Ali se lahko dokumenti v upravnem postopku veljavno osebno vročajo v fizični obliki tudi z drugimi vročilnicami (npr. z belo vročilnico, roza povratnico), namesto vročilnice, ki sicer velja za osebno vročanje po ZUP in izvedenem pravilniku?

Stranki je v prostorih organa z osebno vročitvijo po ZUP vročena odločba (npr. gradbeno dovoljenje z dokumentacijo za pridobitev gradbenega dovoljenja). Ima vročilnica ob osebni vročitvi pri organu enako pravno veljavnost kot osebna vročitev po pošti? 

Vročanje je opravilo, s katerim organ, ki vodi upravni postopek, izroča vabila, obvestila, odredbe, odločbe, sklepe in druge dokumente tistemu, ki so mu namenjeni. Opravilo sestavljata dve dejanji: (i) vročitev dokumenta naslovniku in (ii) sestava posebne listine (vročilnice) o opravljeni vročitvi oziroma sprejemu dokumenta. Vročitev dokumenta ima pomembne pravne posledice za dokument, ki se mora vročiti, tako za organ, ki je izdal dokument, kot tudi za tistega, ki mu je dokument vročen oziroma namenjen, kajti zgolj z veljavno vročitvijo upravnega akta nastanejo pravne posledice (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 227).

Namen vročanja je določen v prvem in četrtem odstavku 83. člena ZUP, in sicer, da se naslovniku z vročitvijo omogoči seznanitev z dokumentom na hiter in učinkovit način, z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika. Pomen vročanja je torej v tem, da stranka akt prejme ter se z njim lahko seznani, pri čemer se ji omogoči sodelovanje v postopku ter ob tem varstva svojih pravic in pravnih koristi.

Organ glede na tretji odstavek 83. člena ZUP, dokumente vroča ali:

(i) po svoji uradni osebi (torej neposredno pri organu v roke naslovniku, elektronsko po e-pošti oz. neposredno vroča pisanje uradna oseba zaposlena pri organu, ki je upravni akt oz. drugo pisanje izdala) ali

(ii) po pravni ali fizični osebi, ki opravlja vročanje dokumentov kot svojo dejavnost (torej po posredniku – praviloma izvajalcu poštnih storitev).

Upravne akte in druge dokumente izdane v upravnem postopku se vroči osebi, ki je v konkretnem primeru nosilec pravice, obveznosti ali pravne koristi. Prvi odstavek 85. člena ZUP določa, da se vročitev praviloma opravi v stanovanju oziroma tam, kjer je naslovnik zaposlen, v prostorih organa pa se vročitev opravi, če se stranka tam nahaja ali če to zahteva narava in pomen dokumenta, ki ga je treba vročiti (glej Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, str. 535). Vročitev se lahko opravi tudi izven teh prostorov, če je naslovnik pripravljen dokument sprejeti. Če takih prostorov ni, pa se lahko vročitev opravi vročitev taki osebi, kjerkoli se najde (glej drugi odstavek 85. člena ZUP).

Po ZUP se po pošti osebno vroča s predpisano ovojnico (o tem glej Pravilnik o ovojnici, vročilnici in drugih sporočilih za vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 89/22) ter ta primer). V primeru, da je naslovnik prisoten na naslovu za vročanje oz. pride dokument prevzeti neposredno na pošto ali organ, potrdi prejem dokumenta s podpisom vročilnice. Datum vročitve v tem primeru predstavlja dan, ko je naslovnik podpisal vročilnico, vročevalec pa mu je izročil dokument.

Ob vročitvi neposredno pri organu, se praviloma ne uporablja zgoraj omenjena ovojnica. Za veljavnost vročitve sicer ni odločilno, če vročevalec za vročitev uporabi ovojnico, dokler naslovnik s podpisom potrdi prejem dokumenta, ki se vroča (enako bi veljalo, če bi naslovnik potrdil vročitev na drug način, na primer na dokumentu, ki ga hrani organ, vendar opozarjamo, da takšen način vročanja po ZUP ni predviden). Vendar je z namenom vročanja dokumentov, ki se ne pošiljajo po pošti, ker jih vroča uradna oseba ali druga oseba, ki opravlja dejavnost vročanja, pravilnik predpisal posebno vročilnico in obvestilo naslovniku za primer neuspešne vročitve, ki sta opremljena z enakimi podatki, kot vročilnica in obvestilo na ovojnici, in kot taka omogočata izvedbo vročitve po pravilih ZUP, zato se pričakuje, da bodo organi uporabljali takšno vročilnico in obvestilo.

Vročilnica, ki jo uradna oseba izpolni ob neposrednem vročanju na sedežu organa ter naslovnik s podpisom potrdi prevzem, velja kot potrdilo o uspešno opravljeni vročitvi in nosi enako dokazno vrednost, kot če bi vročitev opravil vročevalec posredno po izvajalcu poštnih storitev.

Omeniti še velja, da posamezni področni zakoni lahko vsebujejo specialne določbe o vročanju. Tako na primer Gradbeni zakon (Uradni list RS, št. 199/21, 105/22-ZZNŠPP. 133/23 in 85/24-ZAID-A) v 57. členu ureja vročitev odločbe o zahtevi za izdajo gradbenega dovoljenja stranskim udeležencem, pri čimer se tem (z izjemo investitorja) gradbeno dovoljenje vroča brez dokumentacije za pridobitev gradbenega dovoljenja. Slednje skupaj z gradbenim dovoljenjem prejme zgolj stranka v postopku oz. investitor.