Ali se lahko zapisnik o opravljenem ogledu, ki je bil opravljen brez navzočnosti stranke in že vsebuje poziv za podajo pripomb po področnem predpisu, zakonito vroči kot samostojen dokument ali mora biti vročen kot priloga posebnemu spremnemu dopisu?

Kadar področni zakon določa, da mora organ pred izdajo odločbe stranki vročiti zapisnik o opravljenem dejanju in ji omogočiti podajo pripomb, gre za procesno zahtevo, ki jo mora organ izpolniti. V takem primeru mora biti v zapisniku o ogledu razvidno tudi, da je bil ogled opravljen brez navzočnosti stranke, saj prav ta okoliščina utemeljuje nadaljnjo seznanitev stranke z ugotovitvami in možnostjo izjave. S tem se v postopku uresničuje načelo zaslišanja stranke, ki stranko v postopku obravnava kot subjekt, ne zgolj kot objekt postopka.

Če področni zakon praviloma ne določa posebnega načina vročitve zapisnika, se na podlagi subsidiarne uporabe uporabljajo pravila Zakona o splošnem upravnem postopku. ZUP določa, da mora biti stranka seznanjena z listinami, ki vplivajo na njen pravni položaj in na uresničevanje njenih procesnih pravic, kar izhaja iz načela zaslišanja stranke v 9. členu ZUP. Zapisnik, ki vsebuje ugotovitve ter poziv za podajo pripomb, ima tak učinek. Ob tem je sicer treba ugotoviti, da zapisnik ni namenjen pozivanju stranke, ampak evidentiranju ustne obravnave, izjav strank in drugih udeležencev v postopku (prvi odstavek 74. člena ZUP), zato služi kot dokaz o poteku postopka in danih izjavah (80. člen ZUP). Zato zapisniško pozivanje k izjasnitvi stranke, ki ni sodelovala na obravnavi ali drugem dejanju, pri katerem se piše zapisnik, ni ustrezno. Nasprotno ni zadržkov, da se zapisniško pozove stranko, da se izjavi, če je pri procesnem dejanju sodelovala in ji je treba še zagotoviti pravico do izjave, če ji ni bila dana pri dejanju ali pa za to potrebuje več časa.

ZUP ne določa, da bi moral biti poziv za podajo pripomb podan v ločenem dokumentu. Bistveno je, da je stranka prek vročitve jasno seznanjena z ugotovljenimi dejstvi, da razume možnost podaje pripomb in da je rok za to določen ter razumljivo naveden. Če zapisnik že vsebuje vse te elemente, lahko predstavlja samostojen dokument, ki se ga vroči v skladu z ZUP, ne da bi bil nujen dodaten spremni dopis. Takšno razumevanje je skladno tudi s teorijo, ki zapisnik opredeljuje kot javno listino o opravljenem procesnem dejanju, ki se vroči stranki, kadar vpliva na njen položaj ali procesne pravice (Jerovšek & Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2024).

To potrjuje tudi sodna praksa, ki poudarja, da je seznanitev stranke z ugotovitvami in možnost izjave pred izdajo odločbe procesna predpostavka zakonitega odločanja. Upravno sodišče je v sodbi I U 2595/2017-10 na podlagi četrtega odstavka 29. člena ZIN ( Ur. l. RS, , št. 43/07 in nasl.) pojasnilo, da zakonite odločbe ni mogoče izdati, če zavezancu pred tem ni bil vročen zapisnik o ogledu in mu ni bila dana možnost, da se izjavi o ugotovljenih dejstvih in okoliščinah.

Iz navedenega izhaja, da ločen dopis sicer ni brezpogojna procesna obveznost, čeprav je treba presoditi, ali je zapisniško pozivanje v konkretni zadevi primerno. Kot navedeno zgoraj, zapisnik v skladu z zakonom ni namenjen vsakršnemu pozivanju. Zapisnik, ki vsebuje ugotovitev o nenavzočnosti stranke, dejanske ugotovitve, poziv za podajo pripomb in določen rok, v delu, ki se nanaša na opravljeno procesno dejanje (ne na pozivanje) predstavlja javno listino in se vroči kot samostojen dokument po elektronski ali fizični poti v skladu z merili iz 83. in 86. člena ZUP. Odločilno je, da ima zapisnik vse sestavine, ki izključujejo kasnejšo postopkovno vprašljivost in zagotavljajo učinkovito uresničevanje procesnih pravic stranke.

Kolikor zapisnik vsebuje tudi poziv stranki, na primer da v določenem roku po vročitvi zapisnika izjavi o opravljenih dejanjih in ugotovitvah organa, ima takšen dokument v smislu poslovanja z dokumentarnim gradivom elemente lastnega in izhodnega dokumenta. Nedvomno v delu, v katerem so evidentirana opravljena dejanja in izjave udeležencev, velja kot lasten dokument, v delu, ki se nanaša na pozivanje, pa kot izhodni dokument. Glede na pravila UUP, ki opredeljujejo lastni dokument kot dokument, ki je nastal pri delu organa in ga organ ni poslal drugemu naslovniku, ter izhodni dokument kot dokument, ki je nastal pri delu organa in ga je organ poslal drugemu naslovniku (6. člen UUP), bi zapisnik s pozivom, ki je bil poslan in vročen stranki, opredelili kot izhodni dokument.