Ali se lahko dokumenti v upravnem postopku veljavno osebno vročajo v fizični obliki tudi z drugimi vročilnicami (npr. z belo vročilnico, roza povratnico), namesto modre vročilnice, ki sicer velja za osebno vročanje po ZUP in UUP?

Vročanje je opravilo, s katerim organ, ki vodi upravni postopek, izroča vabila, opomine, obvestila, odredbe, odločbe, sklepe in druge uradne dokumente tistemu, ki so mu namenjeni. Opravilo sestavljata dve dejanji: vročitev dokumenta naslovniku in sestava posebne listine (vročilnice) o opravljeni vročitvi oziroma sprejemu dokumenta. Vročitev dokumenta ima pomembne pravne posledice za dokument, ki se mora vročiti, tako za organ, ki je izdal dokument, kot tudi za tistega, ki mu je dokument vročen oziroma namenjen (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 227).


Osebno vročanje upravnih aktov strankam v upravnih postopkih je urejeno v 87. členu ZUP, ki v prvem odstavku določa, da se odločbe in sklepe ter druge dokumente, od katerih začne teči rok, vroča osebno tistemu, kateremu so namenjeni. Pomen vročanja je v tem, da stranka akt prejme in posledično lahko sodeluje v postopku ter tako varuje svoje pravice in izpodbija končni akt s pravnimi sredstvi, kot to izhaja iz temeljnih načel varstva pravic strank (7. člen ZUP) in pravice do pritožbe (13. člen ZUP). Zato se akt praviloma vroči naslovniku v roke, torej tej osebi, ki je nosilec pravice ali obveznosti. V takem primeru je bela vročilnica čisto enake veljave oz. dokazne moči kot tista, ki je del bele ovojnice Pravilnik o ovojnici, vročilnici in drugih sporočilih za vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 89/22 in novele), če je naslovnik prisoten na naslovu in podpiše vročilnico kot dokaz prejema na določen datum.

Nima pa bela vročilnica učinka fikcije vročitve, če naslovnika ni na naslovu vročanja, ker ne vsebuje opozorila na posledice, tako kot to vsebuje vročilnica, ki je del bele ovojnice. Za belo ovojnico Pravilnik namreč določa, da morata biti na zadnji strani obvestila pojasnjeni določili prvega in četrtega odstavka 87. člena ZUP, ki opozarjata naslovnika na posledice fikcije vročitve, če pisma ne bo prevzel v 15 dneh. V takem primeru bela vročilnica ne pride v poštev, saj ne vsebuje opozorila, ki je po načelu varstva pravic strank pogoj za sankcijo. Iz navedenega izhaja, da je slednja uporabna predvsem v primerih, ko se vročitev opravlja v prostorih organa, ko uradna oseba dokument neposredno vroči stranki, ta pa s podpisom potrdi prevzem.