Organ razvija informacijski sistem, ki bi omogočal, da se stranke prek njega pozove za dopolnitev vloge v določenem roku. Če stranka v roku ne bi dopolnila vloge, bi informacijski sistem to zaznal in avtomatsko sam pripravil sklep, s katerim bi vlogo zavrgel brez posebnega odločanja pristojnega kolegijskega organa (npr. komisije).

Ali je treba tak poziv za dopolnitev vloge evidentirati v evidenci dokumentarnega gradiva? Je na opisani način mogoče izdati sklep o zavrženju vloge brez formalnega odločanja kolegijskega organa?

Če je vloga nepopolna ali nerazumljiva, je samo zaradi tega ni dovoljeno zavreči. Organ, mora v roku petih delovnih dni zahtevati, da se pomanjkljivosti odpravijo, in določiti vložniku rok, v katerem jo mora popraviti. Zahtevo v obliki dopisa za odpravo pomanjkljivosti se pošlje ali vloži vložniku, če je podal vlogo neposredno pri organu. Če stranka pomanjkljivosti odpravi v roku, se šteje, da je vloga vložena takrat, ko je bila vložena vloga, s katero so pomanjkljivosti odpravljene (primer 1). Če stranka v tem roku pomanjkljivosti ne odpravi, organ s sklepom zavrže vlogo. Zoper ta sklep je dovoljena pritožba (po Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, str. 453).

Poziv za dopolnitev vloge je procesno dejanje, ki ga organ izvede na podlagi 67. člena ZUP, kadar vloga ni popolna ali je nerazumljiva. Če stranka v določenem roku ne odpravi pomanjkljivosti, organ s sklepom zavrže vlogo. Ker tak poziv pomeni začetek postopka, ki lahko vodi do zavrženja, mora biti evidentiran in shranjen v spisu zadeve. Poleg tega ZUP v 82. členu določa pravico stranke do vpogleda v spis, ki mora vsebovati vsa pomembna procesna dejanja. To pomeni, da mora biti vsak poziv dokumentiran na način, ki omogoča vpogled in pravno varstvo, tudi če je bil poziv ustvarjen in poslan iz informacijskega sistema.

To izhaja tudi iz Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.), ki v 2. členu določa, da pri opravljanju upravnih nalog organi dokumentirajo opravljeno delo in ga evidentirajo v evidenci dokumentarnega gradiva. Kot izhaja iz 3. člena UUP se določbe, ki se nanašajo na dokumentarno gradivo, uporabljajo ne glede na to, ali je gradivo v elektronski ali fizični obliki. Poziv za dopolnitev vloge zato ni zgolj tehnično obvestilo, temveč procesno dejanje, ki mora biti evidentirano in vloženo v upravno zadevo (glej tudi primer 2).

Zavrženje vloge je procesna odločitev, ki se izda v obliki sklepa. Podpis uradne osebe na takšnem sklepu ni zgolj formalnost, ampak je njegov bistveni element, saj izkazuje voljo organa in zagotavlja zakonitost odločanja. Kot določa 216. člen ZUP, mora uradna oseba, ki odločbo izda, to odločbo tudi podpisati, saj le-ta brez podpisa uradne osebe praviloma velja za neobstoječo (brez pravnih posledic), ker ni jasno, da gre za voljo organa, ki jo izraža le za to pooblaščena uradna oseba (28. člen ZUP in 30. člen ZUP), ki za to izpolnjuje tudi predpisane pogoje (31. člen ZUP) (glej tudi primer 3 in primer 4). Navedeno na podlagi 228. člena ZUP velja tudi za sklep. Ni sicer vsaka napaka v zvezi z obličnostjo upravnega akta taka, ki bi vodila v njegovo nezakonitost, vendar odsotnost podpisa uradne osebe (oziroma varnega elektronskega podpisa uradne osebe in organa, overjenega s kvalificiranim potrdilom) lahko ima za posledico, da se takšnega akta ne da preizkusiti in predstavlja bistveno kršitev pravil postopka (UPRS Sodba I U 502/2021-18 z dne 3. 1. 2022).

Glede na vse navedeno je t.i. avtomatizirano odločanje prek informacijskega sistema, brez sodelovanja uradne osebe, problematično, saj za to v ZUP ni zakonske podlage. Zavrženje vloge je procesno dejanje s pravnimi posledicami za vlagatelja, zato lahko tak akt po ZUP izda le pooblaščena uradna oseba, ki zanj tudi odgovarja. Sicer 210. člen ZUP med sestavnimi deli odločbe (glej tudi primer 5) dopušča tudi možnost uporabe faksimil namesto podpisa, vendar le v primerih, ko se odločba v skladu s (področnim) zakonom izdela samodejno (npr. v davčnih zadevah) in je za napake po področnem predpisu tudi predvideno pravno varstvo.

Tudi v primerih, ko je avtomatizirano odločanje v informacijskem sistemu dopustno po področnem zakonu in akti vsebujejo faksimile poimenskega uslužbenca, pa to organa oziroma poimensko navedene uradne osebe ne odvezuje odgovornosti za odločitev. Tudi samodejno izdajanje odločb namreč temelji na odgovornosti organa, da končni akt temelji na pravilnem in popolnoma ugotovljenem dejanskem stanju, pravilni uporabi materialnega prava in spoštovanju procesnih pravil. Izdajatelj, katerega faksimile nadomestijo lastnoročni ali elektronski podpis, jamči za zakonitost odločitve (primer 6).