Ali (in če da, kako) morebitno vložena tožba stranke vpliva na reševanje zadev v informacijskim sistemu za vodenje evidence dokumentarnega gradiva?

Po izdaji odločbe je upravni postopek lahko končan z nastopom dokončnosti ali pravnomočnosti (več o zadevnih pravnih statusih v Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2021, str. 229 in nasl., več v komentarju ZUP k tem členom, Kovač in Kersevan, 2020, 2. knjiga). Odločba postane dokončna, ko se ne more več izpodbijati s pritožbo (224. člen ZUP) – torej ni bila dovoljena po zakonu ali ni bila uporabljena oz. izčrpana. Odločba postane pravnomočna, ko se ne more več izpodbijati v upravnem sporu pred upravnim sodiščem ali v drugem sodnem postopku, torej ko tožba ni bila vložena ali ni dovoljena (npr. ker ni bila vložena pritožba) oz. je bil sodni postopek sprožen in zadeva rešena tako ali drugače (225. člen ZUP).

Uredba o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) v drugem odstavku 59. člena (59. člen UUP) določa, da se upravne zadeve štejejo za rešene, ko je v zadevi pravnomočno odločeno. Iz navedenega izhaja, da je potrebno pri vodenju evidence dokumentarnega gradiva upoštevati določbe prvega odstavka 61. člena UUP, ki določa, da se pri poslovanju z zadevami uporabljajo pisarniške odredbe, ki se vnašajo v evidenco dokumentarnega gradiva prek informacijskega sistema za vodenje evidence dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju IS). Zato se v IS, ko je zoper odločbo dopusten upravni spor, označi stanje zadeve »ROKOVNIK« in, če IS to omogoča, se označi še dodatno stanje zadeve »vročeno, čaka se pravnomočnost.« Na ta način se po 61. členu UUP označujejo zadeve, v katerih je vročen pravni akt za rešitev zadeve, in organ čaka na potek roka za določitev pravnomočnosti. Po izteku roka za vložitev tožbe, če tožba ni bila vložena, postane zadeva pravnomočna, zato se šele takrat lahko v IS označi zadeva kot »REŠENA«.

Če pa bi bil v zadevi sprožen upravni spor, upravni akt postane pravnomočen z vročitvijo sodbe Upravnega sodišča stranki, saj je vročitev predpostavka oz. predpogoj za nastop pravnih učinkov (glej primer).

Organ mora pred rešitvijo zadeve v IS nastop pravnomočnosti ugotoviti, kar v tem primeru stori s poizvedbo pri Upravnem sodišču.

Opozoriti je še na razmislek o ponovnem reaktiviranju zadev. Npr. če bi zadevo označili kot rešeno pred ugotovljeno pravnomočnostjo, kasneje pa bi se izkazalo, da je bil v zadevi sprožen upravni spor, bi morali zadevo reaktivirati in jo premestiti v zbirko nerešenih zadev (šesti odstavek 71. člena UUP), nato pa jo po njeni rešitvi ponovno uvrstiti v tekočo zbirko (peti odstavek 71. člena UUP) in šele nato v stalno zbirko (glej 73. člen UUP). Torej se z reaktivacijo ponovno začne postopek hrambe od rešitve zadeve dalje, to pa vpliva na tek roka za izločitev, ki začne teči od datuma zadnje rešitve zadeve (glej 78. člen UUP).