Stranki je bilo poslano obvestilo in pouk, da se v roku, ki ga določa zakon (npr. 5 dni od vročitve obvestila) lahko izjavi o vseh dejstvih in okoliščinah primera (npr. prekrška po ZP-1 s smiselno rabo ZUP). Stranka je po preteku roka na organ naslovila prošnjo za podaljšanje roka, pri čemer opravičeni razlogi za morebitno podaljšanje roka niso bili podani. Kako naj postopa uradna oseba?

Ali je rok, ki ga stranki postavi uradna oseba za predložitev pojasnil in dokazil po 99. členu ZUP (vzporedno inšpektor zavezancu po 29. členu ZIN) podaljšljiv?

Za posamezna dejanja v postopku se določijo roki, ki so pomembni predvsem z vidika načel zakonitosti, varstva pravic strank ter javne koristi in ekonomičnosti. Ko se ugotavlja potek roka, je najprej treba preveriti, ali je rok materialno ali procesnopravni, pri tem pa je treba izhajati iz njegove vsebine in ne iz pretežne narave zakona, v katerem je rok določen.

Glede na način štetja rokov, roke delimo na relativne (to so roki določeni v dnevih, mesecih ali letih, za katere je značilno, da je začetek teka roka in posledično iztek odvisen od dogodka, ki povzroči začetek tega roka, npr. vročitev) ali na absolutne roke (to so roki, ki iztečejo na točno določen dan, npr. do 31. decembra 2025). Glede na možnost podaljšanja roka ločimo na podaljšljive, ki jih določi uradna oseba, in nepodaljšljive, ki so določeni s zakonom ali drugim predpisom. Za materialne roke velja, da se z njimi uveljavljajo materialne pravice ali nalaga materialne obveznosti (npr. vložitev zahteve za priznanje materialne pravice), procesni roki pa so določeni za opravo posameznih procesnih dejanj (npr. vložitev pravnega sredstva) (glej Kovač in Jerovšek, 2023, Upravni postopek in upravni spor, str. 155-156).

Ko se ugotavlja potek roka, je tako najprej treba preveriti, ali je rok materialni ali procesni, namreč od tega bo odvisno, ali je rok podaljšljiv ali ne. Materialni roki praviloma niso podaljšljivi (razen če bi podaljšanje materialnega roka določil področni zakon; glej spodaj), ko je nasprotno procesne roke praviloma vedno možno podaljšati.

Kadar roki niso določeni z zakonom, podzakonskim predpisom, aktom za izvrševanje javnih pooblastil ali predpisom lokalne skupnosti jih, glede na okoliščine primera, določi uradna oseba, ki postopek vodi (99. člen ZUP). Po ZUP materialnega roka organ ne sme podaljšati, upravičen pa je podaljšati procesne roke, ki jih je določil sam, vendar ne tudi tistih, ki so predpisani, če tega ne omogoča predpis, ki rok določa (glej Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 600-601 in ta primer). Procesne roke lahko določajo področni predpisi (drugače kot ZUP) ali neposredno ZUP in so podaljšljivi, če jih določi uradna oseba in po dolžini niso opredeljeni že v samem zakonu. Glede na različna merila se procesni roki delijo na nadaljnje skupine. Najpomembnejši kriterij so posledice, ki nastanejo po njihovem izreku za stranko ali organ.  (Procesni) prekluzivni roki se navezujejo na stranke in iztek roka pomeni izgubo procesne pravice, če oseba, na katero se rok nanaša, v določenem času ni opravila procesnega dejanja (sodba UPRS I U 413/2020-10 z dne 8. 12. 2020), medtem ko procesni instrukcijski rok predstavlja navodilo organu, naj v določenem roku opravi določeno procesno dejanje (glej Kovač in Jerovšek, prav tam, str. 156-157). Po ZUP se lahko rok, ki ga je določila uradna oseba, ki vodi postopek, in s predpisi določen rok, ki ga je mogoče podaljšati, podaljšata na prošnjo prizadete osebe pred iztekom roka, vendar! le v primeru, če so za to podani opravičeni razlogi za podaljšanje (tretji odstavek 99. člena ZUP), ki jih mora stranka sama tudi izkazati. Pretečenega roka torej ni mogoče podaljšati (sodba VSRS I Up 164/2017 z dne 4. 10. 2017). Nadalje, ko gre za procesni prekluzivni rok, pa je stranka zamudila rok v katerem bi morala opraviti določeno dejanje postopka iz opravičenih vzrokov, je mogoča le vrnitev v prejšnje stanje (103. člen ZUP; glej ta primer).

