Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Podpis (in žig) kot obvezni sestavini upravne odločbe
Datum odgovora: 31. 5. 2009, pregled 20. 11. 2022, dopolnitev 20. 6. 2023
Vprašanje:
Ali sta podpis in žig obvezni sestavini odločbe po ZUP ter kakšne so posledice, če izdani dokument ni podpisan in ne vsebuje žiga organa?
Ali mora odločbo, ki je elektronsko podpisana, elektronsko podpisati samo uradnik, ki je v postopku izdal odločbo, ali tudi tisti, ki je postopek vodil?
Postavlja se vprašanje, kaj se mora napisati poleg imena uradne osebe, ki je upravni postopek vodila oz. izdala odločbo? Je potrebno navesti naziv oz. izobrazbo uradne osebe?
Odgovor:
Podpis je po 210. členu ZUP obvezna sestavina pisne odločbe v fizični obliki. V 216. členu ZUP določa, da mora uradna oseba, ki odločbo izda, to odločbo tudi podpisati, saj v primeru, da nima podpisa uradne osebe, odločba velja za neobstoječo (o tem tudi sodna praksa, glej VS RS I-Up 205/98 z dne 22.10.1998). Odločbo podpiše tudi uradna oseba, ki je vodila postopek oziroma je pripravila osnutek odločbe (216. člen ZUP).
Zakon o debirokratizaciji (ZDeb) (ZDeb, Ur. l. RS, št. 3/22) je s sprejetjem leta 2022 uvedel nekatere spremembe, ki se tičejo obveznih sestavin odločbe v fizični in elektronski obliki. Med drugim je 26. člen ZDeb spremenil tretji in peti odstavek 210. člen ZUP. Elektronska odločba mora tako biti podpisana elektronsko, elektronski podpis pa mora biti enakovreden lastnoročnemu podpisu, tj. varni e-popis s kvalificiranim digitalnim potrdilom (210. člen ZUP). Hkrati mora biti na odločbi, izdani v elektronski obliki, označeno, da je le-ta podpisana elektronsko, opremljena mora biti tudi s podatki o elektronskem podpisu, ki jih določa vlada. Podobno je navedeno tudi v petem odstavku 63. a člena Uredbe o upravnem poslovanju (UUP) (Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.).
Šesti odstavek 63.a člena UUP nadalje določa, da se na dokument v elektronski obliki, ki ga z elektronskim podpisom podpiše več oseb, označijo zgolj podatki osebe, ki je dokument izdala. Če je izdajateljev več, se lahko označi samo, da je dokument podpisan z elektronskim podpisom (za več glej Gliha, Kovač, Remic in Stare, Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili in predstavitvijo novosti, 2018). Toda uredba kot nižji akt ne more poseči v pravila ZUP kot zakona, saj se s pravili o podpisih odločbe tako s strani uradne osebe, ki postopek vodi, kot uraden osebe, ki določi, zagotavlja celota formalne zakonitosti, kajti za izraz in učinek odločbe kot volje organa je ključen podpis odločujočega, vendar pa tudi vodeči mora izpolnjevati pogoje in ne sme biti pristranski, sicer je izdana odločba lahko izpodbojna s pritožbo ali obnovo postopka (glej28. člen ZUP) in35. člen ZUP 237. člen ZUP) 260. člen ZUP)) naslednje9. '
Podpis uradne osebe, ki je postopek vodil, se tako na elektronski odločbi po navadi ne vidi, vendar pri preverjanju v aplikaciji, v kateri ga je možno pregledovati, je viden. Ne-podpis uradne osebe, ki je postopek vodil, bi pomenilo nebistveno postopkovno napako. Namreč oseba, ki postopek vodi, odgovarja za pravilno vodenje postopka do priprave osnutka odločbe. Vseeno ne gre pa za pravno napako, ki je ni mogoče odpraviti (o tem tudi sodna praksa VSRS Sodba I Up 379/2003 z dne 13.09.2007).
Glede žiga ne veljajo enaka pravila kot veljajo za podpis, saj žig od sprejema ZDeb ne predstavlja več dokaz, da je odločbo resnično izdal oblastni organ. Torej odločba brez podpisa uradne osebe velja za neobstoječo (brez pravnih posledic za stranko), medtem, ko žig ni obvezen, razen v primerih, da gre za odločbo v tujini. Podpis se šteje za konstitutivni element odločbe oziroma sklepa. Brez ustrezne označbe stranka ne podlagi tako formalno pomanjkljivega akta ne more uveljavljati pravice, še manj se sme zoper stranko uvesti izvršilni postopek. Vendar obstajajo zoper to stališče tudi pomisleki, namreč da podpis ni konstitutiven element odločbe (primerjaj 211. člen ZUP), ampak je predvsem dokaz, da je akt res izdala oseba, ki je za to pooblaščena. Prav tako opustitev podpisa v ZUP ni izrecno sankcionirana, iz česar lahko sklepamo, da gre za relativno kršitev določb postopka, ter s tako odločbo v primeru pritožbe postopamo po prvem odstavku 251. člena ZUP. Vse to nas vodi k stališču, da je posledice nepodpisa odločbe potrebno presojati glede na okoliščine vsakega posameznega primera (glej Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2008, str. 567).
Uradna oseba, ki je odločbo izdala, se podpiše na desni strani, na levi pa uradna oseba, ki je postopek vodila. Podpis je lahko lastnoročen ali elektronski, v kolikor se odločba izda v elektronski obliki. Ker ZUP kot obvezen element opredeljuje le ime uradne osebe, so prakse na tem področju različne, posebej upoštevajoč sledenje uslužbenskim predpisom in internim pravilom poslovanja upravnega organa. Vsekakor z vidika uporabe določb ZUP zadostuje le navedba imena uradne osebe, brez naziva in izobrazbe. Pri tem se šteje, da ta uradna oseba seveda izpolnjuje vse pogoje, ki jih zahteva 28. člen ZUP in nadaljnji členi (je zaposlena pri stvarno in krajevno pristojnem organu, ima ustrezno izobrazbo in praviloma strokovni izpit iz upravnega postopka ter je pooblaščena po zakonu ali s strani predstojnika organa). Če se naknadno ugotovi, da temu ni (bilo) tako, sedma točka 260. člena ZUP predvideva, da je tak akt izpodbojen prek obnove postopka. Izpolnjevanja pogojev se torej ne dokazuje z navedbami ob podpisu uradne osebe na odločbi, kar pa še vedno pomeni, da pogoji za zakonit tek postopka morajo biti izpolnjeni.
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in Zanikanje odgovornosti.