Ali lahko dva različna organa izdata potrdilo o istem dejstvu? Kdaj lahko organ izda potrdilo o dejstvih, o katerih sam ne vodi uradne evidence in izven svoje krajevne pristojnosti ter kakšna je obvezna vsebina potrdil?

Potrdilo je listina in dokazno sredstvo za dokazovanje določenih dejstev in ni konkretni upravni akt (odločba), saj se z njim ne odloča o kakšni pravici, obveznosti ali pravni koristi stranke (sodba VSRS U 901/95 z dne 7. 4. 1999).

ZUP določa dve vrsti potrdil:

1) Potrdila o dejstvih, o katerih organ vodi uradno evidenco (179. člen ZUP)

ZUP ureja le načelno pristojnost organov, ki vodijo uradno evidenco, za izdajo potrdil (glej Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 2. knjiga, str. 283) in sicer so po 179. členu ZUP državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil tisti, ki izdajajo potrdila in druge listine (npr. diplome, spričevala, izkaze, certifikate, izpiske itd.), in sicer o dejstvih, o katerih vodijo uradno evidenco, pri čemer zakon v istem členu definira uradno evidenco kot tiste podatkovne zbirke, ki so bile vzpostavljene na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil.

Potrdila iz uradnih evidenc lahko izdajajo le stvarno in krajevno pristojni organi za njihovo izdajo (15. člen ZUP, 16. člen ZUP, 17. člen ZUP, 18. člen ZUP, 19. člen ZUP in 20. člen ZUP), vendar pa je krajevna pristojnost po določilih ZUP in 83. člena Uredbe o upravnem poslovanju odpravljena v primerih izdaje potrdil iz centraliziranih in informatiziranih uradnih evidenc. Zato je za njihovo izdajo pristojen vsak stvarno pristojen organ, ki je sicer organiziran po teritorialnem načelu. Kadar je pristojnost za izdajo potrdil prenesena na teritorialno organizirane nosilce javnih pooblastil, je ob istih pogojih glede centraliziranih in informatiziranih evidenc treba šteti, da je krajevna pristojnost odpravljena tudi v teh primerih (prav tam, str. 280). Ne glede na morebitno povezovanje evidenc potrdilo izkazuje le podatek o dejstvu, zaradi katerega se evidenca vzpostavi. Zato na primer oseba ne more zahtevati potrdila o stalnem prebivališču na občini (ker je ta podatek sicer v evidenci občine, ki ga je prevzela s povezovanjem evidenc iz registra stalnega prebivalstva) oziroma s potrdilom občine, na katerem je med drugim podatek o stalnem prebivališču, dokazovati kot prijavo stalnega prebivališča (prav tam, str. 282). Potrdila, ki so izdana v skladu s podatki iz javnih evidenc. imajo status javne listine (169. člen ZUP), njihova oblika in vsebina je predpisana s področnim predpisom.

2) Potrdila o dejstvih, o katerih organ ne vodi uradne evidence (180. člen ZUP)

Le kadar neki področni zakon določa, lahko državni organi in organi samoupravne lokalne skupnosti in tudi nosilci javnih pooblastil, če je predmet javnega pooblastila izdaja potrdil (prav tam, str. 286) izdajo potrdilo o dejstvih, o katerih ne vodijo uradne evidence. V tem primeru se dejstva ugotavljajo v posebnem ugotovitvenem postopku (180. člen ZUP). Pri tem pa mora zakon določiti najmanj:

- vrsto potrdila oziroma konkretno dejstvo, ki se potrjuje,

- organ, ki potrdila izda,

- pristojnost organov, da od strank sploh lahko zahtevajo predložitev potrdila (praviloma drugega organa) o dejstvih, ki se ugotavljajo v posebnem postopku. Če takega pooblastila v konkretni zadevi nimajo, morajo organi sami ugotoviti resnično dejansko stanje in v ta namen izvesti dokaze. V skladu z drugim odstavkom 140. člena ZUP organ ne sme zahtevati od stranke, da predloži potrdila, ki jih organi po 180. členu ZUP niso dolžni izdati (prav tam, str. 285).

