Vodi se upravni postopek na zahtevo stranke na prvi stopnji. Stranka k svoji vlogi ne predloži vseh dokazil, ki potrjujejo dejansko stanje in ki so potrebna, da bi organ izdal ugodilno odločbo. V skladu s podzakonskim predpisom organ zato pozove stranko na dopolnitev vloge. Ker stranka vloge ne dopolni v roku, organ izda zavrnilno odločbo, kot to zahteva podzakonski predpis. Stranka se na odločitev pritoži, vendar v pritožbi ponovno ne priloži dokazil. Uradna oseba pritožbenega organa pri obravnavanju pritožbe po uradni dolžnosti zaprosi za potrdilo iz uradne evidence in ugotovi, da so bila dejstva na prvi stopnji nepopolno ugotovljena, ker organ prve stopnje ni sam preizkusil podatkov (npr. pridobil določenih potrdil). Ali je organ prve stopnje ravnal pravilno, ko je stranko pozval na dopolnitev vloge na podlagi določb pravilnika? Ali se nov podatek (npr. potrdilo) upošteva kot dejstvo, ki je obstajalo že v času odločanja na prvi stopnji, pa ni bilo znano, ker ga stranka ni mogla predložiti po svoji krivdi oz., ker ga organ ni pridobil po uradni dolžnosti?

V skladu s preiskovalnim načelom (inkvizicijsko maksimo) in načelom materialne resnice je uradna oseba odgovorna za zbiranje dejstev in dokazov, potrebnih za odločitev o predmetu postopka (Jerovšek et al., Zakon o splošnem upravnem postopku s komentarjem, 2004, str. 419). Kljub temu da v podzakonskem aktu (npr. pravilniku) med drugim piše, da stranka sama predloži določena dokazila pristojnih organizacij, mora organ ravnati v skladu s 139. člen ZUP, ki je nadrejen predpis. Uradna oseba, ki vodi postopek, si mora tako po uradni dolžnosti pridobiti podatke, o katerih vodi uradno evidenco državni organ, organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila. Le v primeru, ko bi stranka izrecno prepovedala pridobivanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc, le-teh organ ne bi smel pridobiti sam (peti in šesti odstavek 139. člena ZUP).


Organ tako ne sme zahtevka stranke zavrniti avtomatično zaradi njenega nesodelovanja (npr. ker stranka ni dokazala, da ji določena pravica gre, s tem, ko ni sodelovala v postopku s predložitvijo dokazil), temveč mora podatke pridobiti sam. Kot že rečeno je primarno dokazno breme na organu, ne stranki, se pravi, da ne more organ od vložnika v celoti zahtevati, da predloži vsa dokazila oz. da organu dokaže upravičenost pravice. Od strank lahko organ terja sodelovanje, ni pa ta glavna nosilka dokaznega postopka (več v Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, gl. poglavje o dokazovanju.

Le v primeru, ko bi področni predpis določal, da je predložitev dokazila tudi obvezna sestavina vloge, bi tako dokazilo pomenilo formalno sestavino vloge. Tudi tako dokazilo bi organ moral pridobiti sam, in sicer na podlagi 66. člena ZUP. V kolikor bi šlo za dokazila, do katerih organ ne more oz. celo ne sme sam dostopati (npr. osebni podatki, ki jih stranka organu prepove pridobivati po uradni dolžnosti), stranka pa jih tudi ni predložila, bi organ tako vlogo kot nepopolno zavrgel v skladu s 67. členom ZUP.

Organ prve stopnje je po 251. členu ZUP dolžan slediti ravnanju odločbe pritožbenega organa in o zadevi ponovno odločiti ter najpozneje v 30 dneh od prejema zadeve izdati novo odločbo. Pri tem mora upoštevati tudi »novo-staro« dejstvo, torej potrdilo, ki je obstajalo že v času odločanja na prvi stopnji,vendar pa le-to dosedaj organu prve stopnje ni bilo znano (tretji odstavek 238. člena ZUP).