javne listine, za katero velja domneva resničnosti. Vseeno pa to ne pomeni, da takšna listina nima nobene dokazne vrednosti, sploh če je z elektronskim žigom omogočena kontrola nad morebitnimi posegi v vsebino. Ob ustrezni zakonski spremembi je avtomatizirana izdaja potrdil mogoča, ob zavedanju, da organ izdajatelj odgovarja za pravilnost in točnost podatkov.