Organ mora odločbo izdati in vročiti čim prej, najpozneje pa v roku enega meseca po prejemu popolne vloge oziroma od začetka postopka po uradni dolžnosti, ko gre za skrajšan ugotovitveni postopek. V praksi stranke vloge velikokrat pošiljajo v petek popoldne ali pred prazniki, pri vročitvi odločbe stranki pa je treba upoštevati še morebitno fikcijo vročitve. Organ ima v skrajšanem ugotovitvenem postopku tako le malo časa za izdajo odločbe, pozivanje stranke na dopolnitev pa je praktično neizvedljivo. ZUP-I sicer skrajšuje rok, po katerem nastopi fikcija vročitve, vendar bo tudi to v praksi omogočalo največ eno pozivanje strank na dopolnitev.

Ali je pri štetju zakonsko določenega roka, v katerem mora upravni organ izdati odločbo, dopustno uporabiti drugačno razlago določb ZUP oziroma se opreti na druge določbe zakona, in ne zgolj na pravila o pravočasnosti vložitve vloge iz 68. člena ZUP (npr. pri odločanju o odmeri komunalnega prispevka), zlasti ob upoštevanju pravil o vročanju in dopolnjevanju vlog?

Ali lahko upravni organ vlogo zavrže kot nepopolno v primeru, ko je k vlogi priložena predpisana dokumentacija, ki pa vsebinsko ni skladna s področnimi predpisi (npr. projektna dokumentacija, ki ni skladna s predpisi o graditvi objektov), torej gre za formalno popolno, vendar vsebinsko neustrezno vlogo.

Rok je časovno obdobje, v katerem lahko ali mora organ oziroma stranka opraviti določeno dejanje. V osnovi se roki delijo na materialne in procesne. Materialni roki se nanašajo na materialnopravne pravice ali obveznosti, ki so predmet postopka, in jih praviloma določajo področni predpisi, mednje pa sodita na primer rok za vložitev zahteve in rok za izpolnitev obveznosti. Procesni roki pa opredeljujejo časovne omejitve za opravljanje procesnih dejanj v postopku in jih lahko določajo bodisi področni predpisi bodisi neposredno ZUP.

Nadalje teorija roke deli še na zakonske in tiste, ki jih določi uradna oseba; na podaljšljive in nepodaljšljive; objektivne in subjektivne; absolutne in relativne ter prekluzivne in instrukcijske roke (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2023, glej tudi primer Podaljšanje procesnega roka, ki ga določa zakon). Procesni roki za stranke so praviloma prekluzivni in iztek roka pomeni izgubo procesne pravice, če oseba, na katero se pravica nanaša, v roku ni opravila procesnega dejanja (sodba UPRS I U 413/2020-10 z dne 8. 12. 2020). Instrukcijski procesni roki so namenjeni organu in predstavljajo navodilo organu, naj v določenem času opravi posamezno procesno dejanje.

Rok za izdajo odločbe skladno z 222. členom ZUP začne tečni z dnem prejema popolne vloge (glej tudi primer Ravnanje organa pri vloženi nepopolni ali nerazumljivi vlogi, če področna zakonodaja določa posebne roke). Nepopolne ali nerazumljive vloge obravnava 67. člen ZUP, ki določa, da četudi je vloga nepopolna ali nerazumljiva, je ni dovoljeno zavreči, temveč mora organ v roku petih delovnih dni zahtevati v obliki dopisa odpravo pomanjkljivosti in določiti vložniku nov rok, v katerem mora vlogo dopolniti. V drugem odstavku istega člena ZUP je opredeljeno, da se šteje, da je vloga vložena takrat, ko so pomanjkljivosti v roku odpravljene. Če poseben zakon, nadrejen ZUP, ne določa krajšega ali daljšega roka, mora organ na podlagi prvega odstavka 222. člena ZUP izdati odločbo: v skrajšanem ugotovitvenem postopku (kadar ni potreben poseben ugotovitveni postopek) čim prej, najpozneje pa v enem mesecu (ne v 30 dneh) od prejema popolne vloge ali začetka postopka po uradni dolžnosti; v posebnem ugotovitvenem postopku pa najpozneje v dveh mesecih (ne v 60 dneh) od prejema popolne vloge ali začetka postopka po uradni dolžnosti. Pojem izdaja odločbe v smislu navedenega člena ZUP zajema tudi njeno dejansko ali fiktivno vročitev, saj odločba šele takrat zavezuje organ in stranko.

