Stranke se na pristojni organ (npr. CSD) obračajo za izdajo potrdila iz uradne evidence, da do določene pravice (npr. otroškega dodatka) niso upravičene. Kako naj s takimi zahtevami postopa organ v naslednjih primerih:

- stranka je za priznanje pravice vložila vlogo, a ji je bila zaradi neizpolnjevanja pogojev po področnem zakonu izdana zavrnilna odločba (npr. preseganje dohodkovnega cenzusa, polnoletnost otroka),

- stranka vloge za priznanje pravice sploh ni vložila in tako ni znano, ali bi v primeru vložitve vloge do pravice bila upravičena ali ne,

- stranka je vlogo za priznanje pravice vložila, a je bila pozvana k dopolnitvi in vloge ni dopolnila, zato je bila izdana zavrnilna odločba na podlagi 140. člena ZUP?

Odločba je upravni akt, ki se izda v pisni obliki in mora vsebovati vse predpisane sestavine. Sprejeta je po ugotovitvenem in dokaznem postopku ter praviloma zajema odločitev o vseh odprtih vprašanjih v skladu z drugim odstavkom 207. člena ZUP. Organ, ki izda odločbo, se pri tem opira na podatke, ki so mu na voljo ob odločanju, in odločba praviloma učinkuje na pravna razmerja stranke tako, da jih vzpostavlja, spreminja, ukinja ali potrjuje (Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 2. knjiga, str. 216).

Potrdilo je listina, ki dokazuje dejstva, ki se z njim potrjujejo (glej primer 1) in ni konkretni upravni akt (odločba), saj se z njim ne odloča o kakšni pravici, obveznosti ali pravni koristi stranke (sodba VSRS U 901/95 z dne 7. 4. 1999). Potrdilo je materialni akt, ki ne ustvarja novih pravnih učinkov in ga ni mogoče izpodbijati s pravnimi sredstvi. Na podlagi 179. člena ZUP organi izdajajo potrdila o podatkih, o katerih vodijo uradno evidenco. Potrdilo iz uradne evidence mora biti izdano na zahtevo stranke, praviloma istega dne, najpozneje pa v 15 dneh. Potrdilo se lahko izda tudi samo na ustno zahtevo stranke (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2019, str. 185).

Če organ ne more izdati potrdila iz uradne evidence po 179. členu ZUP, ker evidenca o dejstvih, katerih potrditev želi stranka, ne obstaja, zahtevo za izdajo potrdila zavrže (na podlagi smiselne rabe 1. točke prvega odstavka 129. člena ZUP v zvezi s 4. členom ZUP). Če se zahteva potrditev dejstev, o katerih se sicer obstaja uradna evidenca, vendar jih podatki v evidenci ne potrjujejo, se v 15 dneh izda negativno potrdilo v obliki odločbe (prvi odstavek 180.a členu ZUP; Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2019, str. 185). Takšna odločba po vsebini ne velja kot upravni akt, ne glede na obliko in možnost izpodbijanja s pravnimi sredstvi. Iz izreka mora izhajati, da je organ zahtevo zavrnil, ker zahtevanega potrdila ni mogoče izdati, ker določenega dejstva ni mogoče potrditi (sodba Up RS U 2313/2000 14. 5. 2003, glej tudi primer 2). V primeru, ko organ v okviru pritožbenega postopka ugotovi, da je vloga za izdajo potrdila bila neupravičeno zavrnjena, ni potrebna izdaja nadomestnega akta, pač pa se izda le ustrezno potrdilo, ki dejansko učinkuje kot nadomestna odločba (glej primer 3).

Glede na navedeno je v vprašanju izpostavljenih primerih tako treba postopati na naslednji način:

- o dejstvu, da je stranka z vlogo pri pristojnem organu uveljavljala določeno pravico, pa ji je bila na podlagi neizpolnjevanja materialnih pogojev izdana zavrnilna odločba, se ugotovi, ali je podatek o zavrnitvi zahteve za priznanje pravice vpisan v uradni evidenci. Če je temu tako, se izda potrdilo na podlagi 179. člena ZUP, sicer pa negativno potrdilo po 180.a členu ZUP;

- če stranka ni vložila zahteve za priznanje pravice podatek v uradni evidenci po naravi stvari ne obstaja, zato se izda negativno potrdilo po 180.a členu ZUP. Smisel izdaje odločbe je v pravnem varstvu (možnosti pritožbe) stranke (glej tudi primer 4). V danem primeru tudi ni relevantno, ali bi stranka v primeru vložene vloge bila upravičena do pravice ali ne.

- v tretjem primeru se postopa kot je zapisano v prvi alineji (gl. zg.).