Stranki se vroča dokument (npr. lokacijsko informacijo) v fizični obliki pri organu. Ali se vročitev opravi tako, da se stranka podpiše na dokument ali ga je potrebno vročiti z vročilnico? Ali se to vročitev evidentira v informacijskem sistemu za vodenje evidence dokumentarnega gradiva, kot osebno vročanje ali osebno vročanje po ZUP?

Namen vročanja je zagotoviti, da se naslovnik seznani z dokumentom, ki se mu vroča (prvi odstavek 83. člena ZUP). Pravilna vročitev dokumentov je ključna za zagotovitev zakonitosti upravnega postopka. 

Dokumenti se vročajo v fizični ali elektronski obliki. Organ dokumente vroča po svoji uradni osebi ali po pravni ali fizični osebi, ki opravlja vročanje dokumentov kot svojo dejavnost (drugi odstavek 83. člena ZUP).  

Osebno vročanje po 87. členu ZUP pomeni vročitev dokumenta tistemu, kateremu je dokument namenjen, in sicer tako, da se prevzem dokumenta potrdi z vročilnico (glej primer Uporaba ovojnice za osebno vročanje po ZUP med fizičnimi osebami) Gre za fizično obliko vročanja dokumentov, od katerih vročitve začnejo teči roki. Vročitev opravi uradna oseba organa ali pooblaščena oseba za vročanje, in se šteje za uspešno, če naslovnik dokument osebno prevzame ter s podpisom in datumom potrdi prejem. Če dokument ni mogoče vročiti neposredno naslovniku, bodisi na mestu vročitve ali na pošti, zakon določa, da se vročitev šteje za opravljeno 15 dan od poskusa osebne vročitve na naslovu za vročanje.

ZUP v tretjem in četrtem odstavku 86.a člena določa tudi možnost elektronskega vročanja prek informacijskega sistema za vročanje v varni elektronski predal, navadni elektronski predal s potrditvijo in navaden elektronski predal brez potrditve (glej primer US Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko) 

V prostorih organa se vročitev opravi, če se naslovnik tam nahaja ali če to zahtevata narava in pomen dokumenta, ki ga je treba vročiti (prvi odstavek 85. člena ZUP). Vročilnica, ki jo uradna oseba izpolni ob neposrednem vročanju na sedežu organa ter naslovnik s podpisom potrdi prevzem (glej priloga 5 Pravilnika o ovojnici, vročilnici in drugih sporočilih za vročanje v upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 89/22 in nasl.), velja kot potrdilo o uspešno opravljeni vročitvi (glej primer Osebno vročanje in vročilnica za osebno vročanje dokumentov v fizični obliki).  Če zakon vročitve ne določa, naslovnik lahko potrdi prevzem dokumenta s podpisom in navedbo datuma tudi na izvirniku dokumenta, ki ostane v zadevi. (glej 84. člen UUP in primer Vročitev odločbe in vpliv ponovne odpreme na fikcijo vročitve).

Lokacijska informacija je sicer potrdilo, ki vsebuje podatke o namenski rabi prostora iz veljavnih prostorskih aktov, podatke o obstoju drugih javnopravnih dejstev v prostoru in podatke o pravnih režimih, ki veljajo na določenem zemljišču. Torej ne predstavlja upravnega akta ali odločbe, temveč je javna listina oziroma potrdilo iz uradne evidence (80. člen ZUreP-1, 179. člen ZUP).

Način vročanja lokacijske informacije ni predpisan, zato lahko naslovnik, ko se nahaja pri organu, njen prejem potrdi s podpisom in navedbo datuma tudi na izvirniku dokumenta, ki ostane v zadevi. To velja zlasti, če se potrdilo na podlagi zakona ali drugega predpisa izda v dveh izvodih in enega hrani organ, kar je izjemno redko, zato organi praviloma izdajajo potrdila v enem izvodu, ki se izroči oziroma pošlje stranki. Če ni drugače predpisano, se je treba izogibati praksi, da bi se potrdilo izdalo v dveh izvodih le zaradi potrditve prevzema na izvirniku, ki ga potemtakem hrani organ. Organ za vročitev potrdila iz uradne evidence na podlagi zakona ne potrebuje dokaza o vročitvi, zato se potrdilo lahko "le" izroči osebi, dan izdaje in vročitve pa se zaznamuje v uradni evidenci dokumentarnega gradiva.

Skupna značilnost obeh vrst vročanja, fizičnega po 87. členu ZUP ali elektronskega po 86. členu ZUP, je v tem, da se na ta način vročajo dokumenti, kot so odločbe, sklepi ali vsak drug dokument, od katerega vročitve začne teči rok oziroma je takšen način vročanja predpisan z zakonom, dokumenti pa so vročeni naslovniku s predpisano vročilnico. Oba načina sta pravno veljavni in dokazljivi vročitvi in omogočata nedvoumno vročitev naslovniku, da je mogoče identificirati prejemnika in datum vročitve. Če torej informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva (o evidentiranju v IS glej primer Evidentiranje dokumentov in knjiga prejete pošte) omogoča zgolj evidentiranje dejanj kot »osebno vročanje« in »osebno vročanje po ZUP«, gre najverjetneje za neskladnost tega sistema z ZUP, Zakonom o poštnih storitvah in UUP.