Ali lahko predpisano ovojnico za osebno vročanje po ZUP uporabi tudi zasebnik (npr. delodajalec v zasebni družbi v razmerju do delavca), ne torej upravni organ kot pošiljatelj, in kaj to pomeni v razmerju do naslovnika, zlasti glede vprašanja, ali tudi v tem primeru velja fikcija vročitve?

Vročanje je ključnega pomena v upravnem postopku, saj pravne posledice upravnih aktov nastanejo lahko šele z dnem oziroma po (dejanski ali fiktivni) vročitvi upravnih aktov (po Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 138). Področje vročanja urejata primarno ZUP in Zakon o poštnih storitvah (ZPSto-2, Ur. l. RS, št. 51/09 in nasl.), pri čemer je ZUP glede na slednji zakon specialnejši in se tako ZPSto-2 uporablja le, kolikor ZUP oziroma akti, izdani na njegovi podlagi, npr. Uredba o upravnem poslovanju ali pravilniki o vročanju ipd. nimajo posebnih pravil.

Obliko, vsebino ovojnice in vročilnice za osebno vročanje v fizični obliki ter obliko in način elektronskega vročanja v upravnem postopku predpiše minister, pristojen za upravo po petem odstavku 97. člena ZUP, s fikcijo vročitve po tretjem in četrtem odstavku 87. člena ZUP (podobno tudi ta primer), vsa druga pravila vročanja po ZUP pa so opredeljena v 83. – 98. členu ZUP.

Bistveni značilnosti osebnega vročanja in uporabe zadevne ovojnice po ZUP sta zlasti dve: (i) vročanje pisanja neposredno naslovniku v roke in njegov podpis prevzema ter s tem dejanska vročitev na določen datum in začetek teka rokov in drugih pravnih posledic pisanja ter (ii) ob odsotnosti naslovnika na naslovu in ustreznih predpostavkah (npr. da je naslovnik dejansko načeloma prisoten na tem naslovu, glej recimo sodbo VSRS VIII Ips 112/2018 z dne 7. 2. 2018, glej tudi odločbo USRS U-I-279/08 z dne 9. 7. 2009) ter če ne prevzame pisanja v nadaljnjih 15 dneh, nastop fikcije vročitve s potekom 15. dne, odkar je vročevalec pustil naslovniku obvestilo o prispelem pismu, ki je sestavni del predpisane ZUP ovojnice po Pravilniku o ovojnici, vročilnici in drugih sporočilih za vročanje v upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 89/22) in vsebuje opozorilo na to pravno posledico kot pogoj za veljavnost fikcije vročitve. Tak način vročanja ob neuspešni vročitvi je običajno tudi predpostavka za vročanje z javnim naznanilom (sodba VSRS I Up 407/2002 z dne 11. 2. 2004). Zlasti fiktivna vročitev se v primeru spora presoja od primera do primera, dokazno breme vročitve oziroma zakonitega postopka vročanja za nastop pravnih posledic pisanja pa je na upravnem organu (sklep VSRS I Up 187/2022 z dne 9. 1. 2022). Možen je tudi nasproten dokaz, samo obvestilo prispelem pismu pa za razliko od vročilnice nima narave javne listine (sodba UPRS I U 457/2017-10 z dne 28. 8. 2018).

Namen določb ZUP, UUP in Pravilnika je preprečiti oziroma omejiti neupravičeno izogibanje prejema pisanja in nastopa njegovih pravnih posledic. Zaradi učinkovitega sistema realizacije tega namena so vročanje po ZUP, vključno z uporabo ZUP ovojnice, je bil ta prevzet tudi v neupravnih javnopravnih zadevah, npr. po Zakonu o prekrških (ZP1-. Ur. l. RS, št. 7/03 in nasl.; glej 58. in drugi odstavek 67. člena ZP-1, več v Jenull, Čas in Orel (red.), ZP-1 s komentarjem, 2018). Nadalje se ZUP ovojnica uporablja v praksi tudi v drugih razmerjih, saj Pošta Slovenije te ovojnice prosto prodaja. Predmetne ovojnice neredko uporablja tudi vrsta upravnih in ne upravnih organov ali institucij v raznih neupravnih postopkih, kakor tudi zasebni pošiljatelji npr. v delovnopravnih razmerjih.

