Kako lahko pristojni upravni organ postopa, kadar stranka v določenem postopku k zahtevku za pridobitev določene pravice ne predloži vseh po področnih predpisih zahtevanih prilog (npr. stranka pri vložitvi vloge za odobritev pravnega posla po Zakonu o kmetijskih zemljiščih (ZKZ, Ur. l. RS, št. 59/1996 in novele) ne priloži sklenjene pogodbe s ponudnikom, ki je obvezna po zakonu)? Po kakšnem postopku naj organ ravna, kadar stranka ne predloži ustrezne dokumentacije k zahtevku, hkrati pa poda predlog za prekinitev postopka do pravnomočne odločitve sodišča v sporu, če to odloča o dodelitvi ali priznanju pravic strank, ki so vsebinsko povezane s pridobitvijo pravic na podlagi zahtevka (npr. ali je pravni posel s sprejemom ponudbe po ZKZ dejansko sklenjen brez sklenitve pogodbe)?

Ko stranka na pristojnem upravnem organu vloži zahtevek za dodelitev ali priznanje določene pravice (npr. ko stranka vloži vlogo za odobritev pravnega posla po Zakonu o kmetijskih zemljiščih na pristojni upravni enoti za območje, na katerem leži zemljišče oziroma njegov pretežni del – 22. člen Zakona o kmetijskih zemljiščih), mora organ presoditi, če je vloga formalno popolna. Če organ ugotovi, da je vloga formalno nepopolna in da vsebuje določene pomanjkljivosti (kot npr. nepriložena pogodba o sklenitvi pravnega posla med subjektoma, ki je obvezen sestavni del takšnega zahtevka po področni zakonodaji), mora po 67. členu ZUP v roku petih delovnih dni vložniku vročiti dopis o pozivu k dopolnitvi zahtevka oziroma od njega zahtevati, da pomanjkljivosti odpravi ali dopolni zahtevek s predložitvijo vseh zahtevanih listin, dokumentov itd. v predpisanem roku, ki ga sama določi uradna oseba, katera vodi postopek. Kot je navedeno v členu, organu ni dovoljeno samo zavreči zahtevka, če je ta le formalno nepopoln, temveč mora zahtevati od stranke, da odpravi pomanjkljivosti, v nasprotnem primeru je organ primoran izdati sklep o zavrženju vloge, razen če stranka sama zahteva umik vloge.


V samem pozivu je potrebno navesti tisti člen področnega predpisa, ki ureja vprašanje pridobitve (priznanja) pravic na podlagi vloženega zahtevka, kot razlog poziva (kot npr. za zgoraj navedeni primer vloge bi se organ skliceval na 22. člen ZKZ), ne glede na to, ali sodišče morebiti že odloča o dodelitvi pravice, ki se vsebinsko navezuje na pravico, katero želi pridobiti stranka s samim zahtevkom. Ker gre za dve ločeni vprašanji, pri katerih sodišče odloča le o posameznih pravicah stranke ali drugega udeleženca v postopku, ki se vodi na upravnem organu, lahko organ na podlagi 129. člena ZUP izda sklep o zavrženju vloge, če stranka v predpisanem roku ne predloži manjkajočih dokazil. Prav tako pa lahko v istem aktu izda sklep o zavrženju predloga za prekinitev postopka z obrazložitvijo, da se postopek ni uvedel (saj zahtevek ni vseboval vseh potrebnih elementov za uvedbo postopka) in zatorej ni mogoča prekinitev.


Če pa stranka zahteva prekinitev postopka do pravnomočne odločitve sodišča, lahko organ upošteva dejstvo, da je stranka ali drug udeleženec v postopku izvedel zahtevano, če je v tem času vložil tožbo na sodišče za pravico, ki se vodi na upravnem organu, in da se materialni rok za priznanje pravice prične šteti šele po odločitvi sodišča, saj je stranka hkrati po področnem zakonu vezana na ta materialni rok za vložitev zahteve, pri čemer manjkajoča priloga ni odvisna od njene volje. Postopek se lahko prekine zaradi varovanja roka po materialnem zakonu, pri čemer bi tožba nadomestila manjkajoče priloge po pozivu organa v smislu popolnosti zahtevka.
Prav tako pa lahko pravnomočna odločitev sodišča vsebuje vse elemente, ki po učinku in naravi nadomeščajo priloge, ki bi jih stranke morale priložiti zahtevku (ko področni zakon tako določa). Pravnomočna sodba je torej enakovredna vsem oblikam predpisanih dokazil oziroma prilog v posameznem zahtevku (npr. pogodba o sklenitvi pravnega posla po ZKZ), vendar jo morajo upravni organi še predhodno odobriti, da dobi status nadomestka prilog.
Organ torej dopušča možnost, da se prekine postopek do pravnomočne odločitve sodišča, če stranka predloži ustrezne dokaze o sprožitvi spora oziroma kadar sodba pridobi status »nadomestka prilog«, saj na tak način organ zavaruje vložnika in omogoči enako varstvo pravic vsem strankam v postopku.