Kje na upravnem aktu mora biti umeščen podpis pooblaščene uradne osebe glede na tiskan zapis imena in priimka?

V skladu z 210. členom ZUP je podpis uradne osebe, sploh tiste, ki odloča, obvezna sestavina pisne odločbe, saj se prek le tega konstituira volja organa. Po 216. členu ZUP odločbo podpiše uradna oseba, ki jo izda, podpisati pa jo mora tudi uradna oseba, ki je vodila postopek ali pripravila osnutek odločbe (glej primer Podpis uradne osebe na odločbi ter označevanje danih pooblastil)(glej 28. člen ZUP).

Če odločba ali sklep nimata ustreznih podpisov, ki izražajo voljo organa, tj. odločbe in končni sklepi (o zavrženju zahtevka in ustavitvi postopka) uradne osebe, ki ima pooblastilo za odločanje, pri ostalih sklepih pa tiste uradne osebe, kot to določa ZUP, praviloma le uradne osebe, ki ima pooblastilo za vodenje, je upravni akt akt neobstoječ in iz njega ne izhajajo pravni učinki. Če pa upravni akt nima le podpisa uradne osebe, ki je postopek vodila, čeprav je šlo za tak položaj, vendar pa ima podpis uraden osebe, ki odloča, je lahko akt izpodbojen zaradi morebitnih napak, ki jih ZUP določa kot bistvene postopkovne napake (glej zlasti drugi odstavek 237. člena ZUP; več o tem v Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 228 in povezane).

Analogno velja za druge dokumente, ki jih izdaja organ, npr. za vabila ali dopise, čeprav nimajo neposrednih pravnih posledic, pri zapisniku pa glej določbe 78. člena ZUP in nadaljnje.

Kadar je odločba oziroma drug akt izdan v fizični obliki, mora biti podpis lastnoročen. Če pa je odločba izdana v elektronski obliki, mora biti podpisana z elektronskim podpisom uradne osebe, ki je v skladu z zakonom, ki ureja elektronski podpis, in ima enako pravno veljavo kot lastnoročni podpis (glej sodbo UPRS I U 502/2021-18 z dne 3 . 1. 2022). Če se odločba izdela samodejno, lahko namesto podpisa vsebuje faksimile (glej primer Podpis in žig kot obvezni sestavini upravne odločbe).

Tudi 63.a člen Uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.) določa, da se dokument v fizični obliki podpiše z lastnoročnim podpisom, dokument v elektronski obliki pa z elektronskim podpisom. V vsakem primeru morajo dokumenti vsebovati najmanj (i) navedbo in (ii) podpis uradne/ih oseb/e, ki je/so pooblaščena/e za njegovo pripravo oziroma izdajo.

Predpisi ne določajo, kje točno naj bo mesto podpisa v razmerju do navedbe tiskanega ali lastnoročno razločno zapisanega imena in priimka podpisnika. Slednje se običajno navede na koncu akta, saj se sledi vrstnemu redu sestavin, kot jih določa ZUP od 210. do 216. člena ZUP, se pravi najprej uvod in naziv, nato izrek, obrazložitev in pouk o pravnem sredstvu ter končno podpis/a uradne/ih oseb/e).

Ponavadi se uradna osebe lastnoročno podpiše neposredno pod ali nad zapis svojega imena. Smiselno enako velja za postavitev faksimila podpisa.

Elektronski podpis pa je sestavni del dokumenta v elektronski obliki, hkrati pa se podatki kdo je dokument podpisal, kdaj ga je podpisal in o njegovem elektronskem potrdilu (prim. peti odstavek 210. člena ZUP in peti odstavek 63. člena UUP) lahko prikažejo na dokumentu. Praksa organov pri postavitvah omenjene vizualizacije - prikaza elektronskega podpisa je različna, nekateri vizualizacijo dodajo na prvo stran dokumenta, drugi na ob samem podpisu. Na tem mestu gre opozoriti, da se po UUP prikaže - vizualizira le podpis uradne osebe, ki je dokument izdala, to je uradne osebe, ki je odločila v zadevi, ne pa tudi uradne osebe, ki je vodila postopek. Podatek o njenem podpisu je mogoče ugotoviti le v elektronskem izvirniku, in sicer z aplikacijo, ki omogoča branje pdf oblik dokumentov, ki se elektronsko podpisujejo. Pri elektronski izdaji in podpisu dokumenta tudi sicer velja, da se podpis vedno preverja na prej omenjeni način, saj je vizualizacija podatkov le pripomoček, zato postavitev vizualizacije ni ključna za preverjanje zakonite izdaje odločbe.