Stranka vloži vlogo, za katero pa organ ugotovi, da je nepopolna, zato pozove stranko, da pomanjkljivosti v določenem roku odpravi in jo opozori na posledice, če pozivu ne bi sledila. Stranka v določenem roku vse do dne priprave sklepa o zavrženju vloge pomanjkljivosti ne odpravi, zato organ vlogo s sklepom zavrže. Kako naj postopa organ, če prejme dopolnitev vloge v času, ko je bil sklep že odposlan, vendar še ni bil vročen oziroma ni prišlo do fikcije vročitve? Kako pa naj organ ravna v primeru, če stranka odpravi pomanjkljivosti po vročenem sklepu in še v pritožbenem roku, vendar z dopolnitvijo ne izpodbija sklepa s pritožbo?

V upravnem postopku (podaljšanje enotnega dovoljenja za prebivanje in delo) stranka vloge ni dopolnila v določenem roku za odpravo pomanjkljivosti. Stranka je v času, ko je bil sklep o ustavitvi postopka odpremljen (v skladu z ZUP v drug elektronski predal, ki ni varni e-predal) vendar še nevročen, vlogo ustrezno dopolnila. Kako mora postopati organ v takem primeru?

Formalna popolnost in razumljivost vloge je prvi pogoj za presojo, ali izpolnjuje procesne predpostavke po 129. členu ZUP, da se lahko začne postopek vsebinske presoje izpolnjevanja pogojev po področnih predpisih. Prav tako mora biti vloga vložena pri stvarno in krajevno prisojnem organu. Organ lahko začne postopek in o zadevi odloči takrat, ko ima na voljo potrebne podatke. ZUP v prvem odstavku 66. člena določa obvezne sestavine vloge. Področni predpisi pa lahko določijo tudi druge (glej sodbo UPRS I U 1091/2010 z dne 8. 9. 2010) Če neka sestavina manjka, je vloga formalno nepopolna (glej Sever v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, komentar k 67. členu, str. 453).

Če je vloga nepopolna ali nerazumljiva, mora organ v roku petih delovnih dni zahtevati, da se pomanjkljivosti odpravijo in določiti vložniku prekluzivni rok, v katerem jo mora popraviti. Če upravni organ pozove stranko na dopolnitev vloge, mora v pozivu jasno navesti, katera dokazila naj stranka predloži, in jo tudi pravilno opozoriti na posledico, ki jo bo doletela, če vloge ne bo dopolnila (sodba VSRS, št. 1 Up 103/2002, z dne 5.6.2003, v Breznik et al., Zakon o splošnem upravnem postopku s komentarjem, str. 296). Če stranka te pomanjkljivosti ne odpravi in če vloge ni mogoče obravnavati, jo organ s sklepom zavrže. Zoper ta sklep je dovoljena pritožba (prvi in drugi odstavek 67. člena ZUP ).

Procesni roki opredeljujejo časovno omejitev procesnih dejanj v smislu uveljavljanja pravic, pravnih koristi in obveznosti strank. Lahko jih določi področni predpis ali pa neposredno ZUP. Procesni roki se nato dalje klasificirajo kot prekluzivni oz. instrukcijski, subjektivni ali objektivni, absolutni ali relativni, podaljšljivi ali nepodaljšljivi. Prekluzivni rok je tisti, katerega izrek pomeni izgubo procesne pravice, če oseba, na katero se rok nanaša (stranka) v določenem času ni opravila procesnega dejanja (Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 156 in 157).

Organ mora v postopku vedno skrbeti za varstvo pravic strank (7. člen ZUP) in pri odločanju o pravicah, obveznostih in pravnih koristih strank uporabljati s predpisi določene ukrepe, ki so za stranke ugodnejše. Zato se mora (popolna) dopolnitev, čeprav vložena prepozno, a organ še ni izdal sklepa o zavrženju, vzeti v vsebinsko obravnavo (glej Sever v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, komentar k 67. členu, str. 456). Res da je za stranko rok za dopolnitev prekluziven, tako da stranka nima pravice vlagati prepoznih dopolnitev, toda organ hkrati nima pooblastila vloge zavreči, če je ta že popolna pred zavrženjem. Ta kolizija se mora zato razrešiti po temeljnih načelih v korist stranke.

