Zadeva: Obravnava e-vloge brez varnega e-podpisa

Datum odgovora: 9. 2. 2012, pregled 27. 11. 2022, dopolnitev 23. 10. 2023

Status uporabnika: uradna oseba, ki vodi upravni postopek

Vprašanje:

Kako postopa organ, če prejme vlogo v elektronski obliki brez kvalificiranega e-podpisa (lastnoročno podpisano in skenirano)? Kako organ v takem primeru preveri istovetnost vložnika?

Kako naj organ tako vlogo evidentira (nepopolna vloga, kjer ni navedenih podatkov stranke), upoštevajoč Uredbo o upravnem poslovanju, v zvezi s katero mora vsaka zadeva imeti svojo številko (klasifikacijski znak?), ki se ne sme spremeniti (npr. organ ne sme spremeniti zadeve iz vodenja upravnega postopka v dopis)?

Ali organ lahko vlogo kljub manjkajočemu podpisu vsebinsko obravnava brez pozivanja na dopolnitev, če v istovetnost vložnika ne dvomi? Kako naj organ ravna, če iz elektronsko poslane nepodpisane vloge ni razvidno, kdo je stranka niti tega ni mogoče ugotoviti na drug način?

Kako naj organ vroča dokumente, če stranka vlogo pošlje po navadnem (drugem) elektronskem naslovu, ki ni varen elektronski naslov? Ali mora organ s strani stranke pridobiti privolitev, da želi poslovati elektronsko? Kako organ vroča dokumente, če stranka v elektronsko poslani vlogi prostovoljno sporoči tudi svojo telefonsko številko?

Odgovor:

I. Manjkajoč podpis vloge

Po ZUP mora vsaka vloga vsebovati naslednje podatke: navedbo organa, kateremu se pošilja, zadevo, katere se tiče, zahtevo oziroma predlog, osebno ime oziroma firmo vlagatelja, njegov naslov, podatke o morebitnem zakonitem zastopniku in pooblaščencu ter podpis vlagatelja (prvi odstavek 66. člen ZUP). Vlogo v fizični obliki mora vlagatelj podpisati z lastnoročnim podpisom, vlogo v elektronski obliki pa z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom (prvi odstavek 63. člena ZUP). Zgolj vloga, ki vsebuje omenjene podatke in je pravilno podpisana, velja kot ustrezno sestavljena in primerna za nadaljnjo obravnavo, če seveda področni predpis minimalnih sestavin ne določa drugače.

Pomemben element formalno popolne vloge je njen lastnoročni podpis za fizične vloge oziroma kvalificiran elektronski podpis za elektronske vloge. Podpis namreč izraža voljo vložnika po določenem ravnanju (Kovač in Kerševan (ur.), ZUP s komentarjem, 2020, str. 35). ZUP v drugem odstavku 63. člena navaja, da se vloga lahko vloži v pisni obliki. Pisna vloga je vloga, ki je napisana ali natisnjena in lastnoročno podpisana (vloga v fizični obliki) ali vloga, ki je v elektronski obliki in je podpisana z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom. 

Vloga, ki je poslana po elektronski poti, vendar ni podpisana s kvalificiranim elektronskim podpisom, je formalno nepopolna, zato jo organ »praviloma ne more obravnavati«, ampak mora od stranke zahtevati, da pomanjkljivost odpravi tako, da vložitev vloge potrdi po elektronski poti s kvalificiranim elektronskim podpisom oziroma če tega nima, s potrditvijo v fizični obliki, ki bo vsebovala lastnoročni podpis, razen če gre za primer iz sedmega odstavka 63. člena ZUP oziroma primere iz 101. člena Uredbe o upravnem poslovanju(UUP, Uradni list RS št. 9/18 in nasl.) (več v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP s komentarjem, 2020, komentar k 63. in nasl. členom, glej tudi Uredbo eIDAS). Praviloma se torej pri elektronskih vlogah zahteva kvalificiran e-podpis, tj. e-podpis z digitalnim potrdilom in ne le navaden (skeniran lastnoročni) podpis. Glej tudi primer SEU, sodba C 362/21 z dne 20. 10. 2022, da so nacionalni standardi upravičeni, a le do te mere, da ni neupravičenega razlikovanja med fizično in e-komunikacijo.

II. Evidentiranje vloge

V postopku evidentiranja se presodi vsebino vloge, kar je temelj za določitev primernega gesla in klasifikacijskega znaka. Sledi preverjanje obstoječih zapisov pod določenim klasifikacijskim znakom v evidenci, na podlagi katerega se ugotovi ali prejeti dokument nadaljuje že odprto zadevo ali gre za novo zadevo. Če gre za novo zadevo se določi številka zadeve (po Stare, Upravno poslovanje, 2010, str. 94). Torej v primeru, da je vloga nepopolna (npr. je zaradi odsotnosti nujnih identifikacijskih podatkov ni mogoče obravnavati) je potrebno vlogo evidentirati in jo opremiti s klasifikacijskim znakom, ki ustreza področju oziroma vsebini vloge. Kljub temu, da organ z vlogo ne more storiti nič (dokler stranka ne sporoči podatkov, ki bodo omogočali izvrševanje zakonskih pristojnosti) mora imeti vloga ustrezno številko (s klasifikacijskim znakom) in mora biti evidentirana. Če ni mogoče določiti niti vsebinskega področja se jo klasificira po področju 99. Za samo klasificiranje namreč ni bistveno ali je vloga nepopolna, zaradi nenavedenih podatkov vložnika/stranke, saj je pomembna vsebina.

