Ali lahko upravni organ stranko pozove, da dopolni vlogo, kljub temu, da je le ta formalno popolna, torej vsebuje vse zakonsko zahtevane elemente, vendar pa bi organ za svojo odločitev potreboval dodatne podatke (npr. dokazila)? Ali lahko organ v takem pozivu za dopolnitev navede, da vloga ni popolna na podlagi 67. člena ZUP? V kolikor je poziv za dopolnitev v tem primeru dovoljen, kaj organ naredi če stranka vloge ne dopolni, ali jo zavrže ali jo je dolžan obravnavati?

Ali lahko upravni organ kot vlogo šteje pisanje, s katerim stranka odgovarja na zahtevek oz. obvestilo organa? V 1. odstavku 63. člena ZUP opredeljeno, kaj so vloge, vendar pri tem je to mogoče razlagati, da so to le tista pisanja, s katerimi se stranka samoinciativno obrača na organ, brez predhodnega zahtevka/poziva/obvestila upravnega organa?

Kako se ravna organ, če stranka dopolni zahtevano, toda organ potem ugotovi, da v vlogi še vedno manjkajo bistveni podatki, potrebni za odločitev? Ali je prav, da organ pošlje stranki poziv, naj dopolni dokumentacijo tako, da bo upravnemu organu dokazala, da je mogoče pozitivno odločiti? Kaj pa, če organ to stori, stranka se ne odzove, nakar izda zavrnilno odločbo – ali je pritožba stranke, da ni imela možnosti sodelovanja v smislu načela zaslišanja stranke, utemeljena?

Postopek se po prvem odstavku 125. člena ZUP lahko začne na zahtevo stranke. Eden od načinov za začetek postopka je tako vloga stranke, ki vsebuje zahtevek, saj zakon uporablja vlogo kot izbirni izraz za različne načine začetka postopka na pobudo stranke. V kakšni obliki oziroma s kakšnim naslovom se bo posamezen udeleženec "obrnil na organ", je odvisno od dejanskih okoliščin in odnosa stranke do organa. Prijave in druga dejanja, s katerimi se posamezniki ali pravne osebe oziroma organizacije obračajo na organe, bodo izražali namen, ki ga želijo zainteresirani doseči ali povzročiti v upravnem postopku, ali bodo sledili zakonskim določitvam pomena posameznih vrst vlog. Z izrazom vloga tako zakon tako razmeji le oblike obračanja na organe od aktov in drugih oblik pisnega delovanja in sporočanja organa, za katere ne določa posebnega zbirnega izraza (Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 62-63). Zato se vselej kakršnokoli sporočilo, dokument, pisanje, dejanje ipd. šteje kot vloga, tudi če z njim stranka odgovarja na zahtevek oz. obvestilo organa. Tudi za ta sporočila veljajo vsa pravila o vlogah.

Poleg obveznih splošnih podatkov iz prvega odstavka 66. člena ZUP mora vloga vsebovati tudi druge sestavine, ki jih kot obvezne določa zakon ali drug predpis (drugi odstavek 66. člena ZUP, sodba VS RS U 1571/95 z dne 15. 10. 1997). Pri posameznih vrstah vlog že ZUP določa dodatne obvezne podatke, ki jih morajo te vloge vsebovati (npr. 104. člen ZUP, 238. člen ZUP, 265. člen ZUP). Dodatne podatke in sestavine vlog določajo tudi predpisi s posameznih upravnih področij. Nepriložene priloge se namreč lahko štejejo kot formalna pomanjkljivost vloge samo, če materialni predpis določa, kaj mora biti priloženo. V nasprotnem primeru, ko materialni predpis nima takšne določbe, je posledica dejstva, da vlogi niso priložene priloge, vsebinska pomanjkljivost, ki ima bistveno drugačne posledice kot formalna (gl. spodaj, tedaj se zahteva stranke ne bi zavrgla, ampak zavrnila; po (Kovač et al., Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 66). V postopku, ki se začne na zahtevo stranke, ne glede na določbe področnih zakonov in podzakonskih predpisov, vlogi ni treba prilagati potrdil, izpiskov in drugih podatkov o dejstvih iz uradnih evidenc, ki jih vodijo upravni in drugi državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ali nosilci javnih pooblastil; te mora priskrbeti organ sam skladno s 139. členom ZUP. Stranki tudi ni treba (ne glede na določbe področnih zakonov in podzakonskih aktov) vlogi prilagati potrdil, izpiskov in drugih podatkov o dejstvih, če lahko ta dejstva pred organom izkaže z osebnim dokumentom ali drugo javno listino (Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2008, str. 245). Torej v vseh navedenih elementih vloge ni moč šteti kot nepopolne, če formalno vsebuje vse predpisane podatke in dokumente oziroma priloge, ki jih je dolžna predložiti stranka kot vložnik. Take stranke ni dopustno pozvati k predložitvi dodatnih dokazil po postopku z nepopolno vlogo (67. člen ZUP), še manj zavreči zahteve, če bi se pozvani vložnik ne odzval v danem roku.

Če se ugotovi, da manjkajo ustrezna dokazila oziroma bistveni podatki, potrebni za odločitev, se postopa po 140.členu ZUP in se stranko pozove k predložitvi dokazov ter se jo opozori na posledice neodziva v smislu neugoditve zahtevku, če ugotovljeno dejansko stanje ne bo na stopnji gotovosti upravičevalo pozitivne odločitve. A pri tem je nujno opozoriti, da je primarno dokazno breme na organu, ne stranki, se pravi, da ne more organ od vložnika v celoti zahtevati, da predloži vsa dokazila oz. da organu dokaže upravičenost pravice. Od strank lahko organ terja spodelovanje, ni pa ta glavna nosilka dokaznega postopka (več v Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, gl. poglavje o dokazovanju). Če stranka v določenem roku ne predloži zahtevanih dejstev oz. dokazil, brez navedb, čemu, mora organ postopek nadaljevati in v skladu s pravili postopka po materialnem predpisu odločiti o upravni stvari. V tem primeru izda zavrnilno odločbo, če izpolnitev pogojev za priznanje pravice ni izkazana.