Upravni organi pogosto prejmejo zahtevke strank, ki so nemalokrat nepopolni ali nerazumljivi. Področna zakonodaja določa, da mora vložnik zahtevek vložiti najmanj en delovni dan pred nameravanim dejanjem, za katerega prosi za odobritev. Kako naj organ ravna v takšnih primerih in kateri rok naj upošteva, saj ZUP v 67. členu določa, da organ v petih delovnih dneh pregleda popolnost vloge in nato zahteva dopolnitev?

Kako pa organ postopa v primeru, da je stranka 31. 5. poslala organu zgolj eno prilogo zahteve (npr. izpis prometa iz banke) brez navedbe, kaj želi uveljavljati ali dokazovati. Stranki je bil poslan poziv za dopolnitev, nato pa je fizično predložila še celotno zahtevo (npr. za uveljavljanje pravic iz javnih sredstev). Če je vloga popolna šele z odpravo pomanjkljivosti, ali se datum vloge upošteva kot datum dopolnitve ali kot prvotni datum, to je 31. 5., posebej ker je priznanje pravice vezano na datum vložitve vloge?

Vsaka vloga mora biti jasna in popolna, da se upravni postopek sploh lahko uvede. Pri tem ni pomembno, kako je vložnik imenoval vlogo, saj je odločilno tisto, kar vsebuje, ne njen naziv (falsa nominatio non nocet), vsebina tako kaže na cilj, ki ga vložnik zasleduje z vlogo. Vendar pa nedvomno mora biti vsaka vloga razumljiva in mora obsegati vse, kar je potrebno, da se jo obravnava, torej vse formalne sestavine, ki jih kot obvezne za posamično vlogo določa ZUP ali drug zakon, ki ureja odločanje v posamezni upravni zadevi (po Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 205 – 206).

Nepopolne ali nerazumljive vloge obravnava 67. člen ZUP, kjer je določeno, da četudi je vloga nepopolna ali nerazumljiva, je ni dovoljeno zavreči, temveč mora organ v roku petih delovnih dni zahtevati v obliki dopisa odpravo pomanjkljivosti in določiti vložniku nov rok, v katerem mora vlogo dopolniti. V drugem odstavku istega člena ZUP je opredeljeno, da se šteje, da je vloga vložena takrat, ko so pomanjkljivosti v roku odpravljene. V nasprotnem primeru organ vlogo zavrže s sklepom, zoper katerega je dovoljena pritožba.

V primeru, ko področna zakonodaja natančneje določa del postopka, je treba upoštevati podrejeno (ali subsidiarno) uporabo splošnega procesnega zakona. Drugi odstavek 3. člena ZUP določa, da se na upravnih področjih, za katera je z zakonom predpisan posebni upravni postopek, postopa po določbah posebnega zakona. Z zakonom, ki predpisuje posebni upravni postopek, je treba razumeti tudi zakone, ki drugače urejajo samo posamezna vprašanja postopka, kar določa prvi odstavek istega člena. V vseh primerih namreč velja, da se primarno uporabljajo posebne določbe zakona, ki za določeno upravno področje postopkovna vprašanja urejajo drugače, določbe ZUP pa subsidiarno, torej le v obsegu, ki v posebnem zakonu ni drugače urejen (glej Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2008, str. 49).

Če področni zakon ali na njegovi podlagi izdan podzakonski predpis določa nek rok za vložitev zahtevka, je breme jasne in popolne ter tudi pravočasne formalno ustrezne vloge na vložniku. Vseeno mora organ, ki prejme nerazumljivo ali nepopolno vlogo, vložnika zaradi vezanosti na ZUP (če področni predpis ne določa izrecno drugače, npr. v skrajnem primeru celo pozitivno fikcijo ugoditve zahtevku) vložnika pozvati k dopolnitvi, čimprej oz. po rokih, določenih v 67. členu ZUP, če rokov za formalni preizkus vloge in dopolnitev le te področna zakonodaja ne določa drugače. To pomeni, da stranka lahko pravico uveljavlja samo s popolno in jasno ter pravočasno vlogo. Dokler zahteva ni razumljiva in popolna, toliko časa se ne more šteti, da je vložena pravočasno. Do tedaj pa se postopek ne more uvesti in tako dovoljenje ali spričevalo ali druga posebna odločba ne more biti izdana. Analogno velja za zahteve, kjer je priznanje pravice vezano na rok vložitve zahteve, npr. v socialnih zadevah.

Peti odstavek 68. člena ZUP še določa, da se nepopolna ali nejasna vloga šteje za pravočasno, če jo je vložnik vložil v predpisanem roku, ter je v roku, ki mu ga je določil organ, popravil pomanjkljivosti. To pomeni, da je pravočasna, čeprav se bodo pomanjkljivosti (lahko) odpravile že po preteku roka za vložitev vloge, vendar v roku, določenem za dopolnitev (glej npr. sodbo UPRS I U 2514/2018-10 z dne 14. 5. 2020).

Torej se pravočasnost vloge in priznanje pravice, ki jo vložnik uveljavlja v vlogi, v danem primeru presoja po dnevu vložitve prvotne vloge, če je ustrezno dopolnjena v zahtevanem roku, čeprav je bila prvotno nepopolna (ali nerazumljiva; več tudi Sever v Kovač in Kerševan (ur.), ZUP s komentarjem, 2022, 1. knjiga, str. 466). Rok za izdajo odločbe skladno z 222. členom ZUP pa začne teči od prejema popolne vloge.