Zadeva: Hramba spisne dokumentacije in potrditev potrdila

Datum odgovora: 31. 05. 2009 in 15. 12. 2013, pregled 23. 1. 2023
Status uporabnika: stranka v upravnem postopku

Vprašanje:

Kako naj upravni organ postopa s hranjenjem odločb? Ali je treba trajno hraniti samo odločbo ali celo zadevo, če je na primer samo odločba trajno dokumentarno gradivo?

Ali ima stranka (npr. nekdanji študent na univerzi) pravico zahtevati in pridobiti potrdilo o podatkih iz svoje spisne dokumentacije, kar npr. potrebuje v drugem upravnem postopku, čeprav prvi podatek datira nekaj desetletij nazaj?

(Npr. stranka v pokojninskem postopku uveljavlja status študenta v l. 1975, ki ga je pridobil v postopku na prošnjo. Ali je fakulteta dolžna hraniti sklepe organov fakultete, ki se nanašajo na status študentov? Ali lahko zavod sporoči, da tega podatka ni v spisu, čeprav se status lahko ugotovi iz druge dokumentacije, kjer je npr. jasen sklic na s strani iste fakultete že izdano potrdilo prav o statusu tega študenta za to leto, s št. in datumom potrdila (ki je sedaj, kot kaže, izgubljeno)?)

Odgovor:

V osnovnem pomenu besede je dokumentacija zbiranje, zapisovanje in hranjenje podatkov o posameznih predmetih v zbirki. Pod tem pojmom lahko razumemo razna gradiva, odločbe, zadeve, listine, ki jih organ lahko hrani tudi trajno oziroma do poteka roka trajne hrambe pri organu, kadar nima narave arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu. V širšem smislu je listina vsak papir, predmet, stvar, nepremičnina, spomenik ali celo oseba, na kateri je kaj napisano, narisano, vklesano ali vtetovirano. V ožjem smislu je listina pisno dokazno sredstvo.

Listine delimo glede na dokazno moč na zasebne in javne listine. Med slednje se umeščajo tudi potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (tudi o študentih določene fakultete določenega leta). Značilnost javne listine je, da dokazuje tisto, kar je v njen navedeno (169. člen ZUP). Resničnost javne listine je predpostavljena, če je pristna. To pomeni, da ni popravljena ali spremenjena in ima zato neko dokazno moč. Dovoljeno pa je dokazovati, da so v listini dejstva neresnično potrjena ali da je nepravilno sestavljena, s pomočjo obrnjenega dokaznega bremena (več v Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 165 in nasl.). Za javne listine velja:

• da jih izda pristojni organ (npr. univerza ali fakulteta pri izvajanju akreditiranega programa kot nosilec javnega pooblastila);
• da potrjujejo dejstva iz uradnih evidenc ali dejstva, ki jih je organ ugotovil;
• da imajo predpisano obliko, če je ta predpisana, in da imajo podpis uradne osebe in žig organa (169. člen ZUP)

Ena od listin, je tako tudi potrdilo, ki je materialni akt in ne konkretni upravni akt, razen če se izda odločba o zavrnitvi izdaje potrdila. Učinek potrdila nastopi takoj po izdaji. Poznamo dve vrsti potrdil (več Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 166 in nasl.):

• potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (izpisek iz matične knjige, iz volilnega imenika, izpisek iz šolskih evidenc), gl. 179. člen ZUP, to so javne listine;
• potrdila o dejstvih in okoliščinah, ki jih ugotovi pristojni organ in potrdi v potrdilu, gl. 180. člen ZUP.

Listine imajo omejeno ali neomejeno časovno veljavnost oziroma dokazno moč. Časovno neomejeno dokazno moč imajo javne listine, na katere pravni dogodki po izdaji ne morejo vplivati (npr. tudi potrdilo o statusu, če ta ni bil kasneje pravnomočno razveljavljen ali spremenjen). Listine, ki se uporabljajo v postopku kot dokaz, predložijo stranke ali jih priskrbi organ. Če je listina pri drugem državnem organu, organu lokalne skupnosti ali pri nosilcu javnega pooblastila za odločanje v upravnih stvareh, jo pridobi organ sam.

Velja, da morajo nosilci javnih pooblastil kot vsi upravni organi hraniti dokumentacijo glede odločanja o pravicah obvezno časovno neomejeno! Tudi podatki iz evidence se morajo hraniti trajno (več v Kovač, Remic in Stare, UUP z uvodnimi pojasnili, 2008). Splošno namreč ločimo tri vrste dokumentarnega gradiva: 1. arhivsko in 2. trajno gradivo ter 3. gradivo, ki se hrani časovno omejeno. Arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb, v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov (gl. 76. člen UUP, in 2. člen ZVDAGA). Ravno dokumentacija o odločanju o pravici ali obveznosti stranke je torej eden ključnih elementov za celo arhivski značaj tega gradiva. Na tak način, trajno in celo po kvalificiranih arhivskih pravilih, je treba hraniti torej:

1. v upravnih zadevah, ki so posebej pomembne z vidika varovanja javnega interesa, vse dokumentarno gradivo, v ostalih se lahko hrani le del dokumentacije (npr. odločbe, sklepi), drugi dokumenti, kot so vloge vloge, soglasja, mnenja se hranijo krajši čas; 
2. pa tudi vzporedno druge podatke iz uradnih evidenc, ki niti niso bili vpisani zaradi odločitve po ZUP (npr. o statusu študenta, čeprav o njem ni bilo posebej odločano prek organov fakultete, ampak le prek vpisa).

V zadevnem primeru bi torej univerza oz. fakulteta morala podatke in dokumentacijo o statusu študenta hraniti časovno neomejeno in na zahtevo nekdanjega študenta izdati potrdilo, čeprav je minilo vmes nekaj desetletij.

A tudi, če podatka zaradi dogodkov ali izgubljene evidence ali dela dokumentov ni več, je nosilec javnega pooblastila oz. izvajalec javne službe dolžan potrditev zahtevanega dejstva (tu: da je bila oseba A leta 1975/6 študent) voditi po določbah ZUP o izdaji potrdila. V primeru, da nosilci javnih pooblastil nimajo shranjene dokumentacije, se lahko trditve, ki jih stranka želi dokazati, namreč dokazujejo drugače. Dejstvo zaradi morebitnega manka dokumentacije ne more biti avtomatsko nedokazljivo. V takem položaju je treba voditi posebni ugotovitveni postopek po 180. členu ZUP. Kolikor dejstva res ni mogoče potrditi (čeprav sklic na že enkrat izdano potrdilo prav o tem kaže, da temu ni tako, poleg tega mora biti zaradi pridobitve statusa študenta na instituciji še vrsta drugih listin, npr. zapisniki o sklepih fakultetnih organov), ali se ugotovi, da gre zahtevano potrditev dejstva zavrniti, mora organ izdati zavrnilno odločbo (in ne potrdilo kot realni akt, kot bi ga v primeru ugoditve zahtevi prosilca). Zoper tako odločbo ima stranka zagotovljeno tudi pravno varstvo, od pritožbe po ZUP do sodnega nadzora.

Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.

Želite podati svoje mnenje:

Loading comments...