Pri inšpekcijskem ogledu se je sestavil zapisnik. V zapisnik je bilo zapisano opozorilo, da se v določenem roku zavezanec lahko pisno ali ustno izjavi o ugotovljenih dejstvih in okoliščinah in da mora v določenem roku predložiti zahtevano dokumentacijo. Pripomb na zapisnik ni bilo. Drugi dan je zavezanec posredoval zahtevo za prepis zapisnika. Ali se šteje rok za dostavo zahtevane dokumentacije od vročitve ročno pisanega zapisnika ali pa od vročenega prepisa zapisnika?

Zapisnik je na splošno urejen v 74. do 81. členu ZUP, posebna pravila lahko določajo področni zakoni, npr. Zakon o inšpekcijskem postopku (ZIN, Uradni list RS, št. 43/07 in novele) in Zakon o šolski inšpekciji (ZSolI-UPB1, Ur. l. RS, št. 114/2005).

Po ZUP velja, da je stranka praviloma navzoča na ustni obravnavi, o kateri se piše zapisnik. Če je navzoča, se z vsebino zapisnika seznanja sproti (75. člen ZUP), na koncu se ji zapisnik prebere in lahko poda pripombe (78. člen ZUP). Kolikor organ stranko na ustni obravnavi seznani tudi z ostalimi dejstvi in okoliščinami, na katerih bo temeljila odločba, se mora stranka o tem praviloma izjaviti že na sami obravnavi, razen če ji ni bila dana možnost, da poda izjavo v določenem roku. V takšnem primeru bi rok (določen v dnevnih) za podajo izjave začel teči naslednji dan po obravnavi oziroma seznanitvi, ne glede na morebitno kasnejšo zahtevo po vročitvi prepisa zapisnika. Po ZUP sicer ni izrecno predvideno, da bi organ stranki na obravnavi nalagal procesne obveznosti (npr. glede predložitve dodatnih dokazil), vendar morebitna takšna zahteva, ki mora imeti vse sestavine formalnega poziva za dopolnitev, kljub temu ni nasprotju s procesnimi upravičenji organa in stranke, zato bi slednja morala slediti takšnemu pozivu.

V inšpekcijskih postopkih je v določenih primerih mogoče opraviti dejanja tudi v nenavzočnosti strank. Če je stranka inšpekcijskega postopka pravna oseba oziroma samostojni podjetnik, pri postopku pa samostojni podjetnik oziroma zakoniti zastopnik, statutarni zastopnik ali pooblaščenec zavezanca ni prisoten, lahko inšpektor opravi vsa dejanja v postopku in izvede vse dokaze, ne da bi bila pri tem potrebna navzočnost teh oseb. V tem primeru mora inšpektor, če ne gre za nujne in neodložljive ukrepe, pred izdajo odločbe vročiti zavezancu zapisnik in ga pozvati, da se v določenem roku, ki ne sme biti krajši od 48 ur, pisno ali ustno izjavi o ugotovljenih dejstvih in okoliščinah (29. člen ZIN). Ker od vročitve zapisnika teče rok za opravo procesnega dejanja (izjava o dejstvih in okoliščinah, dostava manjkajoče dokumentacije), ga je treba praviloma vročiti osebno po ZUP (prvi odstavek 87. člena ZUP), čeprav je na posebnih upravnih področjih (npr. pri inšpekcijskem nadzoru, gl. 29. člen ZIN) lahko dopuščena tudi drugačna vročitev, npr. da se zapisnik izroči kateremu od zaposlenih oziroma da se pusti v objektu. Ker se šteje, da se je s trenutkom osebne vročitve stranka seznanila z vsebino vročenega dokumenta, bi morali zavzeti stališče, da je rok za posredovanje manjkajoče dokumentacije začel teči naslednji dan po osebni vročitvi zapisnika oziroma naslednji dan, ko je bil npr. izročen zaposlenim ali puščen v objektu.

Ker pa je zapisnik lahko pisan ročno in zato za stranko nerazumljiv, ima le-ta pravico zahtevati njegov prepis (prvi odstavek 77. člena ZUP), kar predstavlja konkretizacijo načela varstva pravic strank (7. člen ZUP). Glede na to bi bilo treba šteti, da je rok za dostavo manjkajoče dokumentacije začel teči naslednji dan po vročitvi prepisa zapisnika.