Potrdilo po 180. členu ZUP, ki ga v mejah svoje pristojnosti izda državni organ, organ lokalne samoupravne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila, prav tako ustreza formalni opredelitvi javne listine iz prvega odstavka 169. člena ZUP, čeprav ima manjšo dokazno vrednost. Zato je organ pri izvajanju dokaznega postopka v smislu načel proste presoje dokazov (10. člen ZUP) in materialne resnice (8. člen ZUP) takrat, ko se mu porodi dvom v verodostojnost predloženega potrdila, ki ga je izdal drug organ na podlagi 180. člena ZUP, dolžan preveriti verodostojnost potrdila oziroma resničnost potrjenega dejstva, sicer pa organ ni dolžan ponovno ugotavljati (istega) dejstva. V primeru drugačne ugotovitve dejanskega stanja se nato v obrazložitvi odločbe pojasni, na podlagi katerih dokazov se sklepa, da je dejansko stanje drugačno, kot sicer izhaja iz potrdila (prav tam, str. 287).

Zakon pa ne določa oblike potrdila, izdanega na podlagi 180. člena ZUP, razen v primeru negativnega potrdila, ki se po 180. a členu ZUP izda v obliki odločbe, kjer se v obrazložitvi navedejo razlogi za zavrnitev, ki se nanašajo na izvedene dokaze in njihovo presojo. Ker potrdilo temelji po 180. členu ZUP na izvedenih dokazih in njihovi presoji, se njihovi navedbi ni mogoče izogniti tudi, če potrjuje obstoj dejstev, ki jih stranka želi, sicer ni seznanjena z razlogi, ki so vodili organ pri izdaji potrdila, in o smiselnosti vlaganj morebitne zahteve za spremembo potrdila ali izdajo novega potrdila (prav tam, str. 288).

Že na podlagi ZUP so vsi organi (državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil) pristojni za izdajo naslednjih potrdil:'

- potrdil o dokončnosti, pravnomočnosti in izvršljivosti odločb in sklepov (peti odstavek 225. člena ZUP in sodba UPRS RS III U 289/2018-14 z dne 12. 7. 2021),

- potrdil o vloženih vlogah (tretji odstavek 65. člena ZUP in četrti odstavek 68. člena ZUP),

- potrdil o premoženjskem stanju strank za potrebe ugotavljanja dejanskega stanja pri oprostitvi stroškov upravnega postopka (prvi odstavek 122. člena ZUP); prav tam, str. 285).

Izdana potrdila morajo biti v skladu s podatki uradne evidence (sodba VSRS I Ips 6659/2012-297 z dne 13. 4. 2017). Stranka lahko zahteva tudi spremembo potrdila, če meni, da ni v skladu s podatki iz uradne evidence. Organ mora v roku 15 dni izdati spremenjeno potrdilo oziroma odločbo, s katero zavrne zahtevek za spremembo oziroma za novo potrdilo ali drugo listino (četrti odstavek 180.a člena ZUP in sodba UPRS sodba III U 337/2015 z dne 15. 1. 2016). Če pa se zahteva stranke ne nanaša na podatke iz uradnih evidenc ali gre za dejstva, za katera zakon izrecno ne opredeli, da se zanje lahko izda potrdilo, upravni organ nima pravne podlage za izdajo potrdila. V takem primeru organ zahtevo za izdajo potrdila zavrne in o tem izda odločbo (glej tudi primer).

Iz navedenega sledi, da lahko potrdilo na podlagi 179. člena ZUP izda le stvarno in krajevno pristojen organ, z izjemo izdaje potrdil iz centraliziranih in informatiziranih uradnih evidenc, ko je krajevna pristojnost odpravljena. V primeru izdanega potrdila na podlagi 180. člena ZUP pa lahko več organov izda potrdilo o istem dejanskem stanju, vendar ta potrdila nimajo zavezujoče dokazne vrednosti za druge organe, ki lahko znova ugotavljajo dejstva. To omogoča fleksibilnost in zagotavlja, da se dejansko stanje ugotovi pravilno in popolno v vsakem posameznem postopku.