Zadeva: Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko - V USKLAJEVANJU

Datum odgovora: 21. 4. 2023
Status uporabnika: uradna oseba, ki vodi upravni postopek

Vprašanje:

Ali organ lahko komunicira s stranko preko navadnega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti?  Ali morate obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko jim pošiljate določene dokumente? Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?  Kako naslovnik dostopa do dokumenta, v primerih ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki?

Odgovor:

Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih. Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja procesno predpostavko za nastop pravnih učinkov. Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja, ne črkobralsko. Glavni namen vročanja je to, da se z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča (prvi odstavek 83. člena ZUP) kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).

Po 83. členu ZUP poznamo dva načina vročanja, fizično in elektronsko vročanje, kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna. Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči v varen elektronski predal ali navaden (uporablja se tudi pojem »ne varen« in "drug", ki označujeta isto) elektronski predal (po drugem odstavku 86. člena ZUP), ko so za to izpolnjeni pogoji na strani organa in stranke. Ob tehničnih pogojih pogojih na obeh straneh, se predpostavlja, da stranka soglaša z elektronskim vročanjem oziroma ne zahteva vročanja po fizični poti. Zakon ne določa, da bi stranka morala podati izrecno soglasje za vročanje po elektronski poti, na primer v obliki pisne ali ustne izjave, ampak njeno soglasje predpostavlja v zakonsko določenih okoliščinah: 1. če prijavi elektronski naslov za vročanje v registru stalnega prebivalstva; 2. če je elektronski naslov navedla v vlogi; 3. če iz elektronskega naslova pošlje vlogo, če je tak naslov sporočila v drugi upravni zadevi iz pristojnosti istega organ (več o tem tudi Kovač in Kerševan (ur.), Komentar Zakona o splošnem upravnem postopku, 2022, 3. knjiga, str. 88). Ob zakonski domnevi soglasja za elektronsko vročanje v omenjenih primerih zakon, v smislu temeljnega načela varstva pravic stranke sicer določa, da se se v okoliščinah iz prej navedene tretje in četrte točke pred začetkom vročanja stranko seznani, da organ lahko opravlja vročanje na elektronski naslov, iz katerega je poslala vlogo oziroma ga je uporabljala v drugem postopku tega organa, dokler ne sporoči drugega naslova oziroma ne zahteva, da se vročanje opravlja po fizični poti. 

ZUP ne določa kdaj se dokumenti vročajo po elektronski ali fizični poti, ampak presojo o tem, seveda ob upoštevanju zakonskih pogojev (gl. zg.), prepušča organu oziroma uradni osebi. Te morejo odrediti takšen način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren. Po določbi četrtega odstavka 84. člena ZUP, uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika, ob tem pa upošteva vsebino dokumenta in morebitne druge razloge, ki vplivajo na način vročitve (četrti odstavek 86. člena ZUP). 

V okviru vsebine dokumenta organ upošteva zlasti varstvo osebnih podatkov in zaščito zasebnosti naslovnika. To velja še zlasti pri vročanju v navadni elektronski predal (npr. preko naslova: uporabnik@gmail.com). Vročanja v elektronski predal ne more opraviti, če na podlagi okoliščin dvomi, da gre za elektronski predal konkretnega naslovnika. V takem primeru se mora pred vročitvijo prepričati (lahko tudi po telefonu, če z njim razpolaga), da gre za elektronski predal (fizične ali pravne) osebe, ki je naslovnik pisanja, sicer mora izbrati drug način vročitve, praviloma vročitev po fizični poti na naslov prebivališča oziroma sedeža. 

V zvezi s komuniciranjem med organi velja, da organi državne uprave, samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil med seboj praviloma poslujejo z dokumenti v elektronski obliki, prek svojega uradnega elektronskega naslova (glej 4. člen Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in nasl.)). Zato za medsebojno pošiljanje dokumentov po elektronski poti ni potrebno predhodno obveščanje. Toda to velja za običajno poslovanje v neupravnih zadevah. Kadar organi nastopajo kot stranke v upravnem postopku pa je njihov položaj enak kot položaj (fizičnih in pravnih) oseb, kar pomeni, da se jim dokumenti vročajo po elektronski poti, če so podali soglasje oziroma če se domneva, da soglašajo s takšnim načinom vročanja (gl. zg.). 

V zvezi z vodenjem evidence varnih elektronskih naslovov morajo po uveljavljeni praksi Informacijskega pooblaščenca (glej zlasti mnenja Informacijskega pooblaščenca št. 07121-1/2023/648, 07120-1/2023/232, 07120-1/2023/34), javni organi, kadar vzpostavljajo nove zbirke osebnih podatkov, za namen opravljanja svojih oblastnih nalog, za takšno vrsto obdelave vedno izkazati ustrezno pravno podlago. V takšnih primerih pa največkrat prideta v poštev zgolj točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka, 6. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov (SUVP, Uredba (EU) 2016/679).

Obdelava osebnih podatkov (npr. vzpostavitev ločene evidence varnih elektronskih naslovov strank) na podlagi teh dveh pravnih podlag pa je zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov; vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo; kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo; namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov(ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)). Po pregledu relevantne zakonodaje na tem področju, v času pisanja tega mnenja, ni videti, da bi za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov bila podana izrecna zakonska podlaga, ki bi ustrezala pogojem določenim v 6. členu ZVOP-2. ZUP v tretjem odstavku 86. člena sicer določa, da organi za vročanje lahko uporabijo znan naslov elektronskega predala (varen ali drug elektronski predal), kadar so v drugih predhodnih upravnih zadevah iz svojih pristojnostih že razpolagali z elektronskim predalom stranke, pod pogojem, da stranko o takem način vročanja pred samim vročanjem seznanijo (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 107). Vročitev v elektronski obliki se opravi preko informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (gl. drugi odstavek 86. a člena ZUP).

V zvezi z dostopom stranke do dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema pojasnjujemo, da se elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema opravi tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča.  Informacijski sistem za vročanje pa v zvezi s tem obvesti organ, kdaj sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej 89.č člen UUP). Naslovnik do dokumenta dostopa preko elektronskega predala, kamor mu je organ dokument, ki se je vročal, poslal. Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme, ko nastane t.i. fikcija vročitve. Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).

V zvezi z načinom arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki pojasnjujemo, da se lahko dokumentarno gradivo hrani v elektronski ali v fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člena UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako dokumente v fizični kot v elektronski obliki, se fizični dokumenti v upravnem spisu arhivirajo v fizični obliki, elektronski dokumenti pa v elektronski obliki.  Dokumenti se torej hranijo in arhivirajo v tisti obliki v kateri so nastali. V vašem primeru, to pomeni, da se pri elektronskem vročanju eni stranki, ter fizičnem vročanju drugi stranki, elektronsko vročilnico prve stranke arhivira v elektronski obliki, medtem ko je potrebno fizično vročilnico druge stranke arhivirati po postopkih fizičnega arhiviranja. Vsekakor pa lahko predstojnik organa določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in po ustrezni pretvorbi oz. skeniranjem tako fizično gradivo iz upravnega spisa izloči. Kako naj poteka ustrezna in zanesljiva pretvorba dokumentov iz fizične v digitalno obliko je določeno podrobneje v 10. členu Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).

Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.

Želite podati svoje mnenje:

Loading comments...