Upravni organ je prejel zahtevo za izdajo potrdila. Zahteva je bila vložena po elektronski pošti brez digitalnega podpisa, neskladno s 101. členom UUP, ki zahteva vložitev vloge prek posebnega informacijskega sistema. Ker vlagatelj tudi po pozivu vloge ni pravilno podpisal, je organ vlogo zavrgel, po prejeti pritožbi zoper sklep pa si je organ premislil, saj ne dvomi, da je vlogo vložila upravičena oseba. Ali organ izda kak nadomestni akt (namesto sklepa o zavrženju) ali le izda ustrezno (pozitivno) potrdilo?

Potrdilo ni konkretni upravni akt, ker se s potrdilom ne odloča o kakšni pravici, obveznosti ali pravni koristi. Potrdilo je samo listina in dokazno sredstvo za dokazovanje določenih dejstev. Pravni položaj osebe je tudi po izdaji potrdila nespremenjen (po Kerševan in Androjna, Upravno procesno pravo, 2017, str. 286-287). Izraz „potrdilo” pa se nanaša ne le na potrdilo v ožjem pomenu besede, temveč vsako listina o dejstvih, o katerih se vodi uradna evidenca, in tudi o drugih dejstvih, če tako določa zakon, čeprav ima drugačen naziv (npr. diploma, spričevalo, izkaz, certifikat, izpisek, izvleček itd.). Pravila o potrdilih veljajo za vse te listine v enaki meri (prav tam, str. 284).

Potrdila o dejstvih, o katerih se vodi uradna evidenca, se izdajajo na ustno zahtevo stranke, če s predpisom, s katerim je bila vzpostavljena uradna evidenca, ni določeno drugače, npr. da se potrdila izdajajo na pisno vlogo stranke (četrti odstavek 179. člena ZUP).
Za vlaganje vlog za izdajo potrdil po 180. členu ZUP v posebnem ugotovitvenem postopku pa se uporabljajo uveljavljena pravila o vlogah v upravnem postopku po 63. in 69. členu ZUP, kar pomeni, da mora vlagatelj vložiti pisno ali ustno zahtevo, ki jo organ evidentira na zapisnik o sprejemu ustne vloge ali o tem izpolni obrazec, ki ga vložnik podpiše (po Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 2. knjiga, str. 286).

Smiselno bi se pri izdaji potrdil v danem položaju tako uporabile določbe ZUP kot za odločbo (ali sklep), še zlasti pri potrdilih po posebnem ugotovitvenem postopku po 180. členu ZUP. V običajnem postopku bi to pomenilo, da bi ob zavrženju zahtevka zaradi neizkazane legitimacije (oz. identitete) stranke v meritornem odločanju in ob naknadni potrditvi te predpostavke oz. ostalih pogojev prek pritožbe zoper sklep prvostopenjski organ izdal nadomestno odločbo po 242. členu ZUP. V tej odločbi bi stranki v izreku ugodili glede osnovnega zahtevka ter hkrati tudi odpravili prejšnji sklep o zavrženju. Vendar pa se pri izdajanju potrdil odločb ne izdaja, saj se ne odloča o pravici, pravni koristi ali obveznosti strank v smislu 2. člena ZUP.

Če se ugodi zahtevi za izdajo potrdila, se tako ob nesporni identiteti vložnika - ne glede na predhodno izdane akte, tu sklep o zavrženju - le potrdi že odločeno oz. obstoječe dejstvo. Torej se v potrdilo kot vrsto akta ne more vključiti odprave sklepa o zavrženju, kot bi veljalo pri sklepu kot posamičnem pravnem aktu.

Poleg tega sklep o zavrženju sploh ne vpliva na (spremenjeni) pravni položaj prosilca oz. novo izdano potrdilo ne bo v isti zadevi drugačna odločitev, kot bi bila ob drugačni odločbi/sklepu glede na zavržbo, se pravi, da ni nezakonitosti v smislu kršitve ne bis in idem oz. (materialne) pravnomočnosti (glej 129. člen ZUP in 274. člen ZUP).

V primeru, kadar organ vlogo za izdajo potrdila zavrže ali pa jo zavrne (180.a člen ZUP), in v okviru pritožbenega postopka ugotovi, da je vloga popolna oziroma neutemeljena zavrnjena, tako ni potrebna izdaja nadomestnega akta, ampak se zgolj izda ustrezno potrdilo, ki dejansko učinkuje kot nadomestilo izdanega sklepa o zavrženju, saj vložena pritožba s tem de facto izzveni (analogno pritožbi zaradi molka organa, če/ko organ le odloči).