Kaj so bistvene razlike pri interpretaciji pojmov "zadeva" in "dokument" v UUP in ZUP?

Za uspešno delovanje javnih uslužbencev v upravi je ključnega pomena razumevanje pojmov. Toda pri opredelitvi posameznih terminov lahko ugotovimo, da Uredba o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) in Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur. l. RS, št. 80/99 in novele), ne razlagata oziroma ne opredeljujeta vseh terminov na enak način. Med pojmovno neusklajenimi rešitvami je med najpomembnejšimi opredelitvami tudi termin »zadeva«. Toda omenjeni termin je potrebno obrazložiti oziroma razumeti skupaj s terminov »dokument«. ZUP kot zakon, na katerem UUP temelji, namreč teh dveh pojmov ne razume enako, kot izhaja iz definicij po 6. členu UUP.

Z ZUP-C je bilo leta 2004 besedilo 2. člena ZUP spremenjeno, tako da ZUP opredeljuje termin »zadeva« v smislu upravne zadeve kot predmeta postopka (npr. zadeve so izdaja gradbenega dovoljenja, dodelitev subvencije, odmera dohodnine, dovolitev dostopa do tajnih podatkov,…). Upravna zadeva namreč pomeni odločanje o pravici, obveznosti ali pravni koristi strank s področja upravnega prava, to pa pomeni, da se ob odločanju v upravni zadevi podrejeno uporablja ZUP (glej Kovač et al., 2008, str. 23, in Gliha et al., 2018,UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, Uradni list RS).

UUP pa v 23. točki 6. člena definira termin »zadeva« kot celoto vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo. Na podlagi tega lahko ugotovimo, da s tem, ko je bilo besedilo ZUP spremenjeno se tudi termin »zadeva« ne opredeljuje v enakem smislu (kontekstu) kot UUP, saj se po UUP termin »zadeva« nanaša na skupek dokumentov, torej v »uradniški« govorici na »spis«. Pri tem velja posebej opozoriti, da besedo »spis« ne definira ne ZUP kot tudi ne UUP in zaradi tega je uporaba omenjenega termina neprimerna.

6. člen UUP torej zadevo definira kot celoto vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo. Toda v besedilu Uredbe se zadeva ponekod razume enako kot po ZUP, ponekod pa kot skupek dokumentov (npr. večkrat se pojavi zbirna uporaba pojmov dokumenti, zadeve in dosjeji). Prav tako je ZUP-C termin »spis« nadomestil s terminom »dokument« (ZUP-C, 1. člen). Navedenega UUP ne upošteva, saj v delu, ki določa ravnanje z dokumentarnim gradivom, oziroma že v 1. točki 6. člena navaja, da je dokument izviren ali reproduciran (pisan, risan, tiskan, fotografiran, fotokopiran, fonografski, v elektronski obliki ali kako drugače zapisan) zapis, ki je bil prejet ali je nastal pri delu organa in je pomemben za njegovo poslovanje. UUP torej termina zadevo in dokument pojmuje v smislu dokumentarnega gradiva, in ne po ZUP (glej Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 23).

Bistvene razlike pri interpretaciji pojma "zadeva" so tako vsebinske, saj glede na ZUP pojem tolmačimo kot predmet postopka, torej vsebinsko in abstraktno, kakor ga definira drugi odstavek 2. člen ZUP, glede na UUP pa se pod pojmom "zadeva" šteje konkretno celota vseh dokumentov, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo, kar bi bilo ekvivalentno pojmu "spis", ki se je uporabljal včasih, pred novelo ZUP-C.