III. Vsebinska obravnava vloge, kljub manjkajočemu podpisu

Kljub temu, da je vloga formalno pomanjkljiva, če ni opremljena z ustreznim elektronskim  podpisom, pa jo organ lahko vseeno vsebinsko obravnava, kadar ne dvomi, da je vlogo poslala tista oseba, ki je navedena na vlogi (gl. tretji odstavek 67. člen ZUP). 

Tako pri fizičnih vlaganjih vlog kot tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti dvoma o identifikaciji konkretnega vložnika. Če organ dvomi v podpis na vlogi (skenirana lastnoročno podpisana vloga poslana po elektronski pošti) zahteva potrditev vložene vloge s pozivom za dopolnitev na način fizične potrditve (pošiljanje lastnoročno podpisane vloge fizično na organ) ali elektronske potrditve (pošiljanje elektronske vloge s kvalificiranim e-podpisom). Oblika in vročitev slednjega je odvisna od tega, ali je stranka sporočila svoj elektronski naslov oz. naslov za (fizično) vročanje. Če se stranka na poziv za dopolnitev ne odzove ali se ne odzove kot je bilo zahtevano, se vloga s sklepom zavrže (67. člen ZUP) in vroči po ustaljenih načinih vročanja (elektronsko, če je stranka sporočila svoj elektronski naslov; osebno, če je stranka sporočila naslov za vročanje; eventuelno pa z javnim naznanilom, če organu noben izmed zgornjih podatkov ni znan). Organ v zvezi s tem tudi ne izdaja sklepa o ustavitvi postopka, ker ta zaradi formalnih pomanjkljivosti sploh ni bil začet.

Zgoraj navedeno postopanje je mogoče, ko je vloga nepopolna »zgolj« zaradi podpisa in s tem povezane potrditve identifikacije stranke. Če identifikacija sploh ni mogoča, ker stranka v elektronski vlogi (enako velja za fizično) ne navede niti osebnega imena in/ali naslova dejanskega prebivališča oziroma naslova elektronskega predala obravnava takšne vloge ni mogoča. Organ v takem primeru pošlje na elektronski naslov, iz katerega je prejel vlogo sporočilo, da je vloga nepopolna in pozove vložnika naj jo dopolni. Če je pri tem neuspešen in vloge v stanju kot je ne more niti obravnavati (npr. ker ni razvidno niti imena in priimka vlagatelja) vloge niti ne zavrže kot nepopolne, saj ne razpolaga niti z osnovnimi podatki, ki bi omogočali izdajo in vročitev sklepa. Klub temu mora organ vlogo ustrezno evidentirati, enako pa velja tudi za pozive za odpravo pomanjkljivosti, če bi kasneje morebiti postalo sporno, zakaj organ o zahtevi ni odločil v roku. 

IV. Elektronsko vložena vloga in vročanje po elektronski poti

Organ, ki prejme vlogo po elektronski poti šteje, da je stranka s tem sporočila naslov elektronskega predala in da želi nadaljnje poslovanje v elektronski obliki preko sporočenega e-naslova (drugi odstavek 86. člena ZUP). Organ torej v tem primeru s stranko posluje primarno elektronsko, razen in dokler stranka izrecno ne sporoči, da želi vročitev dokumentov v fizični obliki (drugi odstavek 86. člena ZUP) (glej tudi primer Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko). Posebna privolitev stranke tako ni potrebna, saj tako postopanje predvideva že sam zakon (tu drugi odstavek 86.a člena ZUP). Vročitev se v takšnih primerih opravi tako, da se dokumente, ki se jih vroča, pošlje v sporočen elektronski predal, pri čemer se šteje, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme (šesti odstavek 86.a člena ZUP).

V primeru, ko na elektronsko poslani vlogi, ni navedenega elektronskega predala, organ na naslov elektronskega predala s katerega je bila poslana vloga, vložniku pošlje obvestilo, da se dokument lahko vroča v elektronski obliki na tem naslovu, dokler vložnik (fizična ali pravna oseba) ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki (drugi odstavek 86. člena ZUP). 

Če organ prejme vlogo preko elektronskega naslova z navedenim elektronskim naslovom in zraven pripiše še svojo telefonsko številko (oz. je le-to stranka sporočila v okviru registra stalnega prebivalstva), šteje, da želi stranka elektronsko poslovanje. Če se vročanje opravlja v drug elektronski predal, informacijski sistem za sprejem vlog, obveščanje in vročanje, organ pošlje na telefonsko številko mobilnega telefona in v elektronski predal sporočilo, da je v informacijskem sistemu dokument, ki ga mora naslovnik prevzeti v 15 dneh in obvestilo o posledicah takega vročanja. Sestavni del sporočila na mobilni telefon je tudi enolična identifikacijska številka za prevzem dokumenta (več o elektronskem vročanju s seznanitvijo v 89.a do 89č členih UUP). Vročitev dokumenta je opravljena z dnem, ko naslovnik potrdi prevzem z enolično identifikacijsko številko (četrti odstavek 86.a člena ZUP). 

Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.

Želite podati svoje mnenje:

Loading comments...