V konkretnem primeru je upoštevaje vsa pravila ZUP glede štetja rokov ter (dejanske ali fiktivne) vročitve končnega akta realno gledano v skrajšanem ugotovitvenem postopku sorazmerno malo časa za vsebinsko delo organa. Čeprav je rok za izdajo odločbe instrukcijski in praviloma nima škodljivih posledic za organ, pa skladno z načelom zakonitosti v upravnem postopku iz 6. člena ZUP, ki je del ustavnega načela pravne države, zavezuje organ k aktivnostim za izdajo odločbe v opredeljenem roku, hkrati pa daje pristojnim organom možnost nadzora in ukrepanja v primeru neutemeljenih zastojev pri delu organa (sodba Vrhovnega sodišča RS U 14/2008 z dne 12. 5. 2010). Če organ ne odloči v predpisanem roku, lahko stranka vloži pritožbo zaradi molka organa (fikcija negativne odločbe), in sicer kadarkoli po preteku roka, dokler odločba ni izdana.

Po uveljavitvi Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP-I, Ur. l. RS, št. 85/25), torej od 7. 2. 2026, se spreminja tudi začetek teka roka za odločanje v primeru nepopolne vloge stranke. Kot določa ZUP-I, mora pristojni organ odločbo izdati čim prej, najpozneje pa v enem oziroma dveh mesecih od dneva, ko je prejel vlogo za začetek postopka, oziroma od dneva, ko je bil postopek začet po uradni dolžnosti. Rok za odločanje organa tako začne teči že od prejema prve zahteve stranke, ne glede na njeno popolnost, pri čemer dopolnjevanje vloge praviloma ne vpliva na tek roka. Z uveljavitvijo ZUP-I se spreminja tudi domneva vložitve oziroma pravočasnosti vloge, poslane po pošti. Če se vloga pošlje po pošti, se kot dan, ko je organ prejel vlogo, šteje dan oddaje priporočene pošiljke na pošti oziroma dan sprejetja poštne pošiljke, ki ga označi izvajalec poštne storitve. Če dan sprejetja poštne pošiljke ni označen ali ni razviden, se šteje, da je vloga vložena, ko jo organ prejme. Za pravočasnost vloge po ZUP-I ni več odločilno, ali je vložnik uporabil priporočeno poštno pošiljko, ampak kdaj je pošiljko oddal izvajalcu poštnih storitev oziroma kdaj jo je ta sprejel. Izdaja odločbe v smislu učinkov do naslovnikov še vedno nastopi šele z dejansko ali fiktivno vročitvijo, vendar je po ZUP-I za izdajo odločbe po 222. členu treba šteti trenutek odločitve organa oziroma uradne osebe, ko ob upoštevanju pravnega in dejanskega stanja upravne zadeve odloči tako, da s podpisom odločbe oblikuje oblastno voljo, ki izhaja iz odločbe. Če v posebnem (in ne tudi v skrajšanem) ugotovitvenem postopku zaradi zahtevnosti ugotovitvenega postopka ali razlogov na strani stranke ali organa ni mogoče izdati odločbe v roku dveh mesecev, lahko organ podaljša rok za največ dva meseca in o tem obvesti stranko. V obvestilu navede razlog za neizdajo odločbe v predpisanem roku. Ta možnost naj bi se, tudi z vidika varstva pravic strank iz 7. člena ZUP, uporabljala le izjemoma. V praksi izvajanja ZUP-I bodo glede na splošni pomen rokov organi, po možnosti bolj kot prej, morali paziti, da bodo postopke vodili hitreje in znotraj instrukcijskega roka za izdajo odločbe. Poleg ostalih sprememb vročanja, pa ZUP-I tako pri vročanju dokumentov v elektronski kot tudi fizični obliki skrajšuje rok za nastanek fikcije vročitve iz 15 na 7 dni, pri čemer je pri njenem nastanku treba upoštevati različno določen začetek teka roka za posamezne načine vročanja.

V zvezi s popolnostjo vloge 66. člen ZUP določa, da mora biti vloga razumljiva in vsebovati vse bistvene sestavine, ki omogočajo njeno obravnavo, ter priloge, ki jih zahtevajo posebni predpisi. Če je vloga formalno popolna, je ni mogoče zavreči zgolj zato, ker je priložena dokumentacija vsebinsko neustrezna ali neskladna s področnimi predpisi (glej UPRS Sodba II U 515/2017-13 z dne 6. 5. 2020). Določba 129. člena ZUP namreč taksativno določa razloge za zavrženje zahteve, med katerimi vsebinska neustreznost prilog ni navedena. V takem primeru mora organ voditi ugotovitveni postopek in o zahtevi odločiti z vsebinsko odločbo.