Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Pisanje zapisnika pri vpogledu v informacijo javnega značaja - V USKLAJEVANJU
Datum odgovora: 12. 8. 2023
Status uporabnika: uradna oseba, ki vodi upravni postopek
Vprašanje:
Ali je v postopku po ZDIJZ pri vpogledu v informacijo javnega značaja potrebno pisati zapisnik, če sta pri vpogledu dokumentov prisotna stranka in stranski udeleženec ter pri tem celo zahtevata pisanje zapisnika?
Odgovor:
Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 in nasl.) v prvem členu določa, da je vsakomur omogočen prost dostop in ponovna uporaba informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb. Postopek z zahtevo za dostop do informacije javnega značaja ali ponovno uporabo pri organu vodi in v njem odloča predstojnik organa ali uradna oseba pristojna za posredovanje informacij javnega značaja (9. člen ZDIJZ) skladno z določbami zakona, ki ureja splošni upravni postopek (21. člen ZDIJZ).
Po ZDIJZ gre pri vpogledu v dokumente za izvrševanje odločitve organa, ki je v postopku presoje prosilčeve zahteve za dostop do dokumentov zahtevi ugodil. Če organ zahtevi za dostop do informacij javnega značaja ugodi, ne izda posebne odločbe, temveč o tem napravi uradni zaznamek (prvi odstavek 22. člena ZDIJZ), v katerem zabeleži le izrek odločbe in praviloma ne vsebuje obrazložitve (Pirc Musar in Kraigher Mišič (ur.), ZDIJZ s komentarjem, 2017, str. 317-318). Če organ zahtevo za dostop delno ali v celoti zavrne, pa je dolžen izdati pisno odločbo (drugi odstavek 22. člena ZDIJZ).
Če organ zahtevi ugodi, prosilcu nemudoma omogoči seznanitev z vsebino zahtevane informacije tako, da mu jo da na vpogled ali tako, da mu zagotovi njen prepis, fotokopijo ali elektronski zapis (prvi odstavek 25. člena ZDIJZ), v zvezi s čimer zahtevano obliko določa prosilec sam. Prosilec je namreč tisti, ki izbira način seznanitve z vsebino zahtevane informacije (drugi odstavek 17. člena ZDIJZ).
ZUP v 74. členu navaja, da se zapisnik piše o ustni obravnavi, o ustnih izjavah strank in drugih oseb in o drugih pomembnejših dejanjih v postopku. Zapisnika praviloma ni treba sestavljati o uradnih zapažanjih in ugotovitvah, ustnih navodilih in sporočilih ter okoliščinah, ki se tičejo samo notranjega dela organa, pri katerem se vodi postopek (drugi odstavek 74. člena ZUP). Zapisnika tudi ni potrebno sestavljati ob takih ustnih strankinih zahtevah, o katerih se odloča po skrajšanem postopku, če se jim ugodi, temveč zadostuje, da se take zahteve na predpisan način evidentirajo (tretji odstavek 74. člena ZUP), npr. z uradnim zaznamkom.
V zvezi s tem je pomembno poudariti, da pri omogočanju vpogleda v dokumente kot načinu seznanitve z informacijami javnega značaja ne gre za pomembno dejanje v postopku, namreč ta se je z izvedbo vpogleda v dokumentacijo de facto že zaključil, saj gre pri tem dejanju »zgolj« za izvršitev odločitve organa (pri tem pa ugoditvi zahteve prosilca) in ne za dejanje znotraj postopka oz. za ugotavljanje dejanskega stanja v postopku, ki bi zahteval pisanje zapisnika. Upoštevaje navedeno tako zadostuje, da se izveden vpogled v informacijo javnega značaja evidentira zgolj z uradnim zaznamkom.
Ne glede na prvi odstavek 22. člena ZDIJZ pa organ v primerih, ko bi lahko s posredovanjem informacije javnega značaja posegal v pravice tretjih oseb (npr. v postopku s stranskim udeležencem), ne sme o zahtevi odločiti zgolj s posredovanjem dokumentov in zapisom uradnega zaznamka (Pirc Musar in Kraigher Mišič (ur.), ZDIJZ s komentarjem, 2017, str. 317-318). V primerih, ko s posredovanjem zahtevane informacije javnega značaja organ posega v pravice tretjih je tako treba odločiti z upravno odločbo, ki vsebuje vse predvidene sestavine (tretji odstavek 210. člena ZUP) zlasti obrazložitev razlogov za takšno odločitev, ki stranskemu udeležencu nenazadnje omogoča, da se zoper takšno odločitev pritoži (Pirc Musar in Kraigher Mišič (ur.), ZDIJZ s komentarjem, 2017, str. 317-318).
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.