Vloge – poleg vabil, zapisnika in pravice pregleda dokumentov – spadajo med oblike občevanja med organi in strankami v ožjem smislu. Prvi odstavek 63. člena ZUP primeroma našteva vloge v obliki zahtev, predlogov, prijav, prošenj, pritožb, ugovorov ali drugih dejanj. Organi pri presoji vloge niso vezani na njeno poimenovanje, temveč njeno vsebino (falsa nominatio non nocet). Tako lahko stranka poimenuje vlogo kot "predlog" ali "prošnja", vendar se ta obravnava kot zahteva ali pritožba, če iz vsebine izhaja, da želi uveljaviti navedeno (glej Sever v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1 knjiga, str. 420-421).

Vloga (tudi po vsebini), ki je poslana po elektronski poti, vendar ni podpisana s kvalificiranim elektronskim podpisom, je formalno nepopolna, zato jo organ praviloma ne more obravnavati, ampak mora od stranke zahtevati, da pomanjkljivost odpravi tako, da vložitev vloge potrdi po elektronski poti s kvalificiranim elektronskim podpisom oziroma, če tega nima, s potrditvijo v fizični obliki, ki bo vsebovala lastnoročni podpis, razen če gre za primer iz sedmega odstavka 63. člena ZUP oziroma primere iz 101. člena Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS št. 9/18 in nasl.; več v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, komentar k 63. in nasl. členom, glej tudi Uredbo eIDAS). Praviloma se torej pri elektronskih vlogah zahteva kvalificiran e-podpis, tj. e-podpis z digitalnim potrdilom in ne le navaden (skeniran lastnoročni) podpis, kar preprečuje možnosti zlorab pri e-poslovanju, ker je elektronski podpis enolični identifikator in zagotavlja nesporno identifikacijo posameznika. Glej tudi sodbo SEU C 362/21 z dne 20. 10. 2022, da so nacionalni standardi upravičeni, a le do te mere, da ni neupravičenega razlikovanja med fizično in e-komunikacijo. Podpis namreč izraža voljo vložnika po določenem ravnanju (glej Podlipnik v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 35), zato organ vloga lahko izjemoma obravnava brez predpisanega (kvalificiranega elektronskega oziroma lastnoročnega) podpisa, če zaradi specifičnih okoliščin v zvezi z vlogo, ni dvoma, da izraža pravilno in resnično voljo vložnika (gl. tretji odstavek 67. člena ZUP). Toda navedena izjema situacija ne spremeni osnovnega zakonskega izhodišča, da mora vložnik vložiti podpisano vlogo.

Nekateri postopkovni zakoni, kot na primer Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ, Ur. l. RS, št. 51/06 – UPB in nasl.), v posebnih upravnih postopkih določajo drugačna pravila, ker velja načelo subsidiarnosti. Torej, če poseben postopkovni zakon glede vloge določa drugačna pravila, se postopa po njem; sicer pa po ZUP. Elektronske vloge po ZDIJZ so sicer po UUP opredeljene kot vloge, ki jih ni treba podpisati s kvalificiranim elektronskim podpisom.

ZUP ureja postopek odločanja o pravicah, pravnih koristih in obveznostih strank v upravnih razmerjih (o upravni zadevi gl. 2. člen ZUP). A v neposredni povezavi s predmetom urejanja, tj. upravno zadevo, ZUP določa tudi nekaj posebnih postopanj, ki sicer niso opredeljena kot upravna stvar, kot velja med drugim za izdajo potrdil. S potrdili (izpiski, certifikati itd.) državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil potrjujejo določeno dejstvo, o katerem vodijo uradno evidenco, ali dejstvo, ki so ga ugotovili po predhodno izvedenem posebnem ugotovitvenem postopku (179. člen ZUP in nasl.). Za vloge o izdaji potrdil pa ZUP določa nekoliko drugačna pravila kot za zahtevke ali pritožbo in druge izjave volje, saj je npr. zahtevo za izdajo potrdila mogoče vložiti le ustno, medtem ko morajo biti vloge v postopku upravnega odločanja vložene le pisno (fizično ali elektronsko) ali ustno na zapisnik.

Sklepno torej velja: če organ prejme prošnjo za izdajo dokumenta preko elektronske pošte brez podpisa, se postopa po ZUP, kot opisano zgoraj, razen če posebni postopkovni zakon, v zvezi s predmetno zadevo, določa drugačno ravnanje.