Kdaj mora uradna oseba zaposlena v javnem zavodu pri odločanju o pravici, ki se uveljavlja v upravnem postopku, opraviti strokovni izpit iz upravnega postopka (npr. glede odločanja o pravici seznanitve z lastnimi osebnimi podatki po Splošni uredbi o varstvu podatkov oz. glede pravice seznanitve z zdravstveno dokumentacijo po Zakonu o pacientovih pravicah)?

Upravni postopek je sistem procesnih pravil, ki jih organi uporabljajo pri odločanju o pravici, obveznosti ali pravni koristi fizične ali pravne osebe oziroma druge stranke na področju upravnega prava, t.j. pri odločanju o upravni zadevi.

Šteje se, da gre za upravno zadevo (2. člen ZUP) kadar:

1. predpis izrecno določa, da se v določeni zadevi vodi ali odloča v upravnem postopku;
2. je predpisano, da organ v določeni zadevi izda upravno odločbo;
3. iz narave zadeve izhaja, da je treba zagotoviti varstvo javnega interesa.

Upravni postopek se vodi, kadar oblastni organ, ne glede na njegov pravno-formalni status, odloča o pravicah, pravnih koristih in obveznostih posameznih strank (fizičnih ali pravnih oseb) na področju upravnega prava na podlagi konkretnega dejanskega stanu (glej primer).

Organ pri opravljanju procesnih dejanj znotraj upravnega postopka vedno zastopa uradna oseba, ki kumulativno izpolnjuje tri pogoje, in sicer:

1. biti mora zaposlena pri pristojnem organu (ne sme biti npr. študent ali odvetnik);
2. imeti mora ustrezno izobrazbo in opravljen strokovni izpit iz upravnega postopka (31. člen ZUP);
3. imeti mora pooblastilo za opravljanje posameznih dejanj v postopku, vodenje postopka oziroma odločanje v zadevi (28. člen ZUP; več o tem Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 93).

Pogoji za vodenje in odločanje v upravnih postopkih so podrobneje opredeljeni z Uredbo o izobrazbi in strokovnem izpitu za vodenje in odločanje v upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 12/13, 61/19 in 15/24; glej v Kovač, Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, str. 252, glej tudi ta primer).

Obseg uporabe ZUP je odvisen predvsem od narave upravnopravnega razmerja, določb področnih predpisov ter materialnopravne in teoretične definicije upravne zadeve. ZUP se uporablja:

1. subsidiarno, kadar predmet postopka predstavlja upravno zadevo, ali
2. smiselno, kadar je predmet postopka javnopravna zadeva, vendar področni predpisi ne urejajo postopkovnih vprašanj.

Uporaba ZUP tako ni vezana na institucionalni status organa, ki postopek vodi, temveč na predmet odločanja, torej na pravice, obveznosti ali pravne koristi strank, ki opredeljujejo upravnopravno razmerje. Ključno merilo pri določitvi postopkovnih pravil (in tako obsega rabe ZUP - smiselne ali subsidiarne rabe) tako predstavlja predmet postopka in njegova regulacija v področni zakonodaji (o tem kdaj gre za upravno zadevo glej tudi ta primer).

Na podlagi navedenega ni dvoma, da tako odločanje o seznanitvi z zdravstveno dokumentacijo na podlagi 41. člena Zakonu o pacientovih pravicah (ZPacP, Ur. l. RS, št. 15/05, 55/17 in nasl.; glej Oven (ur.), Komentar Zakona o pacientovih pravicah, 2025, str. 210) in odločanje o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki po 15. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR; Uradni list EU, L 119, 4.5. 2016; glej članek Kovač, Upravno-procesni izzivi določil ZVOP-2 v teoriji in praksi, 2022 ter Rudolf in Kovač, Zasebnost in varstvo osebnih podatkov: razmerja med koncepti, pravicami in nosilci v Sloveniji in EU, 2021) predstavljata odločanje o upravni zadevi. V obeh primerih oblastni subjekt, kot je javni zavod oz. upravljavec osebnih podatkov, odloča o pravicah posameznika (pacienta oz. posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki), pri čemer odločanje spada v sfero upravnega prava in temelji na konkretnem dejanskem stanu. V obeh primerih gre torej za odločanje o upravni zadevi, pri čemer se ZUP uporablja subsidiarno (3. člen ZUP).

Ker področna predpisa (ZPacP, ZVOP-2) ne določata posebnih postopkovnih pravil, velja, da lahko te postopke vodi in o njih odloča le oseba, ki izpolnjuje pogoje glede izobrazbe in strokovnega izpita iz upravnega postopka, kot to splošno določa 31. člen ZUP. Ob tem je sicer treba upoštevati, da predstojnik za odločanje, nasprotno za vodenje, ne rabi izpolnjevati pogoja izobrazbe in strokovnega izpita, ker ima pooblastilo za odločanje dodeljeno neposredno na podlagi zakona.