Ali lahko v istem (posebej kompleksnem) postopku sočasno sodelujeta dve uradni osebi kot vodeči oz. odločujoči ali več njih? Ali je tedaj treba določiti, katera oseba je tista, ki vodi postopek oz. katera opravi katero dejanje?

Organi, ki odločajo v upravnih zadevah, so praviloma kot državni oziroma občinski organi ali nosilci javnih pooblastil statusno sicer opredeljeni, a jih mora zaradi njihove fiktivnosti nekdo predstavljati, da se izrazi volja organa za odločitev v upravni zadevi.

Organ vedno lahko zastopa le pooblaščena uradna oseba. Obstajajo trije pogoji za uradno osebo, ki morajo biti izpolnjeni kumulativno. Prvi pogoj je, da mora biti uradna oseba zaposlena pri pristojnem organu (ne sme biti npr. študent ali odvetnik). Drugi pogoj je, da ima uradna oseba ustrezno izobrazbo in strokovni izpit iz upravnega postopka. Tretji pogoj je, da mora uradna oseba imeti pooblastilo, da lahko opravlja posamezna dejanja v postopku, ga vodi oziroma v zadevi odloča (več Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 93). Pogoji za vodenje in odločanje v upravnih postopkih so podrobneje opredeljeni z Uredbo o izobrazbi in strokovnem izpitu za vodenje in odločanje v upravnem postopku (glej ta primer, sicer pa Ur. l. RS, št. 12/13, 61/19 in 15/24,

osnovno besedilo uredbe in noveli iz l. 2019 in iz l. 2024).

Predstojnik organa lahko odloča o vsaki upravni zadevi iz pristojnosti tega organa. Voditi postopka pa ne more, če nima predpisane izobrazbe in strokovnega izpita iz upravnega postopka. V tem primeru lahko o zadevi le odloči, ne more pa voditi postopka (več prav tam, str. 94 in nasl.). Predstojnik lahko pooblasti drugo osebo, ki izpolnjuje prej navedene pogoje, za odločanje ali vodenje v upravnih zadevah iz določene vrste zadev, lahko pa tudi ožje za določena posamična dejanja. Pooblastilo za odločanje obsega tudi pooblastilo za vodenje postopka pred odločitvijo (28. člen ZUP), kar velja ex lege za inšpektorje, predstojnike z vsemi pogoji tudi za vodenje in osebe, ki jih predstojnik pooblasti za vodenje in odločanje. Uradne osebe, ki niso predstojniki ali inšpektorji, dobijo pooblastilo le od predstojnika (predstojnik ne more pooblastiti druge osebe, da podeljuje pooblastilo namesto njega). Tako uradna oseba, ki ima pooblastilo za vodenje postopka in odločanje, vodi postopek in izda odločbo. Kdor ima pooblastilo le za vodenje, ne pa tudi odločanje, vodi postopek in izdaja sklepov med postopkom, vendar ni pooblaščen za izdajo odločb in sklepov, ki postopek zaključijo (30. člen ZUP). Za vodenje postopka na prvi stopnji in odločanje v enostavnih upravnih zadevah ter postopkih upravne izvršbe mora uradna oseba imeti strokovni izpit prve stopnje; v vseh ostalih upravnih zadevah pa strokovni izpit druge stopnje (za podrobnosti glej ta primer). 

V istem postopku lahko sodeluje tudi več uradnih oseb, vendar ne istočasno, saj je po ZUP le ena pooblaščena za vodenje postopka v posamični upravni zadevi oz. druga še za odločanje. To velja npr. tudi za inšpekcije, kjer vodi in odloča v isti zadevi (hkrati) le en inšpektor. Drugače bi bil postopek voden neekonomično, pa tudi pooblastila oseb bi bila nejasna, tako v razmerju do strank kot med uradnimi osebami, čeprav per se to ni bistvena postopkovna napaka. Velja sicer izjema, če predpis določa pristojnost kolegijskega organa, lahko za odločanje, kot je dana možnost že po ZUP (29. člen ZUP), ali tudi po področnih predpisih za vodenje, npr. komisije za ocenjevanje vlog na razpisih - tedaj je določen tudi vodja kolegija, ki pa je z vidika pooblastil le prvi med enakimi.

Da v postopku sodelujeta dve pooblaščeni osebi, bi prišlo v poštev, če je določena pooblaščena uradna oseba dlje odsotna ali zamenja delovno mesto, zaradi česar vodenje postopka po pooblastilu predstojnika prevzame druga uradna oseba, a zaporedno in ne vzporedno s prvo. Nadalje je tudi dana možnost, da predstojnik pooblasti eno uradno osebo le za določen segment dejanj (npr. sprejem vlog), za drug segment (npr. vodenje ugotovitvenega postopka) pa drugo uradno osebo, a spet gre za zaporedje dejanj, ne istočasno pooblastilo dveh ali več oseb za vodenje istega postopka. Za pomoč pristojnemu organu oz. pooblaščeni osebi sicer ZUP določa za kompleksnejše zadeve tudi institut pravne pomoči, saj v skladu z 33. členom ZUP organ lahko zaprosi drug organ, kjer je treba opraviti dejanje, ki je izven pristojnosti območja organa. Nenazadnje se v kompleksnejših zadevah lahko uradne osebe, pooblaščene za vodenje posamičnih postopkov, skupaj z vodstvom organa, tudi načeloma posvetujejo o sistemskih vprašanjih, pri čemer pa je vendar treba paziti, da v posamezni zadevi opravlja dejanja in odloča le tisti, ki je za to pooblaščen (načelo samostojnosti, 12. člen ZUP, glej več v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga), saj morajo višji pogoji sovpadati z višjimi pooblastili (npr. kot velja za inšpektorje, ki imajo že po zakonu pooblastilo za odločanje, v primerjavi z drugimi uradnimi osebami, pooblaščenimi), dana pooblastila pa z odgovornostjo. Če postopek vodi več oseb (zaporedno), se morajo pri izdaji končnih aktov v skladu z 216. členom ZUP podpisati vse te, in uradna oseba, ki je pooblaščena za odločanje (Kovač in Kerševan, Komentar ZUP, 2020, 2. knjiga, str. 456).