Stranka od organa zahteva fotokopije dokumentacije v zadevi (npr. na področju uveljavljanja pravic iz javnih sredstev pri CSD), ki jih želi prejeti po pošti na svoj naslov. Organ dvomi, da je dopis dejansko poslala stranka. Ali lahko organ od stranke zahteva, da se osebno zglasi pri organu in kako postopati v primeru, da stranka tega ne stori? Ali izda organ sklep, da se vpogled v zadevo zavrne?

Vloge so kakršnakoli sporočila in dejanja stranke oziroma drugih oseb organu, ki predstavljajo izjavo volje v razmerju do organa, ne glede na tip, vsebino, ali obliko. Vloga se presoja po vsebini in ne po njenem nazivu (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2019). Vloga mora biti razumljiva in mora obsegati vse, kar je treba, da jo organ lahko obravnava (prvi odstavek 66. člena ZUP). Formalna popolnost in razumljivost vloge predstavljata prvi pogoj za preizkus, ali vloga izpolnjuje procesne predpostavke za vsebinsko obravnavo po 129. členu ZUP (Sever v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, komentar k 67. členu, str. 453). To pomeni, da mora vloga vsebovati vse elemente, ki so nujni za njeno obravnavo, tako da lahko organ ugotovi, kdo je vložnik, kaj zahteva in na kakšni pravni podlagi. Minimalne sestavine vloge določa 66. člen ZUP, pri čemer področni predpisi za določene vrste vlog pogosto zahtevajo dodatne obvezne elemente (glej primera Formalna ne/popolnost vloge/zahtevka in Formana (ne)popolnost vlog). Tako morajo npr. pritožbe ali predlogi za vrnitev v prejšnje stanje poleg splošnih sestavin vsebovati tudi posebne podatke, ki omogočajo presojo njihove dopustnosti in utemeljenosti, kar podrobneje opredeljujejo ZUP in posamični področni akti.

Poseben vidik formalne popolnosti vloge po 66. členu ZUP se nanaša tudi na ugotavljanje istovetnosti vložnika, saj tako pri fizičnih kot elektronskih vlogah ne sme biti dvoma o identifikaciji konkretnega vložnika (glej Obravnava e-vloge brez varnega e-podpisa). Kadar organ dvomi, ali je vlogo res vložila oseba, ki je na njej navedena kot stranka, postopa skladno s tretjim odstavkom 67. člena ZUP, ki določa, da mora organ v takem primeru stranko pozvati, naj prejeto vlogo potrdi s pisno potrditvijo, če vloga ne izpolnjuje pogojev glede podpisa po drugem odstavku 63. člena (glej sodbo UPRS II U 93/2016 z dne 26. 10. 2016) . Namen te določbe je preprečiti zlorabe postopka in zagotoviti, da se postopek vodi le na zahtevo dejanskega vložnika. Če stranka v določenem roku vloge ne potrdi, organ vlogo po drugem odstavku 67. člena zavrže (glej primer Postopanje organa po predložitvi formalno nepopolnega zahtevka).

4 in UPRS Sodba II U 65/2024-9 z dne 27. 5. 2024). S tem zakon zagotavlja ravnotežje med varstvom pravic stranke in procesno disciplino, saj organ brez potrditve ne more zanesljivo ugotoviti, kdo je nosilec procesnih pravic in obveznosti, hkrati pa stranki daje možnost, da dvom odpravi in prepreči zavrženje vloge. Pri tem lahko poseben postopkovni zakon glede vloge določa drugačna pravila – v tem primeru se glede presojanja formalnosti vloge postopa po njem (glej tudi pVeljavnost prošnje za pridobitev dokumenta, poslane po e-pošti brez lastnoročnega podpisa).

V okviru pravice do vpogleda v dokumente zadeve 82. člen ZUP določa, da ima stranka možnost pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške pridobiti njihove kopije. Vpogled je mogoč v fizični obliki pod nadzorom organa ali prek informacijskega sistema z ustrezno elektronsko identifikacijo. Pravico ima tudi vsakdo, ki verjetno izkaže pravno korist, pri čemer mora to obrazložiti, če organ dvomi o njenem obstoju (glede narave postopka glej tudi sodbo UPRS III U 108/2020-10 z dne 18. 10. 2024). Določene omejitve veljajo zaradi varstva mladoletnih oseb in drugih ranljivih skupin, prav tako pa ni dovoljen vpogled v zapisnik o posvetovanju in glasovanju ter v osnutke odločb. Zoper sklep o zavrnitvi vpogleda ali izdaje kopij je dovoljena pritožba. Takšna ureditev zagotavlja varstvo temeljnih postopkovnih pravic stranke (glej primer Pravica do vpogleda in prepisa dokumentaciej v razpisnem postopku), hkrati pa ščiti občutljive informacije in integriteto postopka.

V konkretnem primeru, ko obstaja dvom, ali je vlogo za pridobitev fotokopij dokumentacije v zadevi res posredovala stranka, organ najprej stranko pisno pozove, naj svojo zahtevo skladno s tretjim odstavkom 67. člena ZUP pisno potrdi ali se osebno zglasi pri organu, da to stori. Ob osebnem obisku lahko stranka poda potrditev vloge s podpisom ali izkaže identiteto, nato pa ji lahko organ vroči kopije dokumentov osebno. Bistveno je, da se organ prepriča, da je dokumentacija izročena dejanski stranki. Če stranka v določenem roku vloge ne potrdi oziroma se ne odzove na poziv, organ zahteve ne more vsebinsko obravnavati in jo zato po drugem odstavku 67. člena ZUP zavrže. V tem primeru se ne izda sklep, da se zahteva po vpogledu oziroma izročitvi dokumentacije po 82. členu ZUP zavrne, saj razlog za odločitev ni v omejitvah pravice do vpogleda, temveč v ne-odpravljenem dvomu glede vložnika. Šele, ko se organ prepriča o identiteti vložnika, pa njegovo zahtevo vsebinsko obravnava in torej zahtevi ugodi ali pa jo s sklepom po devetem odstavku 82. členu ZUP zavrne. ZUP sicer izrecno ne določa, kako upravičenec pridobi fotokopije dokumentov v zadevi (po pošti ali osebno pri organu), zato je v navedenem primeru, glede na okoliščine dvoma o identiteti stranke, ustrezno, da se stranko osebno povabi k organu in se ji dokumentacijo od potrditvi identifikacije izroči tam, saj je bistveno, da dokumentacijo organ izroči pravi osebi (o načinu posredovanja kopij dokumentacije v zadevi glej tudi primer Način posredovanja (elektronskih) kopij spisne dokumentacije).