Organ v vabilu, namesto podatkov o točnem dnevu in uri vabljenja, navede, naj se vabljeni zglasi v roku osmih dni od vročitve vabila, v času uradnih ur. Ali je takšno vabljenje, ko vabljeni lahko sam v veliki meri izbira, kdaj bo prišel k organu, pravilno?

Organ je vabil priče z navedbo, da se zglasijo zaradi zaslišanja "v času uradnih ur" (npr. v zvezi z ugotavljanjem dejanskega prebivališča). Ali je to pravilno, saj ima stranka pravico, da je prisotna pri zaslišanju prič. Kako naj ve, kdaj bo priča prišla na zaslišanje?

Vabljenje udeležencev k ustni obravnavi ali drugim uradnim dejanjem v postopku ZUP ureja na več mestih, prvenstveno v členih od 70. člena ZUP do 73. člena ZUP (več v Kovač in Kerševan, Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, str. 470 do 481), kjer so določena pravna pravila o vabljenju, dopolnilno pa tudi v okviru drugih procesnih institutov, npr. v členih od 157. členu ZUP do 159. člena ZUP, kjer so podrobnosti o ustni obravnavi (več v Kovač in Kerševan, Komentar ZUP, 2022, 2. knjiga, str. 182 do 189).

Stranki je skozi celoten postopek omogočeno, da v njem sodeluje, saj s tem zavaruje svoje interese in uresničuje temeljno načelo zaslišanja stranke, ki izhaja iz 9. člena ZUP. Iz drugega odstavka 9. člena ZUP je razvidno, da če so v postopku udeležene stranke z nasprotujočimi interesi, mora imeti vsaka stranka možnost, da se izjavi o zahtevkih in navedbah stranke z nasprotnimi interesi. S tem se pripomore tudi k uresničevanju načela materialne resnice (8. člen ZUP). V tretjem odstavku 146. člena ZUP določa, da ima stranka med drugim pravico priči postavljati vprašanja in navedbam kontrirati (več v Kovač in Kerševan, Komentar ZUP, 2022, 2. knjiga, str. 128 do 134), torej se lahko zaslišanje priče celovito izvede le v navzočnosti stranke (glej tudi Udeležba in pravice stranke pri zaslišanju priče in Zaslišanje priče v povezavi z ustavnimi razlogi za zavrnitev predloga dokaza).

Smisel vabljenja, ki ga zakon izrecno poudari, je v tem, da zagotovi ali omogoči udeležbo tistega, katerega navzočnost je potrebna bodisi za ugotovitev dejanskega stanja upravne zadeve bodisi za zavarovanje pravic in pravnih koristi. V izogib povzročanju nepotrebnih stroškov na strani organa in vabljenega, v duhu temeljnega načela ekonomičnosti (14. člen ZUP), zakon predpostavko nujnosti oziroma potrebnosti udeležbe vabljenega podkrepi z zavezo, da nikogar ni dovoljeno vabiti zgolj z namenom vročitve pisnih odpravkov različnih dokumentov (npr. odločb, pozivov na dopolnitev vlog), če se to lahko ustrezneje sporoči po pošti ali na drug primeren način. Iz zapisanega nesporno izhaja, da je vabilo oziroma procesno upravičenje organa do vabljenja predvsem sredstvo, ki omogoči hitro in učinkovito izvedbo postopka, hkrati pa tudi zaščito osnovnih procesnih pravic udeležencev.

