Po posebnem zakonu je vročitev odločbe opravljena npr. 15. ali 21. dan od dneva odpreme. Nato teče rok za vložitev pritožbe. Če želijo stranke osebno prevzeti odločbo pri organu, na kakšen način se jim to odločbo vroči in kako potem teče rok, če odločbo prevzamejo na isti dan izdaje in odpreme odločbe?

Kaj pa velja, če stranke ponovno prosijo za izvod zadnje izdane odločbe, ki jim je že bila odpremljena; ali bi ponovna odprema (vročitev) odločbe strankam vplivala na fikcijo vročitve 15. ali 21. dan od odpreme odločbe?

Vročanje pomeni materialno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov kot pošiljateljev do drugih udeležencev v postopku kot naslovnikov. Bistvena funkcija vročanja je, da se z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča. Vročitev namreč predstavlja procesno predpostavko za nastop pravnih posledic vročitve (drugi odstavek 83. člena ZUP). Med drugim pa predstavlja tudi enega izmed pomembnih elementov zagotavljanja ustavne pravice do poštenega postopka oziroma enakega varstva pravic (22. člen Ustave Republike Slovenije (Ur. l. RS, št. 33/91-I in nasl.)). Z vročitvijo se stranki omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča (prvi odstavek 83. člena ZUP), kot tudi možnost izjaviti se (7. in 9. člen ZUP), ter se učinkovito pritožiti oziroma izpodbijati zakonitost sporne odločitve pred drugostopenjskim organom ali sodiščem (Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, str. 525).

83. člen ZUP v tretjem odstavku določa, da se dokumenti vročajo v fizični ali elektronski obliki. Organ dokumente vroča po svoji uradni osebi ali po pravni ali fizični osebi, ki opravlja vročanje dokumentov kot svojo dejavnost (npr. preko Pošte Slovenije). Uradna oseba je tista, ki odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu s tem zakonom tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika (četrti odstavek 83. člena ZUP). Z drugimi besedami to pomeni, da je uradna oseba tista, ki izbira način vročitve (in ne stranka) ter skrbi, da so dokumenti vročeni z zasledovanjem temeljnega cilja vročitve – gotova možnost seznanitev stranke z dokumentom, ki se vroča - z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.

Poseben predpis, ki določa, da je vročitev opravljena v 15. dneh od odpreme akta, je npr. Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2; Ur. l, RS, št. 13/11 in nasl.), ki v 85. členu določa, da se vse odločbe in sklepe ter druge dokumente, od katerih vročitev začne teči rok, vročajo z navadno vročitvijo. Vročitev je tako fiktivno opravljena 15. dan od dneva odpreme.

Vsaka vročitev se lahko opravi tudi v prostorih organa, če to opravičuje narava ali pomen vročitve. Stranko se lahko povabi v uradne prostore zgolj zaradi vročitve, sicer se v njih vročitev lahko opravi, če je oseba tam prostovoljno, kjer jo po naravi stvari opravi uradna oseba (glej npr. 85. člen ZDavP-2 o vročanju, prim. Remic v Kovač (ur.), Davčno pravo med teorijo in prakso, 2021, str. 460-461). Takšna vročitev se šteje za osebno vročitev, če je to storjeno ob pravilni izpolnitvi in podpisu vročilnice. Kljub temu da poseben zakon določa navadno vročitev, je akt dopustno vročiti z osebno vročitvijo, torej z zahtevnejšim kvalificiranim načinom vročanja (prav tam, str. 464). V tem primeru se kot datum vročitve šteje datum podpisa prejemnika in se pisanja dodatno ne odpremlja.

Torej če stranke želijo osebno prevzeti odločbo pri organu, lahko organ vroči odločbo osebno v prostorih organa, to se lahko izvede z neposrednim izročanjem odločbe stranki. V prostorih organa se vročitev opravi, če se tam nahaja naslovnik oziroma stranka ali če to zahteva narava in pomen dokumenta (prvi odstavek, 85. člena ZUP).

Drugi odstavek 100. člena ZUP določa, da se v primeru, ko je rok določen po dnevih, ne všteje dan vročitve ali sporočitve oziroma dan dogodka, od katerega je treba šteti rok, temveč se vzame za začetek roka prvi naslednji dan. Rok za vložitev pritožbe začne teči z naslednjim dnem, ko je stranka odločbo prejela oziroma ji je bila vročena. Če stranka prevzame odločbo osebno, začne rok za pritožbo teči torej naslednji dan po prevzemu.

V primeru, da je bila odločba že odpremljena in še pred nastopom fikcije (tj. pri navadnem vročanju 15. ali 21. dan) želi stranka, da se ji odločba ponovno pošlje, se ji ta ne vroča ponovno. Če bi stranki pred nastopom fikcije še enkrat poslali odločbo v vročitev, bi obstajala dva datuma vročitve. Stranki se lahko po vročitvi, torej nastopu fikcije, sicer posreduje izvod odločbe, vendar mora biti - na primer iz spremnega dopisa - povsem jasno, da ne gre za vročitev odločbe, temveč za posredovanje izvoda odločbe, ki je že bila vročena, v smislu vpogleda v spis (82. člen ZUP).