Po katerem členu ZUP se (npr. za pridobitev zahtevane dokumentacije) sme uporabljati beseda »poziv« oz. kaj ta termin pomeni?

Upravni organi pri odločanju izdajajo različne posamične upravne akte (odločbe ob zaključku postopka in sklepe ob zaključku ali že pred ali med postopkom); pri izvedbi dejanj postopka pa nastajajo tudi drugi akti, ki nimajo narave posamičnega upravnega akta, temveč služijo za komunikacijo z udeleženci postopka (vabila, zahteve, pozivi in drugi), pa tudi kot dokaz o posameznem dejanju v postopku (zapisnik, potrdila itd.). Razlikovanje med temi skupinami ali tipi aktov je pomembno zaradi pravnih posledic, ki jih načeloma neposredno določajo le posamični upravni akti, čeprav so tudi drugi akti lahko recimo procesna predpostavka za izdajo posamičnega upravnega akta (npr. poziv za dopolnitev nepopolne vloge za sklep o zavrženju zahteve, kot določa 67. člen ZUP). Nasploh pa je ključno ločevanje med nazivom dokumenta in njegovo pravno naravo, sploh ker nekateri specialni zakoni lahko za določen tip akta po ZUP uporabijo drug naziv, tj. ali specialni naziv, ki ga ZUP ne pozna, ali pa celo enega od nazivov, ki po ZUP pomenijo drug tip akta. Toda sam naziv akta ne spreminja njegove prave pravne narave, kar je treba preveriti po vsebinskih znakih (npr. glej ta primer; več v ovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023).

Že pri različnih posamičnih upravnih aktih je treba torej ločevati, kdaj gre za končne odločitve, in kdaj za akte, ki se izdajajo le med postopkom in tako ne zaobjamejo celote predmeta odločanja niti formalno, niti meritorno. Zlasti je pomembno, ali gre za oblastvene akte odločanja, kamor ne sodijo potrdila, zapisniki, vabila in drugi akti, s katerimi se ne odloča. Pri sklopu aktov odločanja pa je nujno razlikovati odločbe in sklepe; ti se lahko izdajajo na koncu (sklep o ustavitvi postopka) ali pred (sklep o zavrženju zahteve) ali med postopkom (npr. sklepi o prekinitvi postopka, izločitvi uradne osebe, podaljšanju roka). Odločba je upravni akt, ki celostno in meritorno opredeli odločitev v postopku, sklep pa bodisi formalno bodisi meritorno, a le del predmeta postopka oz. ureja postransko vsebinsko vprašanje postopka (več k Kovač in Kerševan, Komentar ZUP, 2. knjiga, glej komentar 207. člena ZUP in naslednjih ter 226. člen ZUP; glej tudi primer).

Poleg posamičnih upravnih aktov – odločb in sklepov, organi komunicirajo z udeleženci postopka z drugimi akti oziroma dokumenti, kot so pozivi, zahteve, vabila, zapisniki, potrdila, obvestila ipd., ki pa se od se od posamičnih upravnih aktov razlikujejo zlasti po tem, da se z njimi ne odloča, zato tudi praviloma niso vezani na (tako strogo) obličnost, saj ne predstavljajo pravne podlage za izvrševanje pravice ali obveznosti ter se zoper njih ne more uveljavljati pravnega varstva. Ti akti so lahko zapisani v obliki (i) dopisa ali (ii) specialni obliki, npr. kot določeno za sestavine vabila (71. člen ZUP), zapisnika (76. člen ZUP) ali drugih javnih listin.

Glede izraza "poziv" je v ZUP zaslediti ta termina ali v samostalniški ali glagolski obliki (poziv, organ pozove ipd.) v več določbah (npr. glede teka rokov postopka ali pozivanja v zvezi s pooblaščenci ali potrditvijo zapisnika), toda vsebinsko ima enak pomen tudi npr. izraz, da organ "zahteva". Slednje pride v poštev zlasti pri zahtevah za dopolnitev nepopolne vloge po 67. členu ZUP (kjer zakon tudi določa sestavine tega poziva, npr. rok za dopolnitev) ali predložitev dokazil po 140. členu ZUP (ko gre za formalno nepopolne in t. i. materialno nepopolne vloge) . Toda v vseh teh primerih gre formalno za poziv ali zahtevo v obliki dopisa (ne pa npr. sklepa). Tako zahtevo za dopolnitev vloge kot tudi zahtevo za predložitev dokazil pošlje uradna oseba stranki v obliki dopisa, za katerega pa ni bistveno, kakšen naziv ima, torej zahteva ali poziv ali celo prošnja ipd. (več v primeru in primeru). Sestavine dopisov sicer določa poleg sestavin po ZUP za posamezne dopis (poziv, zahtevo ipd.) Uredba o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.).

Analogno velja za druge akte, ki jih izdaja organ, čeprav jih ZUP izrecno ureja, kot npr. vabilo. Čeprav bi se torej vabilo naslovilo kot "poziv" (npr. na ustno obravnavo), bi za ta dokument veljalo, da je pravno gledano vabilo, kar vodi ob neodzivu v določene pravne posledice (glej 73. člen, ZUP, pa tudi 161. člen ZUP ali 187. člen ZUP; več tudi v tem primeru).

Bistveno pri vseh aktih je, da je treba ločiti vsebino in formo oz. naziv akta. Torej se "sme" uporabljati izraz poziv za vse dokumente, kjer gre po vsebini za poziv ali zahtevo ipd. na zakonu utemeljena pooblastila organa drugim udeležencem postopka, a sam naziv ni bistven, saj se vsi akti, tako upravni kot drugi, vedno presojajo po pravi pravni naravi oz. vsebini, vezani na pravno podlago za njihovo izdajo.