Kako se evidentirajo dokumenti (npr. gradbena dovoljenja, ki so bila izdana na podlagi izdanih mnenj pristojnih mnenjedajalcev), ki jih organ prejme zgolj v vednost?

Pri opravljanju upravnih nalog organi dokumentirajo opravljeno delo in ga evidentirajo v evidenci dokumentarnega gradiva (2. člen UUP). Evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog organa. V evidenco dokumentarnega gradiva se evidentira dokumentarno gradivo, ki ga organ prejme ali nastane pri njegovem delu. (48. člen UUP).  

ZUP opredeljuje termin »zadeva« v smislu upravne zadeve kot predmeta postopka (npr. zadeve so izdaja gradbenega dovoljenja, dodelitev subvencije, odmera dohodnine, dovolitev dostopa do tajnih podatkov,…, glej 2. člen ZUP). Upravna zadeva pomeni odločanje o pravici, obveznosti ali pravni koristi strank s področja upravnega prava, ko se ob odločanju v upravni zadevi podrejeno uporablja ZUP (glej Kovač et al., 2008, str. 23, in Gliha et al., 2018, UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, Uradni list RS). 

 UUP pa v 23. točki 6. člena definira termin »zadeva« kot celoto vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo (za podrobnejšo razlago glej primer Različne interpretacije pojma “zadeva” po UUP in ZUP). To pomeni, da se zadeva po UUP oblikuje glede na vsebino naloge, ki jo organ obravnava. UUP ne določa vrst zadev, ampak se te razvrščajo po načrtu klasifikacijskih znakov, ki ga mora imeti vsak organ, določi pa ga predstojnik (glej 45. člen UUP).

Če se z dokumentom zadeva začne, glavna pisarna ali za to določeni javni uslužbenec dokument uvrsti v novo zadevo, ki jo odpre tako, da zanjo izbere tisti klasifikacijski znak iz načrta klasifikacijskih znakov, ki ustreza vsebini celotne zadeve. Če dokument nadaljuje obstoječo zadevo, se uvrsti v to zadevo (44. člen UUP). Dokument se torej evidentira v okviru ustrezne obstoječe zadeve, ki je v reševanju pri uslužbencu, ali se odpre nova zadeva, če je to smiselno. Nova zadeva se odpre z dodelitvijo klasifikacijske oznake, številke zadeve in opredelitvijo vrste zadeve v skladu z načrtom klasifikacijskih znakov. 

Npr. nova zadeva se odpre: 

1. ob prejemu dokumenta, ki se ne nanaša na obstoječo zadevo (npr. če dokument, ki ga organ prejme, ni povezan z že odprto zadevo); 
2. ob začetku novega upravnega postopka (npr. če organ začne nov upravni postopek (po uradni dolžnosti ali na zahtevo stranke). To npr. vključuje tudi primere, ko se postopek začne znova po ustavitvi ali umiku vloge; 
3. ob prejemu dokumenta, ki zahteva samostojno obravnavo (npr. če dokument vsebuje novo vsebinsko vprašanje, ki zahteva ločeno obravnavo, npr. novo mnenje, pritožba, zahteva za spremembo pogojev, ipd.);
4. ob prejemu dokumenta v vednost, ki vsebuje informacije pomembne za delovanje organa. 

Dokumente se evidentira v obliki zadev ali v obliki dokumentnega seznama. Dokumentni seznam je zadeva, ki se odpre za nedoločeno število subjektov v posameznem koledarskem letu. V dokumentnem seznamu se evidentirajo le vloge strank, njihovo ime ali naziv in naslov ter datum in način rešitve vloge (57. člen UUP). 

Za evidentiranje zadeve gre, ko se za posamezno zadevo odpre posebna mapa, ki ima svoj klasifikacijski znak in številko. V zadevi se zbirajo vsi dokumenti, ki se nanašajo na isti predmet (npr. vloga, poziv na dopolnitev vloge, odločba, pritožba). V dokumentni seznam se evidentira, kadar posamezni dokument ne zahteva vsebinske obravnave, ampak se vodi zgolj evidenčno (npr. prošnja za izdajo potrdila). Torej, če dokument sproži, dopolnjuje ali zaključuje zadevo, se ga evidentira v obliki zadeve, če pa dokument ne zahteva obravnave v okviru zadeve, se ga evidentira v obliki dokumentnega seznama. 

Zadeve se štejejo za rešene, ko v zadevi ne bo nastal noben dokument več ali ni potrebno nobeno dejanje več. Upravne zadeve se štejejo za rešene, ko je v zadevi pravnomočno odločeno. Dokumentni seznami se zaključijo s koncem koledarskega leta ali ko preneha potreba za vodenje dokumentnega seznama. Dosjeji se zaključijo s koncem koledarskega leta ali ob dogodku, ki povzroči, da novi dokumenti v ta dosje ne bodo več prihajali (59. člen UUP). 

Primeri: 

1. če organ prejme vlogo za izdajo določenega akta (mnenja), je takšno vlogo potrebno reševati v okviru zadeve, saj sproži postopek priprave mnenja za točno določen subjekt. Taka zadeva se reši v zadevi ni potrebno nobeno dejanje več oziroma za to zadevo ni več predvidenih nobenih nadaljnjih dokumentov.;
2. če organ prejme vlogo za pridobitev kakšne pravice, je takšno vlogo potrebno evidentirati v okviru upravne zadeve saj sproži upravni postopek za izdajo upravnega akta za konkreten subjekt. Taka zadeva se reši ko je v zadevi pravnomočno odločeno;
3. če organ prejme dokument (npr. gradbeno dovoljenje) v vednost, pa se ta dokument evidentira kot informativni prejeti dokument, če ne sproži nobenega upravnega postopka ali drugega dejanja s strani organa in sicer v okviru dokumentnega seznama. Taka zadeva se reši s koncem koledarskega leta ali ko preneha potreba za njegovo vodenje.

Pogosto se sicer zgodi , da mora organ ponovno obravnavati zadevo, ki je že bila rešena in je shranjena v tekoči ali stalni zbirki dokumentarnega gradiva. V takšnem primeru je treba upoštevati določbo šestega odstavka 71. člena UUP, ki določa, da se mora zadeva iz tekoče ali stalne zbirke dokumentarnega gradiva prenesti v zbirko nerešenih zadev in se kot takšna tudi evidentirati, obenem pa se izroči v ponovno obravnavanje javnemu uslužbencu. Brez dodatnih zahtev naj bi se tako ponovno aktivirale le tiste zadeve, ki jih je javni uslužbenec, ki vpisuje podatke v evidenco, napačno zaključil. Npr. če bi zadevo označili kot rešeno pred ugotovljeno pravnomočnostjo, kasneje pa bi se izkazalo, da je bil v zadevi sprožen upravni spor, bi morali zadevo reaktivirati in jo premestiti v zbirko nerešenih zadev (šesti odstavek 71. člena UUP), nato pa jo po njeni rešitvi ponovno uvrstiti v tekočo zbirko (peti odstavek 71. člena UUP) in šele nato v stalno zbirko (glej 73. člen UUP). Torej se z reaktivacijo ponovno začne postopek hrambe od rešitve zadeve dalje, to pa vpliva na tek roka za izločitev, ki začne teči od datuma zadnje rešitve zadeve (glej 78. člen UUP in primer Ugotavljanje pravnomočnosti pri reševanju zadev v IS). Zato reaktiviranje rešene zadeve ob prejemu dokumenta (v vednost), ki sploh ne vpliva na njeno rešitev, ni dopustno.