Če uradna oseba kljub prejemu prošnje za podaljšanje roka pred njenim iztekom vseeno meni, da opravičeni razlogi za podaljšanje roka niso izkazani, izda sklep o zavrnitvi (sic!) zahteve za podaljšanje oz. obratno, ob utemeljenih razlogih, sklep o podaljšanju roka. Zoper sklep o podaljšanju roka (tako ugoditvi zahteve za podaljšanje, kot tudi zavrnitvi) pritožba ni dovoljena (četrti odstavek 99. člena ZUP), niti zoper tak akt ni dovoljen upravni spor (glej sklep UPRS II U 44/2009 z dne 18. 8. 2010). Odločitev o (ne)podaljšanju roka bo tako možno izpodbijati zgolj s pravnimi sredstvi zoper odločitev o glavni stvari. 

Uradna oseba, ki vodi postopek, lahko med postopkom ves čas ugotavlja dejansko stanje in izvaja dokaze o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe, tudi o tistih, ki v postopku še niso bila navedena (prvi odstavek 139. člena ZUP). Tako lahko uradna oseba za namen razjasnitve dejanskega stanja po 140. členu ZUP od stranke vedno zahteva, da ta za svoje navedbe predlaga in predloži dokaze, razen teh, ki bi jih lahko hitreje in lažje preskrbel organ, ki postopek vodi oz. potrdil, ki jih organi po 180. členu ZUP niso dolžni izdajati. Smiselno enako velja tudi na področju inšpekcijskega nadzora, ko lahko inšpektor v skladu z 29. členom Zakona o inšpekcijskem nadzoru (ZIN, Ur. l. RS, 43/07 in nasl.), zavezancu določi rok za predložitev pisnega pojasnila, dokumentacije in izjave v zvezi s predmetom nadzora. V teh primerih gre torej za rok, ki ga določi uradna oseba glede teka postopka in tako za procesni rok, ki se ga lahko na podlagi utemeljene prošnje zavezanca pred iztekom roka tudi podaljša (tretji odstavek 99. člena ZUP).

Določila ZUP o rokih se glede na 58. člen Zakona o prekrških (ZP-1, Ur. l. RS, št. 7/03 in nasl.) smiselno uporabljajo tudi v prekrškovnih zadevah. Iz konkretnega primera predstavljenega v vprašanju izhaja, da gre za zamudo prekluzivnega roka (izjaviti se), torej roka za uveljavljanje procesne pravice, da se stranka izjavi o vseh dejstvih in okoliščinah primera, tu prekrška.

Ker gre v tem primeru za zakonsko določeni nepodaljšljivi (peremptorni) rok, organ v primeru prejete vloge za njegovo podaljšanje postopa po tretji točki prvega odstavka 129. člena ZUP in o prošnji odloči s posamičnim upravnim aktom, torej ob prepozni vlogi s sklepom o zavrženju.

Pritožbe zoper sklepe niso (vedno) dovoljene oziroma so dovoljene zgolj takrat, kadar je z zakonom to izrecno določeno. V skladu s 129. členom ZUP je zoper sklep o zavrženju vloge (npr. iz razloga prepozne zahteve za podaljšanje)  pritožba sicer dovoljena, kar pa ne velja (glej zgoraj) za pritožbo zoper sklep o ugoditvi oz. zavrnitvi podaljšanja roka.