Objavljen je bil javni razpis (npr. občine za štipendije za nadarjene dijake občine v določenem šolskem letu). V razpisni dokumentaciji je bilo določeno, da mora biti prijava oddana elektronsko do izteka razpisnega roka in da mora vlagatelj natisnjeno in podpisano elektronsko prijavo z vsemi obveznimi dokazili in prilogami oddati osebno ali po pošti prav tako do izteka roka. V razpisni dokumentaciji je bilo navedeno opozorilo, da bo kandidat, ki ne odda popolne prijave (če manjka natisnjena in podpisana e-prijava, potrdilo o vpisu v šolskem letu 2025/2026, potrdilo o opravljenih obveznostih v šolskem letu 2024/2025, življenjepis), pozvan k dopolnitvi vloge. Nepopolne prijave, ki jih kandidati ne dopolnijo v skladu s pozivom, bodo s sklepom zavržene.

Vlagatelj je pravočasno oddal elektronsko prijavo, ni pa pred iztekom roka oddal natisnjene in podpisane prijave ter zahtevanih dokazil in prilog. Po poteku roka je bil vlagatelju poslal poziv, v katerem pa ni bil pozvan k dopolnitvi vloge, temveč naj v določenem roku dokaže, da je manjkajoče dokumente pravočasno oddal.

Dilema je, ali je občina ravnala pravilno, ko je vlagatelja pozvala na dokazovanje pravočasne predložitve manjkajočih dokumentov, ali pa bi morala vlagatelja v skladu z razpisom in pravili upravnega postopka pozvati k vsebinski dopolnitvi vloge, ne da bi od njega zahtevala dokazila o pravočasnosti oddaje teh manjkajočih dokazil in prilog.

Organ oziroma uradna oseba, pooblaščena za sprejem vlog, mora vlogo sprejeti vedno, tudi če ugotovi, da je formalno pomanjkljiva oziroma ne vsebuje vseh podatkov, ki jih določa ZUP ali področni predpis (prvi in drugi odstavek 67. člena ZUP). Uradna oseba, ki je določena za sprejem vlog, mora v tem primeru po 67. členu ZUP in 19. členu Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.), stranko na pomanjkljivosti ustno opozoriti ter ji pojasniti, kako naj jih odpravi. Če stranka vztraja, da se njena vloga kljub temu sprejme, se v zadevi napravi zaznamek, da je stranka bila opozorjena na pomanjkljivosti. Določbe UUP je treba razumeti v okviru določb ZUP in se v primeru neposrednega neskladja med obema predpisoma ravnati po ZUP kot višjem aktu.

67. člen ZUP določa, da organ nepopolnih ali nerazumljivih vlog ne sme ne sprejeti ali takoj zavreči, ampak mora od stranke zahtevati, da pomanjkljivosti odpravi. Organ tako vložnika pozove k dopolnitvi z zahtevo v obliki dopisa za odpravo pomanjkljivosti. Če stranka pomanjkljivosti odpravi v predpisanem roku, se šteje, da je vloga bila vložena takrat, ko so bile njene pomanjkljivosti odpravljene. Če stranka pomanjkljivosti vloge ne odpravi, pa jo organ na podlagi drugega odstavka 67. člena ZUP kot nepopolno zavrže s sklepom (prav tam, str. 455 - 456). Samo zaradi tega, ker stranka ni priložila vseh zahtevanih prilog, ni dovoljeno zavrniti sprejema vloge, ampak je treba z njo ravnati kot z nepopolno oziroma pomanjkljivo vlogo. Takšne vloge tudi ni dovoljeno takoj zavreči. Po praksi Ustavnega sodišča sodi to pravilo med temelje pravne države (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 106) prav tako pa uresničuje 7. člen ZUP, in sicer temeljno načelo varstva pravic strank (več o tem v primerih Ravnanje organa v primeru nepopolne vloge - Upravna svetovalnica in Poziv za dopolnitev vloge, dopis za odpravo pomanjkljivosti - Upravna svetovalnica).

Smiselno enako mora organ ravnati, če stranka v vlogi ne predlaga ali ne predloži dokazov (t. i. materialno nepopolna vloga). Skladno s 140. členom ZUP ji mora dati možnost, da pomanjkljivosti odpravi v roku, ki ga določi, vendar če stranka ne sledi pozivu, vloge ne ne sme zavreči, kot če je formalno pomanjkljiva in s tem nesposobna za obravnavo, ampak mora o zahtevku odločiti z (zavrnilno) odločbo.

V danem primeru je občina v razpisni dokumentaciji je določila, da mora biti prijava oddana elektronsko do izteka razpisnega roka in da mora vlagatelj - stranka, natisnjeno in podpisano elektronsko prijavo z vsemi obveznimi dokazili in prilogami oddati osebno ali po pošti prav tako do izteka roka. Pri tem je občina navedla opozorilo, da bo kandidat, ki ne odda popolne prijave (vključno z natisnjeno in podpisano e-prijavo), pozvan k dopolnitvi vloge.; nepopolne prijave, ki jih kandidati ne dopolnijo v skladu s pozivom, pa bodo s sklepom zavržene. Pri tem je odprto vprašanje, do katere mere se lahko procesna pravila ureja z razpisom (glej sodbo VSRS X Ips 357/2015 z dne 5. 4. 2017).

Stranka je na podlagi objavljenega razpisa pravočasno oddala elektronsko prijavo, ni pa pred iztekom roka oddala natisnjene in podpisane prijave ter zahtevanih dokazil in prilog. Nato je s strani občine prejela poziv k dopolnitvi vložene vloge. Z njim je bila pozvana, da mora v roku petih delovnih dni po vročitvi poziva izkazati, da je pravočasno oddala popolno prijavo (tj. natisnjena in podpisana e-prijava s priloženimi zahtevanimi dokazili).

Tak poziv k dopolnitvi vloge ni skladen z določbami ZUP in pogoji iz razpisa, saj občina stranki ni omogočila odprave pomanjkljivosti njene vloge, temveč je od nje zahtevala dokazovanje pravočasnosti tistega, kar sploh ni bilo oddano. Čeprav je občina v pozivu navedla, da bo nedopolnjeno vlogo skladno z določbami 67. člena ZUP s sklepom zavrgla, je ravnala v nasprotju z določbami tega člena, ki določa odpravo formalnih pomanjkljivosti, ne pa dokazovanja, da pomanjkljivosti niso obstajale. Prav tako tak poziv ni skladen z razpisno dokumentacijo, ki izrecno določa, da bo kandidat, ki ne odda popolne prijave, pozvan k dopolnitvi vloge. Smisel poziva k dopolnitvi vloge je zagotoviti, da stranka v roku, ki ga določi organ, predloži vse manjkajoče zahteve, s čimer se njena vloga šteje za popolno in jo lahko organ vsebinsko obravnava. Razpisna dokumentacija je namreč izrecno določala, da se kandidata, ki ne odda popolne vloge (tj. natisnjena in podpisana e-prijava s priloženimi zahtevanimi dokazili), pozove k dopolnitvi, nepopolna vloga, ki je stranka v določenem roku ne dopolni, pa se s sklepom zavrže (glej tudi primer Pravočasnost vloge po področnih pravilih, vložena po pošti in elektronsko - Upravna svetovalnica).

Zato bi morala občina v tem primeru - čeprav stranka ni predložila tudi podpisane papirne vloge in zahtevanih dokazil oz. prilog - skladno z razpisom najprej omogočiti odpravo pomanjkljivosti vloge s pozivom k dopolnitvi vloge.