Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Časovna omejitev pravice do vpogleda v spis
Datum odgovora: 18. 5. 2012, pregled 27. 11. 2022
Vprašanje:
Kako naj postopa organ, ko stranke želijo vpogledati v spisovno dokumentacijo, ko je ta že zaključena in dana v prehodni arhiv (npr. po 10 letih). Ali drži, da ZUP daje možnost vpogleda in kopiranja samo, dokler upravni postopek ni že zaključen? Pri tem v našem upravnem organu (smo nosilec javnih pooblastil) nimamo notranjih pravnih aktov za ravnanje z arhivskim gradivom.
Odgovor:
Namen pravice do vpogleda v spis je po ZUP uveljavitev pravic in pravno zavarovanih interesov oseb, kot in kadar jih določajo različni predpisi za posamezna upravna področja. Pravica vpogleda je ena temeljnih pravic obrambe (ang. rights of defence), ki so mednarodno uveljavljeni standard, npr. kot del poštenega postopka po 6. členu Evropske konvencije o človekovih pravicah ali dobre uprave po 41. členu Listine o temeljnih pravicah EU.
Zato je treba te pravice tolmačiti v dvomu širše oz. v korist potencialnih upravičencev. Kolikor pa je stvarna legitimacija za vpogled v spis nedvoumna, torej osebi že priznan položaj stranke v postopku ali drugače izkazan pravni interes, ta pravica po 82. členu ZUP ni časovno omejena. Omeji jo lahko izrecno le področni zakon kot nadrejen ZUP, če bi to v določenih zadevah po naravi stvari bilo smiselno oz. sorazmerno varstvu pravic drugih oseb (npr. vpogled posvojenega v postopkovno dokumentacijo le določeno število let po posvojitvi otroka oz. njegove polnoletnosti). Toda sam ZUP časovnih omejitev ne določa, le vprašanja legitimacije.
Še več, po ZUP je v povezavi s pravnimi sredstvi posebej utemeljeno, da imajo stranke in osebe s pravnim interesom vpogled še po dokončnosti in tudi pravnomočnosti zadeve glede na roke za uveljvaljanje teh pravnih sredstev. Nenazadnje lahko npr. nekdo zahteva vpogled po 82. členu ZUP neposredno v zvezi z uveljavljanjem obnove postopke zaradi spregleda stranskega udeleženca (gl. 260. člen ZUP in nadaljnje).
Gradiva v zvezi z upravnimi postopki se zaradi eksternih pravnih učinkov upravnega odločanja trajno hrani po Uredbi o upravnem poslovanju (UUP; Ur. l. RS, št. 9/18 in novele), ki zavezuje tudi nosilce javnih pooblastil (gl. 77. člen UUP). Zato lahko interna pravila organa urejajo samo tista področja in vprašanja, ki niso že določena z ZUP ali UUP.
Legitimirana oseba torej lahko zahteva vpogled v spis tudi npr. po 10 letih od zaključka postopka, pri čemer lahko slednji pojem tudi različno tolmačimo - a omejitve ni niti po zaključku postopka na prvi stopnji z odločbo, niti dokončnostjo ali pravnomočnostjo. Edina možna omejitev bi bila po našem možna, kolikor bi pravni učinki aktov v zadevi ne trajali več niti ne bi vložnik zahteve za vpogled izkazal, da uveljavlja druge pravne interese (npr. odškodnino) v zvezi z dejanskim in pravnim stanjem iz zaključene zadeve. Vendar bi tedaj zahtevi ne ugodili zaradi neobstoja predpostavke legitimacije, ne prepozne vloge.
Poudariti kaže še, da se upravni organ lahko sreča v zvezi z isto pravico vpogleda z drugimi predpisi, mimo ZUP (več v Kovač et al., Upravno-procesne dileme 2: 120 vprašanj o rabi ZUP s sodno prakso in z uvodno študijo, 2012). Npr. neredek primer je sodelovanje sicer upravnih organov v sodnih postopkih. Tedaj veljajo sodni predpisi, pri zahtevah odvetnikov pa tudi Zakon o odvetništvu. Raba ZUP ni merodajna, čim gre za (pretežno) upravni organ oz. del javne uprave, ampak glede na to, kaj je predmet postopka. Če je predmet postopka sodna zadeva, se mora torej uporabiti sodna (procesna) pravila, čeprav eno fazo v postopku ali celo več vrši nesodni upravni organ. Nadalje gre omeniti še možnost vpogleda v lastne osebne podatke po zakonu, ki ureja varstvo osebnih podatkov, tedaj velja lahko ta kot specialni predpis. ZUP bi se uporabil v teh raznih primerih le, če bi področna zakonodaja nekega postopkovnega vprašanja ne urejala, in to smiselno (gl. 4. člen ZUP).
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.