Kakšna je razlika med vpogledom v dokumentacijo kot informacijo javnega značaja in vpogledom v spis s strani stranskega udeleženca? Organ strankam zaračuna kopiranje iz spisa v skladu s prvim odstavkom 82. člena ZUP. Na drugi strani pa naj bi pri informacijah javnega značaja veljalo, da se kopije do določenega zneska ne zaračunajo. Kako je torej z zaračunavanjem stroškov v obeh situacijah oz. zakaj je ureditev različna? Ali lahko organ pri posredovanju informacij javnega značaja upravičencem kot materialne stroške zaračuna tudi delo javnih uslužbencev v zvezi s tem? Lahko zavezanci v zvezi s stroški posredovanja informacij javnega značaja sprejmejo lastne stroškovnike?

Stranke postopka (pa tudi njihovi zakoniti zastopniki, začasni zastopniki in pooblaščenec) ter stranski udeleženci (ti imajo v postopku enake procesne pravice in dolžnosti kot stranka) imajo pravico seznaniti se z dokumenti zadeve. Pravica se lahko nanaša na pregled, na prepis in kopiranje dokumentov na svoje stroške (82. člen ZUP). Pravico seznaniti se z dokumenti zadeve ter te dokumente prepisati ali kopirati ima tudi oseba, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist (drugi odstavek 82. člen ZUP). Zakon v zvezi s to pravico opredeljuje obstoj pravne koristi kot pogoj za vpogled v dokumente zadeve, podobno kot v zvezi s pravico stranskega udeleženca, da se udeleži upravnega postopka (43. člen ZUP). Zainteresirana oseba mora izkazati verjetnost, da bo od vpogleda v dokumente zadeve imela pravno korist (glej Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 284-286). Pri tem mora v vlogi navesti, v čem je njen pravni interes (drugi odstavek 142. člen ZUP). Zgolj dejanski interes ne zadošča (glej Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 91). V skladu z določili ZUP pa ne morejo stranke pregledovati in ne prepisovati zapisnika o posvetovanju in glasovanju in osnutkov odločb (šesti odstavek 82. člena ZUP). Na podlagi petega odstavka 82. člena ZUP ima stranka pravico vpogleda tudi v dokumente s tajnimi podatki, če so bili ti podatki uporabljeni v postopku kot podlaga za odločitev. Ne smejo pa se taki dokumenti prepisati ali kopirati. Pregled dokumentov in njihov prepis ter kopiranje so izraz načel varstva pravic strank in zaslišanja (7. člen in 9. člen ZUP). Namen je stranko seznaniti s podlagami za odločitev, kar je omogočeno tudi stranskim udeležencem in se ne sme omejevati z nalaganjem nesorazmernih stroškov kopiranja (o tem glej Pravilnik o stroških za fotokopiranje uradnih aktov ali listin pri upravnem organu, Uradni list RS, št. 31/07; glej Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 112).

Dostop do informacij javnega značaja nasploh in tudi do tistih informacij javnega značaja, ki se nahajajo v dokumentih zadeve ureja Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ, Ur. l. RS, št. 24/03 in nasl.). Organ mora, potem ko je zahtevi ugodil, prosilcu nemudoma omogočiti seznanitev z vsebino zahtevane informacije ter prosilcu omogočiti vpogled tako, da ima prosilec dovolj časa, da se seznani s njeno vsebino (prvi in tretji odstavek 25. člen ZDIJZ). Z dokumenti upravne zadeve kot informacijami javnega značaja, se lahko seznani (in jih prepiše ali zahteva njihovo kopijo) vsaka pravna ali fizična oseba (tudi tuja), pri tem taki osebi ni potrebno izkazati pravnega interesa, saj zadošča dejanski interes. Na podlagi zahteve za razkritje informacije javnega značaja prosilec praviloma ne more neposredno pregledovati, prepisovati dokumentov zadeve. Vpogled v zahtevano informacijo javnega značaja je, kadar ne terja izvajanja delnega dostopa v skladu s 7. členom ZDIJZ, po zakonu brezplačen (prvi odstavek 34. člen ZDIJZ; tretji odstavek 16. člena Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uredba, Ur. l. RS, št. 24/16 in nasl.), organ pa lahko, kot določa drugi odstavek 34. člena ZDIJZ, za posredovanje prepisa, fotokopije ali elektronskega zapisa zahtevane informacije zaračuna materialne stroške. Prosilec mora torej plačati samo materialne stroške kopiranja oziroma zapisovanja, ki je potrebno za posredovanje informacije prosilcu (glej Pličanič et al., Komentar ZDIJZ, 2005, str. 235-236).

