Kako naj prvostopenjski organ (na primer Komisija za študijske zadeve) ravna, kadar stranka po odločbi drugostopenjskega organa (na primer Senat), s katero je bila potrjena prvostopenjska odločba (na primer odločba o zavrnitvi prošnje študenta), pri njemu ponovno vloži vlogo z enako vsebino in dokazili kot prvič?

Če stranka (tu študent) po zavrnitvi prošnje s strani organa prve stopnje (Komisija za študijske zadeve) in potrditvi odločbe s strani organa druge stopnje (Senat) ponovno vloži identično prošnjo, se ponovno vložena vloga šteje za isto upravno zadevo, saj gre za enako stranko, enak predmet in enako vsebino zahteve in tudi predpise, na podlagi katerih se prošnja podaja. Takšna vloga ne podaja nobenih novih okoliščin ali dokazil, ki bi lahko vplivala na vsebino odločbe, temveč predstavlja vsebinsko podvajanje že obravnavanega postopka.

Na podlagi navedenega je ustrezna pravna podlaga v 4. točki prvega odstavka 129. člena ZUP, ki določa, da organ vlogo s sklepom zavrže, če se o isti upravni zadevi že vodi upravni ali sodni postopek, ali če je bilo o njej že pravnomočno odločeno.

Če je stranka po izdaji odločbe drugostopenjskega organa (Senata) pravočasno vložila tožbo v upravnem sporu, pomeni, da je prvostopenjska odločba o zavrnitvi prošnje postala dokončna, ne pa še pravnomočna. V tem primeru gre za litispendenco, ko novega upravnega postopka ni mogoče začeti, če se o isti upravni zadevi že vodi upravni postopek, torej da bi šlo za vsebinsko podvajanje istega postopka (glej več v Kovač in Kerševan, Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 28–31). Začetek novega upravnega postopka o isti zadevi tako ni dopusten. V tej posledici bi moral organ ponovno vloženo identično vlogo zavreči. S tem se preprečuje podvajanje postopka in kršitev ustavnega načela pravne varnosti.

Če stranka po izdaji odločbe drugostopenjskega organa ni (pravočasno) uveljavljala sodnega varstva v upravnem sporu, je odločba prvostopenjskega organa postala tudi pravnomočna. V tem primeru v upravnem postopku velja prepoved ponovnega odločanja o pravnomočno odločeni zadevi (ne bis in idem), vendar v omejenem obsegu. Tako ni mogoče začeti novega upravnega postopka, če je bilo o isti zadevi že pravnomočno odločeno tako, da je stranka z odločbo pridobila kakšne pravice, ali pa so ji bile naložene kakšne obveznosti. Prepoved ponovnega odločanja torej velja le za tiste primere, v katerih je bilo o zadevi materialno pravnomočno odločeno, ne pa tudi, če je bila odločitev zgolj formalno pravnomočna (na primer, ker je bila zahteva zavrnjena ali zavržena ali je bil postopek ustavljen s sklepom). Glede na to, da je bila v konkretnem primeru vloga stranke zavrnjena, je zakonodajalec v omenjeni določbi ZUP tudi, če o zahtevi ni bilo materialno pravnomočno odločeno, iz razloga ekonomičnosti postopka predvidel takojšnje zavrženje (prav tam). To pomeni, da bi prvostopenjski organ moral takšno identično vlogo prav tako zavreči.   

Organ, ki odloča o zavrženju novo podane prošnje, je organ prve stopnje, torej tu Komisija za študijske zadeve. V imenu kolektivnega pristojnega organa končne akte komisije tedaj podpiše predsednik organa, torej komisije. Senat kot drugostopenjski organ pri odločanju o ponovno vloženi vlogi pa nima pristojnosti, saj se njegova naloga nanaša le na obravnavo pritožb zoper sklepe ali odločbe prve stopnje.

Primeri Upravne svetovalnice Pristojnost in postopanje prvostopenjskega organa v pritožbenem postopku, Možnost pritožbe in upravnega spora zoper sklepe in Dopustnost upravnega spora na obrazložitev dokončne odločbe dokazujejo razlikovanje med vlogo, ki jo organ preizkuša po procesnih predpostavkah, in meritornim aktom (odločbo).

Če vloga ne izpolnjuje formalnih pogojev ali je vsebinsko identična že obravnavani zadevi, se zavrže s sklepom. Podobno sodna praksa (glej sodbo in sklep UPRS I U 1710/2018-17 z dne 7. 7. 2021 in sklep UPRS I Up 1529/2005 z dne 12. 1. 2006) potrjuje, da je institut zavrženja vloge legitimna pravna rešitev, kadar bi šlo za podvajanje iste upravne zadeve ali ko se o isti stvari že vodi postopek.