Ali sme organ glede na določbe ZDIJZ odstopiti od zahtevanega načina posredovanja informacij javnega značaja?

Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ, Ur. l. RS, št. 51/06 in nasl.) ureja postopek, ki vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb (1. člen ZDIJZ).

Informacija javnega značaja je informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, je pa v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb (4. člen ZDIJZ).

Zahteva za dostop do informacij javnega značaja mora vsebovati podatke o organu, na katerega se naslavlja, osebno ime prosilca in podatke o morebitnem zastopniku ali pooblaščencu. Prosilec mora v podani zahtevi opredeliti informacijo, s katero se želi seznaniti, kot tudi način, na kakršen se želi seznaniti z vsebino zahtevane informacije - vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis (17. člen ZDIJZ).

Način posredovanja informacij javnega značaja je dodatno urejen v Uredbi o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uredba, Ur. l. RS, št. 24/16 in nasl.), ki v 14. členu določa, da kadar se informacija javnega značaja nahaja tako v elektronski kot v fizični obliki, lahko prosilec sam izbere obliko, v kateri želi dobiti informacijo. Če je informacija javnega značaja samo v elektronski ali samo v fizični obliki in organ razpolaga s tehnološkimi zmogljivostmi za potrebno pretvorbo, lahko prosilec sam izbere obliko, pri čemer mu organ zaračuna materialne stroške pretvorbe glede na enotni stroškovnik po 17. členu Uredbe in še to zgolj, kadar ti presegajo 20 eurov ter kadar organ predhodno obvesti prosilca o predvidenih stroških (o tem tudi primer in primer). Organ prosilcu posreduje informacije glede na tehnične pripomočke, s katerimi razpolaga (16. člen Uredbe).

Če organ ugotovi, da zahtevane informacije javnega značaja ne more posredovati v obliki, kot jo je zahteval prosilec, ker ne razpolaga s tehničnimi zmogljivostmi za potrebno pretvorbo, o tem obvesti prosilca, ki ima možnost zahtevan način posredovane informacije spremeniti. V primeru, da prosilec pri svoji prvotni zahtevi in načinu seznanitve vztraja, se zahtevo prosilca z odločbo zavrne.

Izjema od zgornjega splošnega pravila, ki vpliva na način seznanitve z informacijo javnega značaja, pa predstavlja določba drugega odstavka 25. člena ZDIJZ, po kateri lahko prosilec dobi samo vpogled v informacijo, kadar zahteva informacijo javnega značaja, ki nosi varstvo skladno z zakonom, ki ureja avtorske in sorodne pravice (tj. gre za avtorsko varovano delo), in je imetnik pravic tretja oseba. Organ v teh primerih prosilcu omogoči seznanitev z informacijo na način, da mu jo da zgolj na vpogled. V primerih, ko pa bi šlo kljub avtorsko varovanem delu za okoljske informacije (tj. informacije iz druge alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ) organ prosilcu omogoči dostop na način, ki ga izbere prosilec (glej odločbo Informacijskega pooblaščenca št. 090-479/2024 z dne 24. 12. 2024 in št. 090-296/2022 z dne 15. 11. 2022 ter sodbo UPRS I U 1915/2011 z dne 13. 3. 2013).

Ko je postopek uveden, lahko stranka po določbi 133. člena ZUP, do izdaje odločbe na prvi stopnji, razširi ali spremeni postavljeni zahtevek, ne glede na to, ali ima razširjeni oziroma spremenjeni zahtevek isto pravno podlago ali ne, če se tak zahtevek opira na iste bistvene sestavine dejanskega stanja in če je organ pristojen za njegovo reševanje. V postopku po ZDIJZ je to prosilec, ki lahko do izdaje odločbe na prvi stopnji razširi ali spremeni postavljeni zahtevek (npr. spremeni način zahtevane seznanitve z dokumentom). Organ samovoljno ne sme spreminjati zahteve prosilca, npr. obsega zahtevanih podatkov ali način zahtevane seznanitve (tako tudi sodba UPRS I U 1915/2011 z dne 13. 3. 2013), saj bi tako postopanje lahko vodilo v razlog ničnosti po 4. točki prvega odstavka 279. člena ZUP.

Če organ ugotovi, da zahtevane informacije javnega značaja ne more posredovati v obliki, kot jo je zahteval prosilec, npr. ker ne razpolaga s tehničnimi zmogljivostmi za potrebno pretvorbo, o tem obvesti prosilca, ki ima možnost zahtevan način posredovane informacije spremeniti. V primeru, da prosilec pri svoji prvotni zahtevi in načinu seznanitve vztraja, se zahtevo prosilca, ob upoštevanju zgornjih možnostih, z odločbo zavrne.

Prosilec ima skladno z drugim odstavkom 27. člena ZDIJZ pravico do pritožbe na Informacijskega pooblaščenca, če ne dobi informacije v obliki, ki jo je zahteval v skladu z drugim in četrtim odstavkom 17. člena ZDIJZ.