Odvisno od vloge vabljenega, ali je vabljen kot stranka, priča, izvedenec, tolmač ali kakšen drug udeleženec, vabilo lahko predstavlja oblastni oziroma zavezujoči poziv vabljenemu, da se vabilu odzove, ali pa zgolj obvestilo oziroma sporočilo o izvedbi uradnega dejanja, ki vabljenemu omogoča, da s svojo udeležbo neposredno zaščiti svoje pravice ali pravne koristi. Ne glede na razlog vabljenja pa mora vabilo po 71. členu ZUP vsebovati natančno navedbo osnovnih zahtev, ki pa so naziv organa, ki vabljenega vabi, polno ime in priimek, ter naslov vabljenega, v kakšni vlogi je vabljen, dan, ura in soba, kjer naj se zglasi (narok), ali se mora zglasiti osebno, ali mora s seboj kaj prinesti in na koncu vabila mora biti vabljeni opozorjen na posledice (glede posledic glej 187. člen ZUP), ki ga doletijo, če se vabilu ne odzove (Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 132).

Pri določanju časovnih elementov vabljenja je treba upoštevati okoliščine na strani organa in vabljenega. Ko naj se vabljeni zglasi pri organu, mora ta zagotoviti primerno in točno (pravočasno) obravnavo, ustrezen prostor in tehnična sredstva, dosegljivost uradne osebe, ob tem pa mora biti slednja pripravljena na izvedbo uradnega dejanja. Na strani vabljenega je to predvsem čas, ko bo kar najmanj oviran pri svojem rednem delu oziroma zaposlitve. Sinteza vseh okoliščin zahteva, da mora biti vabilo opremljeno z datumom in uro, ko se mora vabljeni zglasiti, saj je ob doslednem upoštevanju navedenega težko predstavljivo, da bo zgolj od volje vabljenega odvisno, kdaj v roku osmih dni se bo vabilu odzval. Pri tem ni pomembno, ali se vabi ena ali več oseb, ko je že zaradi same izvedbe ustne obravnave nujno, da se vsi vabljeni odzovejo določenega dne ob določeni uri. Določanje le navideznega časovnega okvira, kot izhaja iz vprašanja, zato ni ustrezno, kljub temu, da se s tem organ poizkuša v največji meri prilagoditi možnostim udeležbe na strani vabljenega.

Kot tako je tudi v direktnem nasprotju z zakonsko zahtevo, da mora organ vabljenemu pustiti najmanj osem dni od vročitve vabila (157. člen ZUP), da pride k uradnemu dejanju, poleg tega pa zanesljivo ne more zagotoviti takšne obravnave, kot je to v primeru, ko je izvedba časovno natančno določena s konkretnim datumom in uro, saj ne samo da uradna oseba ne more biti ves čas optimalno pripravljena na izvedbo postopka (vabilo je lahko dejansko vročeno že prvi dan ali fiktivno šele petnajsti dan od dneva, ko vročevalec pusti sporočilo), lahko sploh ni navzoča ali izvaja uradna dejanja v drugih upravnih zadevah, ni na voljo ustreznega prostora ipd., kar vse lahko povzroči upravičeno nezadovoljstvo, če vabljeni ni obravnavan, čeprav je sledil vabilu. Takšno vabljenje v precejšnji meri relativizira zavest vabljenega, da se vabilu mora odzvati, in posledično o pomembnosti zadeve, saj je v nasprotju z oblastno doslednostjo in natančnostjo.

Poleg pravnih, organizacijskih, tehničnih in kadrovskih zadržkov za vabljenje za odziv kadarkoli v času uradnih ur pa v temelju velja, da se z onemogočanjem sodelovanja stranke na zaslišanju, posega v njen pravni položaj, ki ji ga zagotavlja ZUP. Gre za pravico do sodelovanja v ugotovitvenem postopku oziroma obrambi , ki se odraža v pravici stranke do sodelovanja pri procesnih dejanjih, postavljanja vprašanj pričam, izpodbijanja njihovih navedb (gl. zg.). Vabljenje priče, brez realne možnosti stranke, da bi izvrševala svoje pravice, je nedvomno procesna kršitev, v določenih primerih lahko tudi bistvena kršitev postopka, zaradi katere se odločba lahko odpravi, zato mora organ storiti vse kar je potrebno, da omogoči stranki navzočnost pri zaslišanju (glej 237. člen ZUP v povezavi z 9. členom ZUP in povezanimi).