Kaj se šteje kot pravilna dopolnitev vloge, ki jo je pri pozivu zahtevala uradna oseba (na primer glede vložitve vloge za vpis otroka v vrtec)?

Organ mora skrbeti, da nevednost in neukost stranke in drugih udeležencev v postopku nista v škodo pravic, ki jim gredo po zakonu (7. člen ZUP). V skladu z načelom varstva pravic strank in javnih koristi mora organ stranki omogočiti, da v postopku uveljavi ali zavaruje svoje (procesne in materialne) pravice. Če stranka ne sporoči podatkov, ki so potrebni za obravnavo vloge, ne navede dejanskega stanja, na katerem utemeljuje svoj zahteve in za svoje navede ne predloži potrebnih dokazov, organ zgolj zaradi tega ne sme zavreči ali zavrniti zahteve, temveč mora postopek nadaljevati v skladu z zakonom. Organ mora stranko opozoriti, da bo njena vloga zavržena ali zavrnjena, odvisno od tega, ali je formalno pomanjkljiva ali vsebinsko neutemeljena, če je ustrezno ne dopolni. To načelo vključuje tudi obveznost uradne osebe, da mora ta opozoriti stranko, kako odpravi morebitne pomanjkljivosti (več Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 51 in nasl.).

Če je vloga formalno nepopolna, mora organ vložnika pozvati naj vlogo dopolni, pri čemer pa uradna oseba določi stranki (prekluzivni) rok. Slednji pomeni, da mora stranka poslati manjkajoče v tem roku, sicer bo vloga lahko zavržena. Poziv v obliki dopisa kot zahteva za dopolnitev mora vsebovati navedbo kaj v vlogi manjka, rok, v katerem naj vložnik dopolni manjkajoče in opozorilo na posledice, če vloga ne bo pravočasno in v celoti dopolnjena. Upravni organ mora na nejasnosti oziroma pomanjkljivosti v vlogi opozoriti stranko (glej sklep UPRS II U 209/2021-6 z dne 18.8.2021). Iz slednjega izhaja, da mora upravni organ oziroma uradna oseba točno navesti katera dokazila potrebuje, da bo vloga popolna.

Če stranka ne predloži dokazila o pravno relevantnem dejstvu, od katerega je odvisna odločitev v zadevi, se zadeva ne more zavreči, ampak se zavrne z odločbo. Vloga mora imeti vse, kar je potrebno, da jo lahko organ obravnava. Pri tem ni važno, da vsebuje določene dokumente, ampak da ti vključujejo vse podatke, ki so po splošnih in področnih predpisih zahtevani za formalno popolno vlogo (več Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 127 in nasl.).

V skladu z Zakonom o vrtcih (ZVrt, Uradni list RS, št. 100/05 in nasl.) javni vrtec vpisuje in sprejema predšolske otroke v svoje programe na podlagi prijav in prostih mest vse leto. Postopek vpisa otroka v vrtec se lahko med vrtci razlikuje, saj vodenje in izpeljavo postopka vpisa otrok v vrtec, ki izvaja javno službo, lahko občina ustanoviteljica podrobneje uredi s svojim aktom. V skladu z zakonom vrtec starše pisno obvesti o datumu vključitve otroka v vrtec in o drugih pogojih za sprejem otroka v vrtec (20. člen ZVrt). Zakon daje občini pristojnost za podrobnejše urejanje pogojev in postopka vpisa s podzakonskimi akti, kamor bi lahko sodili tudi pogoji za vključitev v posamezne enote vrtca (glej sklep VSRS I Up 167/2021 z dne 15.6.2021). Občina tako v okviru svoje pristojnosti lahko izda prej omenjeni splošni akt o vodenju in izvedbi postopka vpisa otrok v vrtec, zato se zahteve o zahtevani vlogi med občinami tudi razlikujejo. Toda, to ne spremeni dejstva, da mora organ mora jasno in nedvoumno sporočiti stranki, katera podatke in dokazila potrebuje za odločanje, da bo zahteva rešena v korist stranke. Pri tem mora upoštevati pravila ZUP (občina s podzakonskim aktom ne more spreminjati zakonskih pravil!), ki prepovedujejo, da se od stranke zahtevajo podatki, ki se nahajajo v uradnih evidencah državnih organov, organov samoupravnih lokalnih skupnosti ali nosilcev javnih pooblastil, prav tako ne sme zahtevati dokazov, ki jih lažje pridobi organ, in listin, ki se nahajajo pri drugih državnih organih, organih samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil.