Upravni organ vodi evidenco prejetega dokumentarnega gradiva prek informacijskega sistema za vodenje evidence dokumentarnega gradiva v računalniški aplikaciji. Ali je pri tem obvezno tudi fizično vodenje knjige prejete pošte?

Upravni organi zaradi preglednosti svojega poslovanja oziroma ravnanja z dokumentarnim gradivom vodijo evidenco dokumentarnega gradiva. Z evidentiranjem se namreč izoblikuje določen zapis o dokumentarnem gradivu v evidenco dokumentarnega gradiva, ki je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog upravnega organa. Vodi se o vseh zadevah, dosjejih in dokumentih, ki jih upravni organ prejme ali nastanejo pri njegovem delu in so pomembne za njegovo poslovanje. Ta evidenca je praviloma računalniška oziroma elektronska in se v skladu z drugim odstavkom 49. člena UUP vodi v informacijskem sistemu za vodenje evidence dokumentarnega gradiva. Ročne evidence (kot na primer kartotečno kazalo, delovodnik ali popis (seznam) dokumentov) se v javni upravi ne uporablja več (po Stare, Upravno poslovanje, 2010, str. 100).

Postopek evidentiranja se začne šele takrat, ko je upravni organ prejel kakšno gradivo (npr. dokument) ali je le to nastalo pri njegovem delovanju (npr. po notranji pobudi) in je pomembno za poslovanje. Za postopek evidentiranja je iz tega vidika že v začetni fazi pomemben predvsem postopek ravnanja s prejeto pošto, ki jo organ prejme v fizični ali elektronski obliki. V primeru, ko upravni organ prejme pošto v fizični obliki, jo sprejme glavna pisarna oziroma pooblaščeni uslužbenci. Prejeto pošto v elektronski obliki pa lahko organ sprejme na različne načine (npr. elektronska pošta, centralni informacijski sistem) vendar se vsa pošta v elektronski obliki evidentira po enakih načelih kot veljajo za evidentiranje pošte (po Kovač et al., Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili, 2008, str. 99-100). V praksi se večkrat pojavljajo dileme ali je potrebno zraven evidence dokumentarnega gradiva, ki se vodi v računalniški oziroma elektronski obliki, voditi še knjigo prejete pošte (npr. prejetih (vhodnih) dokumentov v fizični obliki). UUP takšnega primera izrecno nikjer ne opredeljuje in zaradi tega je odločitev o tem ali bo upravni organ zraven elektronske evidence vodil še knjigo prejete pošte odvisna od odločitve posameznega organa. Obvezno pa je, da se evidentira dokumente v evidenco dokumentarnega gradiva in to z ustreznim informacijskim sistemom.