V primeru, da organ prejme dopolnitev vloge, ko še ni prišlo do vročitve sklepa o zavrženju vloge, kar pomeni, da sklep še nima pravnih učinkov, je zavrženje preuranjeno in posledično nezakonito. Če vročitev že pripravljenega sklepa lahko prepreči (npr. ne odpremi podpisanega sklepa, uspešno zahteva vrnitev pošiljke od pošte) mora dopolnitev upoštevati in presoditi, ali je skladna s pozivom (glej primer Ravnanje organa, če prepozen odziv na poziv k dopolnitvi nepopolne vloge).

V primeru, da stranka vloži dopolnitev vloge po vročitvi sklepa o zavrženju vloge in v času pritožbenega roka zoper ta sklep, je treba dopolnitev obravnavati kot pritožbo zoper sklep (glej primer Ravnanje z dopolnitvami vloge po vročitvi odločbe). Pritožba zoper sklep se vloži v enakem roku, na enak način in na isti organ kot pritožba zoper odločbo (tretji odstavek 258. člena ZUP). Ker pa je taka pritožba nepopolna, organ pozove stranko k dopolnitvi pritožbe in postavi rok za dopolnitev ter tako zopet postopa po 67. členu ZUP. Če stranka pritožbe v določenem roku ne dopolni, jo organ s sklepom zavrže, v nasprotnem presodi dopolnitev in izda nadomestno odločbo.

Tretji odstavek 90. člena ZTuj-2 določa, če je postopek po ZTuj-2 uveden po uradni dolžnosti ali na zahtevo oziroma prošnjo tujca, njegovega delodajalca, raziskovalne organizacije, višješolskega ali visokošolskega zavoda, izobraževalne organizacije ali prostovoljske organizacije oziroma organizacije s prostovoljskim programom in ga ni mogoče končati brez njihovega sodelovanja, se njihovo nesodelovanje šteje za umik prošnje oziroma zahteve oziroma se postopek, uveden po uradni dolžnosti, ustavi, če kljub opozorilu pristojnega organa v postavljenem roku ne opravijo nobenega dejanja za nadaljevanje oziroma dokončanja postopka.

Zoper sklep o ustavitvi postopka iz tretjega odstavka 90. člena ZTuj-2 v skladu s tretjim odstavkom 87. člena ZTuj-2 ni dovoljena pritožba (kot sicer generalno velja v skladu s petim odstavkom 135. člena ZUP), temveč je dovoljen neposredni upravni spor v skladu z Zakonom o upravnem sporu (ZUS-1, Uradni list RS, št. 105/06 in novele).

Tudi pri drugem vprašanju velja enako kot že zgoraj navedeno v odgovoru na prvo vprašanje. Če organ prejme dopolnitev vloge, ko še ni prišlo do vročitve sklepa o ustavitvi postopka, kar pomeni, da sklep še nima pravnih učinkov, je zavrženje preuranjeno in posledično nezakonito. Če vročitev (že poslanega) sklepa lahko še prepreči, mora dopolnitev upoštevati in presoditi, ali je skladna s pozivom.

Če pa vročitve sklepa ne more več preprečiti in posledično pride do vročitve oziroma nastopi fikcija vročitve in če stranka vloži t. i. dopolnitev vloge v času še odprtega tožbenega roka zoper ta upravni akt, pa bi organ moral preveriti, kaj je ta vloga po svoji vsebini (namenu), saj določeno oziroma napačno poimenovanje (npr. dopolnitev vloge) ne škoduje. Tako bi se take "dopolnitve" lahko obravnavale kot tožba, kar pa je treba preveriti za posamezen primer, v smislu (ne)razumljivosti vloge (glej tudi primer Ravnanje z dopolnitvami vloge po vročitvi odločbe).

Če se izkaže, da stranka z dopolnitvijo ne izpodbija upravnega akta, se vloga (oziroma t. i. dopolnitev) le vloži v spis. V tem primeru zavrženje ni potrebno, ker stranka ne uveljavlja nobenega zahtevka. Če gre za tožbo, pa je treba postopati v skladu s 65. členom ZUP.