Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko

Zadeva: Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko - V USKLAJEVANJU

Datum odgovora: 21. 4. 2023
Status uporabnika: uradna oseba, ki vodi upravni postopek

Vprašanje:

Ali organ lahko komunicira s stranko preko drugega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti?  Ali morate obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko jim pošiljate določene dokumente? Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?  Kako naslovnik dostopa do dokumenta, v primerih ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki?

Odgovor:

Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih. Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja procesno predpostavko za kasnejši nastop pravnih učinkov. Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja, ne črkobralsko. Glavni namen vročanja je to, da se z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).

Po 83. členu ZUP poznamo dva načina vročanja, fizično in elektronsko vročanje, kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna. Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči na varen elektronski naslov ali na drug (»ne varen«) elektronski naslov (po drugem odstavku 86. člena ZUP), zlasti ko so za to izpolnjeni pogoji (ob prijavi takega naslova za vročanje v registru stalnega prebivalstva; če iz takega naslova stranka pošlje vlogo; če je tak naslov stranka sporočila v drugi upravni zadevi ob pogoju predhodne seznanitve stranke o takem postopanju…) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 88).

Dokumenti se stranki vročajo v fizični obliki (četrti odstavek 86. člena ZUP):

• če tako določa zakon;

• če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki; 

• če naslovnik želi vročitev dokumentov v fizični obliki, od trenutka seznanitve organa s tako izjavo ter 

• v primeru, če organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.

Uradne osebe, ki so pooblaščene za opravljanje procesnih dejanj v postopku in/ali za odločanje v zadevi, morajo odrediti takšen način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren. Po določbi četrtega odstavka 84. člena ZUP, uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.

V zvezi s komuniciranjem s stranko pojasnjujemo, da organ skladno z načelom ekonomičnosti (glej 14. člen ZUP) s stranko praviloma komunicira na način, ki je najhitrejši in najcenejši za organ in za stranko, hkrati pa pazi, da ne bi upoštevanje načela ekonomičnosti povzročilo neupoštevanja načela zakonitosti in materialne resnice (glej Grafenauer in Breznik, Upravno pravo: Procesni del: Upravni postopek in upravni spor, 2009, str. 214). Tako kot velja pri »standardnem« (fizičnem) komuniciranju s stranko v živo, tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti nobenega dvoma o identifikaciji stranke, s katero organ komunicira (v zvezi s tem glej tudi Upravno svetovalnico, primerObravnava e-vloge brez varnega e-podpisa). Organ mora vsekakor pri komuniciranju s stranko upoštevati tudi vidike varstva osebnih podatkov zlasti pri komunikaciji, ki poteka po »ne varnem« elektronskem predalu (npr. na preko naslova: uporabnik@gmail.com). V tem primeru mora organ pri komuniciranju s stranko na ta način upoštevati predvsem naravo posredovanih podatkov in informacij. Uradna oseba mora ustrezno, v kolikor komunicira s stranko po elektronski poti (zlasti preko »ne varnih« elektronskih predalov) in z njo komunicira razne osebne podatke, z vidika varnosti take obdelave preveriti:

a) da ni nobenega dvoma o tem, da komunicira s stranko, ki ji je komunikacija namenjena. Uradna oseba mora prepreči nepooblaščen dostop do podatkov ter pri komunikaciji s stranko biti prepričana v identiteto stranke ter posledično to, da je poslane dokumente prejela oseba, na katero so ti vezani. V primeru dvoma o identiteti pa zahtevati ustrezen način identifikacije (v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. 07121-1/2021/759).

b) vsebino komunikacije, glede na naravo podatkov, ki se pošiljajo, ustrezno zavarovati z varnostnimi in tehničnimi ukrepi (npr. šifriranje podatkov, psevdonomizacija podatkov itd. – v zvezi s tem glej tudi mnenji Informacijskega pooblaščenca št. 07121-1/2022/726, 07121-1/2021/1565).

Organ tako izbere tak način komuniciranja, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren (skladno z vidika načela ekonomičnosti) ter v obzir podatkov in dokumentov, ki bi se na tak način komunicirali. Določbe tretjega odstavka 66. člena ZUP tudi izrecno napotujejo, da organ lahko na obrazcu vloge ali med postopkom seznani vložnika, ki v registru stalnega prebivalstva ni prijavil elektronskega naslova za vročanje, da se mu dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki in da se ga nezavezujoče obvešča o stanju in teku postopka, če prostovoljno sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala in telefonsko številko mobilnega telefona (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 50).