Smisel navedene določbe je v zagotovitvi dostopa do informacij s čim manj ovirami, zato odplačnosti dostopa, ki predstavlja določeno oviro, ni mogoče širiti onkraj situacij (npr. vpogled), za katere je izrecno predpisana (sodba UPRS I U 236/2015 z dne 7. 5. 2015). Prav tako velja izpostaviti, da je skladno s tretjim odstavkom 36. člena ZDIJZ organ dolžan prosilca opozoriti na plačilo stroškov in mu, če prosilec to zahteva, vnaprej sporočiti višino stroškov, ki mu jih bo zaračunal za posredovanje informacij (glej tudi sodbo UPRS I U 699/2019-20 z dne 21. 12. 2022 in odločbo Informacijskega pooblaščenca, št. 090-112/2019 z dne 5. 6. 2019). Tako drugi odstavek 34. člena ZDIJZ kot tudi prvi odstavek 16. člena Uredbe pa določata, da organ zaradi ekonomičnosti ne zaračuna materialnih stroškov posredovanja informacij, ki ne presegajo 20 eurov. Delo javnih uslužbencev v zvezi s posredovanjem informacij javnega značaja pa NE sodi med materialne stroške in ga upravičencem ni mogoče zaračunati, saj uslužbenci za izvajanje javnopravnih nalog že prejemajo plačilo iz proračuna skladno z zakonodajo, ki ureja delovna razmerja (glej tudi Sporočilo za javnost Informacijskega pooblaščenca z dne 19. 2. 2015 ob sprejemu prej navedene Uredbe, ki je vodila v odpravo dotedanjih cenikov posameznih zavezancev). Med materialne stroške spadajo le tisti stroški, ki so neposredno povezani z materiali in tehničnimi sredstvi, ki se porabijo za izpolnitev zahteve. Uveljavitev Uredbe iz l. 2016 pomeni, da posamezni zavezanci nimajo (več) podlage za lastni stroškovnik s cenami materialnih stroškov za posredovanje informacij lastnega značaja, saj zanje enotno velja stroškovnik iz 17. člena Uredbe (glej tudi odločbo Informacijskega pooblaščenca, št. 090-82/2016 z dne 25. 4. 2016).

Zaradi različne pravne ureditve (pravnega temelja) pravice do pregleda dokumentov zadeve in pravice do dostopa do informacij javnega značaja, pa je pri zaračunavanju stroškov kopiranja dokumentov treba upoštevati konkretno pravico, ki jo zainteresirani uveljavlja. To se nanaša tudi na zaračunavanje cene fotokopije dokumentov. Organ, ki omogoča uveljavitev pravice do pregleda (kopiranja) dokumentov nima pravne podlage, da ne bi zaračunal kopiranja konkretnega dokumenta, nasprotno pa tisti, ki omogoča dostop do informacij javnega značaja ne more zaračunavati kopij, če stroški kopiranja ne presegajo zgoraj omenjenega zneska. Razlog za drugačno ureditev obeh pravic za postopanje organa ni pomemben, saj mora ravnati po veljavnem predpisu. Zanesljivo pa gre razloge za takšno normativno urejanje iskati v naravi in namenu obeh pravic. Pravica do pregleda dokumentov je procesna pravica, ki je povezana predvsem z varstvom položaja stranke oziroma njenih pravic in pravnih koristi, medtem ko pravica do informacij javnega značaja želi v javnem interesu zagotoviti transparentnost delovanja javne oblasti in s tem povezan nadzor javnosti.