Stranka je vložila zahtevo za izdajo potrdila o podatku, o katerem se ne vodi uradna evidenca (npr. potrditev, da odobritev pravnega posla po zakonu o kmetijskih zemljiščih ni potrebna). Kako je dolžan upravni organ postopati, v kolikor vloga za izdajo tega potrdila ni popolna, ker stranka ni priložila obvezne priloge: ali se po predhodnem pozivu k dopolnitvi zavrže po 67. členu ZUP ali zavrne po 180.a členu ZUP?

Oseba, ki je stranka v postopku na podlagi področnega predpisa (npr. upnik v sodno izvršilnem postopku na podlagi Zakona o izvršbi in zavarovanju (Ur. l. RS, št. 51/1998 in novele)) je po svojem pooblaščencu pri upravnem organu vložila zahtevo za potrdilo o osebnih podatkih druge stranke v tem postopku (npr. dolžnika) iz uradne evidence, ki jo vodi upravni organ. Področni predpis zahteva, da stranka (npr. upnik) v zahtevi izkaže svoj pravni interes, strankin pooblaščenec pa kljub temu, da ga je upravni organ pozval k dopolnitvi, zahtevka ni dopolnil. Kakšen akt mora v tem primeru upravni akt izdati?

Postopek izdaje potrdila ni upravni postopek, ker se v njem ne odloča o upravni zadevi. Toda ZUP ureja izdajo potrdil, ker gre za dokazna sredstva, prek dolžnosti organa, da z odločbo zavrne izdajo potrdila (v skladu s prvim odstavkom 180.a člena ZUP), če podatka ni moč potrditi, pa se stranki zagotavlja pravno varstvo. Izdajo potrdila se mora namreč zavrniti z upravno odločbo kot konkretnim upravnim aktom, ki se lahko izpodbija s pritožbo in v upravnem sporu, če je potrdilo pogoj, da stranka lahko uveljavi določeno pravico (Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 517).

V 180. členu ZUP je določeno, da državni organi in organi samoupravne lokalne skupnosti izdajajo potrdila in druge listine tudi o dejstvih, o katerih ne vodijo uradne evidence, če zakon tako določa. Ker je tovrstno potrdilo za stranko pogosto nujna podlaga za uveljavitev posameznih nadaljnjih pravic (npr. prenosa lastninske pravice pri kmetijskih zemljiščih), je pomembno, da področni zakon ureja obveznost izdajanja potrdil (npr. tako, kot v 22. členu ureja Zakon o kmetijskih zemljiščih (UPB, Ur. l. RS, št. 55/03, ZKZ), gl. v Grafenauer in Breznik, Upravno pravo, 2009, str. 467-469). Po ZKZ mora stranka pri vlogi za izdajo potrdila, da odobritev pravnega posla ni potrebna, obvezno priložiti določene priloge (npr. sklenjeno pogodbo o pravnem poslu). Na podlagi slednjih upravni organ lahko v ugotovitvenem postopku (144. člen ZUP in 145. člen ZUP) ugotovi dejstva, o katerih izda potrdilo. Če teh prilog ni, ugotovitvenega postopka sploh ni mogoče uvesti. V kolikor upravni organ vseh dejstev ne more ugotoviti, ker vloga ni popolna, mora zato skladno z načelom materialne resnice in na podlagi 67. člena ZUP, stranko najprej pozvati, da vlogo dopolni. Če stranka, kljub pozivu, tega ne stori, mora upravni organ tedaj zahtevo zavreči s sklepom, enako kot bi zavrgli zahtevo v upravnem postopku, saj sploh ni mogoče pristopiti k preverjanju dejstev kot predmeta potrditve.

Potrdila in izpiski iz uradnih evidenc so posebna vrsta listin, ki jih izdajajo državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil o podatkih iz evidenc, ki jih vodijo na podlagi posebnih zakonov, podzakonskih prepisov ali splošnih aktov glede izvrševanja javnega pooblastila (179. člen ZUP). Osebni podatki v uradnih (in drugih) evidencah so po 38. členu Ustave (URS, Ur. l. RS, št. 33I/1991-I in novele) in Zakonu o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) posebej zaščiteni, obdelujejo se lahko le na podlagi zakona ali osebne privolitve posameznika, na katerega se podatki nanašajo (Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 510-512).

Ker področni predpis v tem primeru vsebuje določbe (npr. deveti in deseti odstavek 40. člena Zakona o izvršbi in zavarovanju (ZIZ, Ur. l. RS, št. 51/1998 in novele)), ki omogočajo posredovanje osebnih podatkov ne glede na določbe ZVOP-2, se morajo le-te primarno upoštevati, upoštevaje tudi Splošno uredbo o varstvu podatkov. Glede vseh procesnih vprašanj, ki niso drugače urejena s področnim predpisom, se subsidiarno uporablja ZUP na podlagi 3. člena ZUP. Ker je pooblaščenec vložil zahtevo za potrdilo o podatkih iz uradne evidence in je po področnem predpisu za tako zahtevo dolžan izkazati svoj pravni interes, pa tega kljub pozivu upravnega organa ni storil, mora upravni organ v roku 15 dni tako zahtevo v skladu s prvim odstavkom 180. a člena ZUP zavrniti z odločbo.