Organ od stranke praviloma ne potrebuje izrecnega dovoljenja za vročanje oz. komuniciranje po elektronski pošti, mora pa vsekakor upoštevati voljo stranke, če le ta izrazi, da želi komunicirati oz. vročanje dokumentov v fizični obliki (glej prej omenjeni četrti odstavek 86. člena ZUP). Upoštevaje navedeno, tako mora organ pri komuniciranju s stranko poskrbeti, da je ta seznanjena z njenimi pravicami (zlasti glede možnosti vročanja po fizični poti) kot izraz načela varstva pravic (prava neuke) stranke in v tem delu stranko obvestiti, da se dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki na elektronskem naslovu, dokler ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki. Seznanitev stranke z obvestilom glede možnosti vročanja dokumentov v fizični obliki je praviloma potrebna zgolj kadar ta pošlje vlogo iz drugega (»ne varnega«) elektronskega predala, saj se ob pošiljanju iz varnega elektronskega predala oz. iz elektronskega naslova registriranega kot naslov za vročanje domneva, da stranka s takim komuniciranjem in vročanjem že soglaša (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 105).

V zvezi s komuniciranjem med organi pojasnjujemo, da organi med seboj praviloma vedno poslujejo v elektronski obliki, prek svojega uradnega elektronskega naslova (zlasti glej 4. člen Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele)) v zvezi s čimer ni videti potrebe po dodatnem obveščanju organov, da boste z njimi poslovali na elektronski način, saj se tako postopanje že predvideva in zahteva. V kolikor je potrebno tem organom osebno vročati dokumente, se taka vročitev skladno s prvim odstavkom 91. člena ZUP v fizični obliki opravi tako, da se ti dokumenti izročijo osebi, ki je pri teh organih določena oziroma pooblaščena za sprejemanje dokumentov. Elektronsko vročanje organom sicer v ZUP ni predvideno, ga pa predvideva UUP v drugem odstavku 86.č člena, ki določa, da se vročanje organu po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v njegovem informacijskem sistemu.

V zvezi z vodenjem evidence varnih elektronskih naslovov pojasnjujemo, da morajo po utrjeni praksi Informacijskega pooblaščenca (glej zlasti mnenja Informacijskega pooblaščenca št. 07121-1/2023/648, 07120-1/2023/232, 07120-1/2023/34), javni organi, kadar vzpostavljajo nove zbirke osebnih podatkov, za namen opravljanja svojih oblastnih nalog, za takšno vrsto obdelave vedno izkazati ustrezno pravno podlago. V takšnih primerih pa največkrat prideta v poštev zgolj točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka, 6. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov (SUVP, Uredba (EU) 2016/679).

Obdelava osebnih podatkov (npr. vzpostavitev ločene evidence varnih elektronskih naslovov strank) na podlagi teh dveh pravnih podlag pa je zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov; vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo; kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo; namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov(ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)). Po pregledu relevantne zakonodaje na tem področju, v času pisanja tega mnenja, ni videti, da bi za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov bila podana izrecna zakonska podlaga, ki bi ustrezala pogojem določenim v 6. členu ZVOP-2. ZUP v tretjem odstavku 86. člena sicer določa, da organi za vročanje lahko uporabijo znan naslov elektronskega predala (varen ali drug elektronski predal), kadar so v drugih predhodnih upravnih zadevah iz svojih pristojnostih že razpolagali z elektronskim predalom stranke, pod pogojem, da stranko o takem način vročanja pred samim vročanjem seznanijo (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 107). Vročitev v elektronski obliki se opravi preko informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (gl. drugi odstavek 86. a člena ZUP).

V zvezi z dostopom stranke do dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema pojasnjujemo, da se elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema opravi tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča.  Informacijski sistem za vročanje pa v zvezi s tem obvesti organ, kdaj sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej 89.č člen UUP). Naslovnik do dokumenta dostopa preko elektronskega predala, kamor mu je organ dokument, ki se je vročal, poslal. Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme, ko nastane t.i. fikcija vročitve. Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).

V zvezi z načinom arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki pojasnjujemo, da se lahko dokumentarno gradivo hrani v elektronski ali v fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člena UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako dokumente v fizični kot v elektronski obliki, se fizični dokumenti v upravnem spisu arhivirajo v fizični obliki, elektronski dokumenti pa v elektronski obliki.  Dokumenti se torej hranijo in arhivirajo v tisti obliki v kateri so nastali. V vašem primeru, to pomeni, da se pri elektronskem vročanju eni stranki, ter fizičnem vročanju drugi stranki, elektronsko vročilnico prve stranke arhivira v elektronski obliki, medtem ko je potrebno fizično vročilnico druge stranke arhivirati po postopkih fizičnega arhiviranja. Vsekakor pa lahko predstojnik organa določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in po ustrezni pretvorbi oz. skeniranjem tako fizično gradivo iz upravnega spisa izloči. Kako naj poteka ustrezna in zanesljiva pretvorba dokumentov iz fizične v digitalno obliko je določeno podrobneje v 10. členu Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).

Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.

Želite podati svoje mnenje:

Loading comments...