Ali je poziv za dopolnitev vloge, ki se ga stranki vroči osebno, pri oddaji vloge, na predpripravljenem obrazcu in vsebuje vse sestavine po ZUP, v skladu z 67. členom ZUP? Ali mora biti poziv v obliki dopisa ali sklepa?

Organ in stranka lahko komunicirata tako neposredno (npr. razgovor, ustna obravnava) kot posredno, preko vročanja različnih dokumentov (vloge, vabila, dopisi, pozivi, ...). Vloge, s katerimi se stranke obračajo na organ, se lahko vlagajo na obrazcih (65. člen ZUP).

66. člen ZUP določa, da mora biti vloga razumljiva in mora vsebovati vse, kar je potrebno, da jo organ lahko obravnava. Če organ prejme vlogo, ki je nepopolna ali nerazumljiva, je samo zaradi tega ni mogoče zavreči. Upravni organ mora v roku petih delovnih dni od vložnika zahtevati, da odpravi pomanjkljivosti. Zahteva v obliki dopisa, s katero uradna oseba pozove stranko k dopolnitvi, mora vsebovati naslednje (67. člen ZUP):
• natančno navedbo katere so pomanjkljivosti vloge ter tudi sam način, na katerega je mogoče le-te pomanjkljivosti odpraviti;
• rok v katerem mora stranka pomanjkljivosti odpraviti ter
• opozorilo o vseh možnih posledicah (ne)odprave omenjenih pomanjkljivostih.

Vprašanje je, ali se lahko tudi organ obrača na stranko z dokumentom, ki je pripravljen na podlagi vnaprej pripravljenega obrazca. Menimo, da zato ni nobenih ovir. Predpripravljen obrazec dopisa o dopolnitvi vloge je torej v skladu s 67. členom ZUP, v kolikor je možno povsem jasno in nedvoumno razbrati vse zgoraj omenjene obvezne sestavine dopisa. Pri tem je potrebno poudariti predvsem natančno navedbo vseh napak in načina kako se le-te nepravilnosti odpravijo, kar izhaja tudi iz 7. člena ZUP (varstvo pravic strank), ki določa, da je organ dolžan pomagati strankam, ko le-te ne razumejo pomena svojih dejanj, izjav ali ko se vzdržijo izjav, ki bi jih morale dati, ali opustijo določeno ravnanje.

Pravilno oblikovan obrazec za poziv k dopolnitvi pomanjkljive vloge tako prispeva k temu, da organ ne pozabi na kakšnega od ključnih elementov, ki jih zahteva ZUP, s čimer zavaruje tudi pravice stranke.

Ker ZUP izrecno določa, da se poziv pošlje v obliki dopisa in ker ne gre za odločanje niti o formalnostih niti o postranskih vsebinskih vprašanjih (226. člen ZUP), se poziv za dopolnitev nepopolne vloge in analogno poziv za predložitev dokazil ne izda in posreduje v obliki sklepa, temveč samo z dopisom.