Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Zapisnik, ki se narekuje v elektronski nosilec zvoka
Datum odgovora: 31. 5. 2009 in 14.12.2012
Vprašanje:
Kako in kdaj se lahko zapisnik narekuje v elektronski nosilec zvoka, kakšna so pravila?Kako postopati, če navzoči dajo pripombe na prepis, ali jih je potrebno poslati tudi ostalih navzočim, ali je potrebno na njih odgovoriti, ali se naredi dodatek k zapisniku?
Odgovor:
Po devetem odstavku 76. člena ZUP se zapisnik lahko narekuje v elektronski nosilec zvoka (na magnetni trak, v obliki digitalnega zapisa …). O vodenju zapisnika v takem primeru se odloči uradna oseba, ki vodi dejanje upravnega postopka, zlasti če to olajša opravljanje uradnih dejanj, ko se ta opravljajo izven uradnih prostorov. Če se zapisnik vodi v obliki zvočnega zapisa, mora uradna oseba, ki vodi postopek, ob koncu dejanja pozvati udeležence, da v elektronski nosilec zvoka izjavijo, da so z vsebino zapisa seznanjeni in ali se z njo strinjajo oz. imajo na vsebino zapisnika kakšne pripombe. Na zahtevo strank mora uradna oseba zvočni zapis zapisnika tudi predvajati, da se stranke prepričajo, da je bilo na nosilec zvoka povzeto celotno dejanje in izjave, saj jim je le tako omogočeno, da lahko pravočasno podajo svoje pripombe.
Po zvočnem zapisu pa je potrebno opraviti tudi pisni odpravek, in sicer v osmih dneh od opravljenega dejanja oz. danih izjav. Pisni odpravek mora biti poslan vsem osebam, udeleženim pri dejanju. Poleg mora biti dopis, v katerem je navedeno, da lahko v nadaljnjih osmih dneh od prejema pisnega odpravka ugovarjajo zoper morebitno nepravilnost prepisa zvoka. Če v tem roku ne podajo pripomb na zapisnik, se šteje, da se z zapisnikom strinjajo, na kar jih je v dopisu potrebno posebej opozoriti. V primeru zapisnika, ki se narekuje v elektronski nosilec zvoka, obstaja posebnost, in sicer, da mora uradna oseba njegov prepis poslati vsem udeležencem dejanja, saj pri drugih oblikah pisanja zapisnika to ni potrebno (sodba VS RS U 218/96). Z institutom možnosti ugovora na zapisnik je odpravljena nevarnost, da bi zapisnik postal javna listina, ne da bi se prepričali o njegovi vsebini (po Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 276).
Morebitne pripombe udeležencev se lahko nanašajo samo na prepis pisnega odpravka zapisnika, ne pa na njegovo vsebino, to je na potek uradnega dejanja in izjave udeležencev (s pripombami ni mogoče spreminjati ugotovitev in izjav). Prepis ne more biti drugačen kot zapis na nosilcu zvoka. Pripombe je treba evidentirati kot del dokumentacije upravne zadeve. Organ pa je zavezan, da nemudoma preveri, ali je prvotno poslan pisni odpravek ustrezen prepis zvočnega zapisa oziroma ali so pripombe utemeljene. Če bi se ugotovilo, da prvotni prepis ni natančnen prepis zvočnega zapisa, je treba izdelati nov zapisnik in ga ponovno poslati v potrditev vsem udeležencem, v nasprotnem je dovolj, da se obvesti tistega, ki je pripombe dal in mu da možnost, da se pri organu neposredno seznani z vsebino posnetka. Prvotno poslanega zapisnika se ne dopolnjuje s pripombami, kot v primeru pripomb na potek postopka in vsebino izjav pri neposrednem pisanju zapisnika, saj mora biti pisni odpravek pristen prepis zvoka. Ne glede na morebitne pripombe organ v nadaljnjem postopku upošteva dejanja in izjave, ki so skladne s tistimi, ki so evidentirane na nosilcu zvoka, saj slednji služi kot neposreden dokaz o izvedenem oziroma izjavljenem.
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in Zanikanje odgovornosti.