Kako mora organ postopati, kadar opravi ogled in o njem napiše zapisnik brez navzočnosti stranke?

Iz 74. člena ZUP izhaja, da se zapisnik piše: 

- o ustni obravnavi in o vsakem pomembnejšem dejanju v postopku (o ogledu na kraju samem, o posvetovanju in glasovanju, o zaslišanju priče, o poravnavi itd.); 

- o ustnih izjavah strank in drugih udeležencev postopka (o strankini zahtevi za uvedbo postopka, o spremembi zahtevka, o umiku zahteve, o predlogu za zavarovanje dokazov, o pritožbi zoper odločbo ali sklep, o predlogu za vrnitev v prejšnje stanje, o predlogu za obnovo postopka, o izpovedbah priče itd.) (več v Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006).

Zapisnik se piše praviloma ob navzočnosti stranke. Če je navzoča, se z vsebino zapisnika seznanja sproti (75. člen ZUP), na koncu se ji zapisnik prebere in lahko poda pripombe (78. člen ZUP, glej primer Začetek teka roka - od podpisa zapisnika ali od vročitve prepisa?). Če stranka ni navzoča, ZUP ne prepoveduje, da se zapisnik vseeno napiše, vendar mora biti iz zapisnika jasno razvidno, da je bilo dejanje opravljeno brez stranke. Tak zapisnik ne more nadomestiti pravice do izjave (načelo zaslišanja stranke, 9. člen ZUP, zato mora organ, ki vodi postopek po uradni dolžnosti in pri tem izvede ogled in sestavi zapisnik, stranki omogočiti, da brani svoje interese v postopku, tudi s posredovanjem zapisnika v pripombe, zlasti če tako izrecno terja področni predpis (glej primer Kdo in kako lahko v imenu pravne osebe kot zavezanca podaja pripombe na zapisnik organa?). Če je stranka pravna oseba, mora imeti po ZUP možnost izjave njen zakoniti zastopnik oz. pooblaščenec s strani zakonitega zastopnika, kar mora organ paziti ves čas postopka po uradni dolžnosti (48. člen ZUP) (glej tudi primer Ne/kršitev načela zaslišanja strank, če ogled brez prisotnosti stranke (po ZUP in ZIN)?). 

Zapisnik, ki je podlaga za nadaljnje procesne pravice (npr. izjavo), mora biti stranki tudi pravilno vročen. Zapisnik se vroči po pravilih iz šestega poglavja ZUP.  Če je stranka na ogledu prisotna, se ji zapisnik vroči na kraju samem z izročitvijo prepisa zapisnika. Če na ogledu ni prisotna, se ji zapisnik vroči v fizični ali elektronski obliki (83. in 86. člen ZUP) na naslov stalnega prebivališča ali sedež stranke oz. v varen elektronski predal ali registriran elektronski naslov. 

Če stranka pri ogledu ni navzoča, bi moral organ v smislu zagotavljanja pravice do zaslišanja oziroma pravice do izjave (9. člen ZUP) stranki zapisnik vročiti oziroma ji drugače (npr. s pozivom na izjasnitev) omogočiti seznanitev z opravljenim dejanjem in dajanja izjave o ugotovitvah.  Če tega ni storil in je bila izpodbijana odločba izdana, preden je stranka podala pripombe na zapisnik, so ji bile kršene njene procesne pravice (glej sodbo UPRS III U 283/2010 z dne 24. 6. 2011). 

Kadar torej organ opravi ogled brez navzočnosti stranke in o njem piše zapisnik, mora biti iz zapisnika jasno razvidno, da je bil ogled opravljen brez stranke, zapisnik pa mora stranki pravilno vročiti po pravilih ZUP. Ker tak zapisnik ne nadomesti pravice do izjave, mora organ stranki omogočiti, da se v razumnem roku izjavi o okoliščinah in ugotovljenih dejstvih. Ko stranka poda pripombe ali po preteku določenega roka, lahko organ nadaljuje postopek in izda odločbo (glej tudi Vročanje zapisnika o opravljenem ogledu in poziv za podajo pripomb). 

V nekaterih posebnih upravnih postopkih (npr. inšpekcijskih) je izvedba dokaznega postopka in z njim povezano vročanje zapisnika določena nekoliko drugače, če gre za stranke (zavezance) ki so pravne osebe ali samostojni podjetniki. V teh primerih se lahko opravijo vsa dejanja v postopku in izvedejo vsi dokazi brez navzočnosti zavezancev (inšpektor si mora sicer primarno prizadevati, da je zavezanec na ogledu prisoten) torej tudi ogled in z njim povezano pisanje zapisnika (tretji odstavek 29. člena ZIN). Posledično tudi za vročanje zapisnika veljajo posebna pravila, in sicer (če ne gre za nujne in neodložljive ukrepe) inšpektor pred izdajo odločbe vroči zavezancu (ki ni bil prisoten na ogledu) zapisnik in ga pozove, da se v določenem roku, ki ne sme biti krajši od 48 ur, pisno ali ustno izjavi o ugotovljenih dejstvih in okoliščinah. 

Ker po ZIN lahko, če zavezanec ni prisoten, vsaj začasno, v imenu zavezanca komunicira z organom tudi drug zaposleni, ne samo zakoniti zastopnik (Kdo in kako lahko v imenu pravne osebe kot zavezanca podaja pripombe na zapisnik organa?), se tudi zapisnik (s prej navedenim pozivom) zavezancu vroči tako, da se ga izroči kateremu od zaposlenih (izpolni se vročilnica) oziroma, če to ni mogoče, pusti v objektu. Inšpektor ob tem napravi uradni zaznamek, kdaj in kje je pustil dokument) (četrti odstavek 29. člen ZIN, glej tudi primera Začetek teka roka - od podpisa zapisnika ali od vročitve prepisa? in Ogled - napisati zapisnik ali uradni zaznamek?). Po preteku roka za pripombe inšpektor izda odločbo, ne da bi bilo potrebno dodatno zaslišati stranko (četrti odstavek 29. člena ZIN).