Pri vprašanju, ali je uporaba ZUP ovojnice izven upravnih postopkov ali postopkov, kjer področni zakon (npr. ZP-1) referira na ZUP, ustrezna in kakšne pravne posledice prinaša, pa je treba izhajati iz teleološke razlage ZUP. Tu je ključno razumevanje upravnega postopka kot formalnega okvirja za soočenje javnega interesa z zasebnimi ter prevlado javne koristi ob trku različnih pravnih interesov. To pomeni, da je ZUP uredil neposredno vročanje naslovniku in celo fikcijo vročitve zato, da bi posledično prek učinkov (dejansko ali fiktivno) vročenega pisanja prevladal javni interes, čemur se naslovnik ne more izogniti zgolj z neprevzemom pošte.

Pri tem ZUP ureja vročanje kot obliko komunikacije v razmerju med upravnim organom, ki vodi upravni postopek, in drugimi udeleženci tega postopka (zlasti strankami, zastopniki, lahko tudi izvedenci ali pričami ali drugimi organi). Spoštovanje določb ZUP o vročanju hkrati s fikcijo vročitve je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, zaradi česar (zlasti) določbe o učinkovitem vročanju, z nastankom fikcije vročitve po 87. členu ZUP, uporabljajo tudi v neupravnih zadevah z vsaj smiselno rabo ZUP (več o tem v Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023). Po ZUP se torej morajo vročati dokumenti organa, da nastopijo pravni učinki do naslovnika v upravnih zadevah. ZUP po naravi stvari nikjer ne omenja posamezne osebe, fizične ali pravne zasebne osebe, kot možnega izdajatelja aktov in pošiljatelja dokumentov. Zato določila ZUP glede vročanja veljajo na prvem mestu za organ kot pošiljatelja in nadalje vročevalce oziroma naslovnike v upravnem postopku.

To pa ne pomeni, da ZUP prepoveduje uporabo pravil in tudi ovojnice po ZUP v razmerjih, ki so drugačne pravne narave, seveda če zanje ni predpisano vročanje po kakem drugem zakonu (npr. po ZKP ali ZPP). Zato bi se lahko prek pravil ZUP, ki določajo način ravnanja pošte z zadevno ovojnico in opozorila v razmerju do naslovnika, načeloma lahko tudi v zasebnopravnih razmerjih uporabljalo predpisano ovojnico za osebno vročanje po ZUP, čeprav to ni opredeljeno v morebitnem področnem predpisu oziroma sploh ni urejeno v nobenem predpisu oziroma področni predpis ne določa posebnega načina vročanja drugače, kot velja po ZUP. Pri tem pa je treba vedeti, da je uporaba ZUP ovojnice le omejena, saj na ta način lahko pošiljatelj doseže dejansko vročitev naslovniku v roke, če ta podpiše prevzem pisanja na vročilnici, ki kot javna listina dokazuje vročitev in datum prejema. Raba ZUP ovojnice v zasebnopravnih razmerjih tako ne pomeni kvalificiranega vročanja po ZUP, ampak le z vidika (načina) potrditve prejema, če je vročitev dejansko opravljena oziroma potrjena (podpisana vročilnica), kar se izenači npr. z vročanjem z (roza) poštno povratnico.

Izhajajoč iz pravnih posledic, ki so vezane na datum vročitve in lahko stranko v postopku tudi v različnih oblikah bremenijo, je treba upoštevati, da vročanje po ZUP s predpisano ovojnico za vročanje, ni primarno namenjeno vročanju med privatnimi oziroma fizičnimi osebami, temveč prenosu uradnih upravnih dokumentov od organa k stranki in drugim udeležencem postopka, zato je lahko fikcija vročitve po ZUP omejena le na javnopravne postopke oziroma z izrecno pravno podlago za vročanje po ZUP po posebnem predpisu. Če gre za uporabo ZUP ovojnice izven upravnih ali po ZUP reguliranih postopkov, torej do fikcije vročitve ne more priti. O tem sicer še ni najti sodne prakse, vendar bi tak sklep sledil že prej navedeni teleološki razlagi ZUP oziroma posebnostim fiktivne vročitve po ZUP (le) v upravnem razmerju z nadrejeno vlogo organa do stranke, ker organ varuje javni interes, ta pa ima prednost pred zasebnimi interesi strank oziroma naslovnikov, kar pa ne velja v zasebnopravnih razmerjih ali nejavnopravnih postopkih. Zato temelja za tak poseg v položaj naslovnika, da bi veljala fikcija vročitve prek uporabe ZUP ovojnice, ni najti.