Stranka med postopkom spremeni prebivališče. Posledično naslov ni usklajen z naslovoma, navedenima na vlogi, kjer je stranka navedla stalno in začasno prebivališče. Katera navedba naslova je v uvodu upravnega akta tako ustrezna? Kako je z navajanjem naslov/a/ov strank v sami obrazložitvi? Ali se pri navajanju osebnih podatkov stranke navedeta stalni in začasni naslov, naveden na dan vloge, ali se navede na novo prijavljeni stalni naslov stranke?

V skladu z 32. členom Ustave Republike Slovenije (URS, Ur. l. RS, št. 33/91-I in nasl.) ima vsakdo pravico, da se prosto giblje in si izbira prebivališče, da zapusti državo in se vanjo kadarkoli vrne.

Prvi odstavek 4. člena Zakona o prijavi prebivališča (ZPPreb-1, Ur. l. RS, št. 52/16 in nasl.) določa, da je za prijavo stalnega prebivališča, prijavo začasnega prebivališča in določitev naslova za vročanje v Republiki Sloveniji pristojna upravna enota, ne glede na to, kje ima posameznik prijavljeno stalno ali začasno prebivališče ali ga prijavlja. Skladno s prvim odstavkom 5. člena ZPPreb-1 mora vsak državljan ali tujec z dovoljenjem za stalno prebivanje oziroma potrdilom o prijavi stalnega bivanja upravni enoti prijavi stalno prebivališče v osmih dneh od dneva naselitve na naslov, kjer stalno prebiva.

Po ZUP je podatek o prebivališču stranke oziroma vložnika obvezen v vsaki vlogi, sicer je vloga lahko formalno nepopolna in nesposobna za obravnavo (gl. prvi odstavek 66. člena). Zakon določa, da se v vlogi navede prebivališče, ne stalno ali začasno prebivališče po ZPPreb-1. Sporočanje prebivališča je potrebno zaradi zagotavljanja identifikacije stranke, saj v postopku ne more biti dvoma, o pravici, pravni koristi ali obveznosti katere stranke se odloča v postopku (če ta podatek ne bi zadoščal, bi se lahko zahtevalo, da vložnik sporoči uradno dodeljen identifikator, npr. EMŠO), poleg tega je podatek o prebivališču nujen za komunikacijo s stranko (gl. tudi v nadaljevanju). Zato je pravilno, da se v vlogi sporoči naslov dejanskega prebivališča, prebivališča kjer se oseba nahaja oziroma bo prejemala dokumente organa. Čeprav bi se ta praviloma moral ujemati z naslovom registriranega stalnega ali začasnega prebivališča, dejstvo, da se sporočen in registriran naslov ne ujemata, za obravnavo vloge ni bistven.

Obveznosti stranke pri spremembi stalnega ali začasnega prebivališča ureja tudi 96. člen ZUP, ki v prvem odstavku predpisuje: »Če stranka ali njen zakoniti zastopnik ali pooblaščenec, ki ga je postavila stranka, med postopkom spremeni svoje stalno ali začasno prebivališče, sedež oziroma naslov, ki ga je navedel v vlogi ali pooblastilu, mora o tem takoj obvestiti organ, ki vodi postopek.«. Sporočanje spremembe prebivališča organu je po ZUP izrecno določeno zaradi zagotavljanja uspešnosti vročanja in s tem celotnega postopka, saj akti niso izdani, dokler niso vsaj fiktivno vročeni (več o tem v Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023).

Kadar stranka uradno spremeni ime, priimek, spol ali druge osebne podatke, je ključnega pomena, da se te spremembe odražajo v vseh po tej spremembi izdanih uradnih dokumentih, vključno z upravnimi odločbami (več v primeru). Če stranka v vlogi navede naslov prebivališča, ki ga med postopkom spremeni, se v odločbi citira nov naslov stranke, saj po načelu zakonitosti (6. člen ZUP) velja, da mora odločba biti izraz dejanskega stanja v trenutku izdaje odločbe. Pri tem je pomembno, da so podatki o stranki napisani tako, da zagotavljajo njeno identifikacijo in spoštujejo tudi njeno dostojanstvo.

Uvod je sestavni del odločbe, ki ga ureja 212. člen ZUP. Uvod odločbe je namenjen stranki kot uvodna informacija o aktu, ki ga je prejela, pa tudi nadzorstvenim organom, da takoj preverijo nekaj temeljnih sestavin, iz katerih je razvidno, ali akt vsebuje morebitne bistvene postopkovne napake (Kovač in Jerovšek, prav tam). Uvod predstavlja prvo informacijo stranki o odločbi. V uvodu se najprej navede ime organa, sledi predpis o pristojnosti, kjer je treba navesti člen, in akt, ki določa stvarno pristojnost, navedba načina uvedbe postopka (na zahtevo stranke/po uradni dolžnosti), na koncu pa še osebno ime stranke in njenega morebitnega zastopnika/pooblaščenca (več v primeru). Naslova se v uvodu ne navaja, razen ko je to potrebno za identifikacijo stranke, npr. ker gre za sicer za dve ali več oseb z istim imenom. Skladno s tem, ko se v uvodu odločbe navedejo spremenjeni podatki stranke, se morajo isti podatki navesti tudi v drugih sestavnih delih odločbe, kadar zakon določa njihovo navajanje, tj. zlasti ime stranke, kar še posebej velja za izrek odločbe, saj se v izreku odloči o pravici, obveznosti ali pravni koristi stranke, zaradi česar izrek velja za najpomembnejši del odločbe, ki po izdaji določa upravnopravno razmerje za stranko oziroma med strankami. Zato se (spremenjeni) naslov navede praviloma v izreku odločbe (razen če je bil že naveden v uvodu), da je stranka jasno identificirana in izrek določen ter tako izvršljiv, kar pa se lahko nadomesti tudi z drugačno enolično oznako stranke (npr. ID, EMŠO ali rojstni datum), čeprav je treba pri tem upoštevati načelo sorazmernosti oziroma minimalizacije osebnih podatkov (navesti, kar je nujno treba za identifikacijo stranke, ne več). Se pa spremenjeni naslov navede oziroma upošteva pri odredbah o vročanju (kadar se odredbe zapiše na akt, saj Uredba o upravnem poslovanju tega ne zahteva več (navedejo se v informacijskem sistemu!), oziroma zlasti na ovojnici za vročanje).

Kadar stranka spremeni prebivališče na območje drugega krajevno pristojnega organa, pa mora upravni organ postopati po 22. členu ZUP. Če je organ že začel upravni postopek kot krajevno pristojen in je stranka med postopkom spremenila prebivališče, dokonča prvotni organ upravni postopek, zadevo pa lahko novemu pristojnemu organu preda le v primeru, če bi to dejanje olajšalo postopek, predvsem za stranko (več v primeru). 

Stranka sme na osnovi citiranih predpisov prosto spreminjati naslov svojega stalnega in začasnega prebivališča, kar pa mora tudi urediti v uradnih evidencah o prijavi prebivališča. Zatorej velja, da se v primerih spremembe naslova prebivališča med postopkov to odraža v izdanih upravnih aktih tako, da se predvsem pravilno vroča na novi naslov. Bistvenega pomena namreč je, da upravni akt omogoča jasno identifikacijo stranke, kar vpliva na uspešnost vročitve upravnega akta ter na njegovo dokončnost, izvršljivost in pravnomočnost.