Način vodenja evidence z informacijskim sistemom je določen v 126. členu UUP, uredba pa nadalje v 74. členu zahteva ustrezno opremo za upravljanje z dokumentarnim in arhivskim gradivom v elektronski obliki. Pri tem se postavlja vprašanje, ali ta rešitev velja samo za gradiva, ki obstajajo v elektronski obliki, kot so elektronska sporočila in elektronski obrazci, ali tudi za druga?

Evidenco dokumentarnega gradiva definira dvanajsta točka 2. člena UUP, ki določa, da je to temeljna evidenca o opravljanju del in nalog organa, ki se vodi o vseh zadevah, dosjejih in dokumentih. Pri tem sama oblika dokumentarnega gradiva ni pomembna, kar je razvidno tudi iz drugega odstavka 124. člena UUP, ki določa, da se evidenca dokumentarnega gradiva vodi o vseh zadevah, dosjejih in dokumentih, ki jih organ prejme ali nastanejo pri njegovem delu. Organ oziroma glavna pisarna pa mora za vodenje dokumentarnega in arhivskega gradiva v elektronski obliki imeti ustrezno opremo, kar določa 74. člen UUP. Nadalje so zahteve za evidentiranje z informacijskim sistemom opredeljene v 75. členu UUP in šele pri izpolnjevanju le-teh lahko organ vodi evidenco dokumentarnega gradiva z informacijskim sistemom na način, kot določa prvi odstavek 126. člena UUP. Informacijska rešitev in način vodenja evidence dokumentarnega in arhivskega gradiva se torej nanašata na vso dokumentarno in arhivsko gradivo ne glede na obliko, v kateri se le-to nahaja.