Zadeva: Odpiranje pošte drugega organa in njeno evidentiranje

Datum odgovora:  9. 11. 2011

Vprašanje:

Organ prejema na svoj naslov tudi pošto, ki je naslovljeno na njihov nadzorni organ (npr. nadzorni odbor občine). Ali se lahko takšna pošta odpira ter evidentira zaradi posredovanja članom nadzornega odbora, glede na to, da le ti niso zaposleni pri upravnem organu ter sami ne morejo sprejemati in odpirati pošte?

Odgovor:

Upravni organi vsakodnevno prejemajo pošto v fizični in elektronski obliki. Za sprejem in odpiranje pošte so pristojni (pooblaščeni) javni uslužbenci v glavni pisarni, saj lahko odpirajo pošto v fizični obliki, ki je prejeta v zaprtih ovojnicah in pošto v elektronski obliki prejeto na uradni elektronski naslov organa, kar določa 3. odstavek 93. člena UUP. Pri odpiranju pošte pa se večkrat pojavijo dileme, katero pošto odpreti in katero ne. Glede na to, da v organ prihaja praviloma le službena pošta, velja priporočilo, da se odpira vsa navadna pošta, saj je UUP pri tem zelo jasna: odpre se vsa pošta, razen pošte po 100. in 101. členu UUP (povzeto po Stare, Upravno poslovanje, 2010, str. 91):
• za katero se sumi, da je nevarna za zdravje ali življenje ljudi ali za premoženje organa,
• označena s stopnjo tajnosti,
• za katero iz označb na ovojnici izhaja, da se nanaša na natečaj ali razpis,
• iz katere je razvidno, da gre za osebno sporočilo drugemu naslovniku,
• ki je naslovljena na javnega uslužbenca ali je na ovojnici navedeno, da se vroči osebno naslovniku,
• naslovljene na drugi organ, pravno ali fizično osebo in je pomotoma dostavljena (tu se upošteva določila ZUP glede poslovanja z vlogami, za katere organ ni pristojen),
• za katero (oziroma dokler) se ugotovi, da se z odpiranjem, prenosom ali presnemavanjem ne povzroči nevarnosti za informacijski sistem organa.
V primeru, ko organ prejme pošto, ki je naslovljena na drugi organ mora upoštevati 2 in 3. odstavek 101. člena UUP. V skladu z navedenim ne sme odpirati pošte, ki je naslovljena na drug organ, pravno ali fizično osebo, če je ovojnica napačno dostavljena. To zaznamuje na ovojnici z oznako "napačno dostavljeno!" in pošlje pravemu naslovniku ter o tem obvesti pošiljatelja. Če se ovojnica odpre, ker je na primer na njej naslov organa, kateremu je dostavljena, vendar iz naslova v dokumentu izhaja, da je naslovljena na drug organ, se evidentira in odstopi temu organu, na dokumentu pa se zapiše prej omenjena oznaka. Kolikor se pošta nanaša na vloge, ki se nanašajo na pravice in obveznosti, o katerih se odloča v upravnem postopku, je prej omenjeno postopanje skladno z ZUP, saj četrti odstavek 65. člena ZUP navaja, da če organ dobi po pošti, brzojavno ali po elektronski poti vlogo, ki je ni pristojen sprejeti, pa ni nobenega dvoma o tem, kateri organ jo je pristojen sprejeti, jo pošlje brez odlašanja pristojnemu organu oziroma sodišču in to sporoči stranki. Če organ, ki je dobil vlogo, ne more ugotoviti, kateri organ je zanjo pristojen, izda brez odlašanja sklep, s katerim zavrže vlogo zaradi nepristojnosti, in ga takoj pošlje stranki.

Opozoriti pa želimo da je smiselno dikcijo 2. odstavka 101. člena UUP razumeti tudi širše. Praksa namreč kaže, da je glavna pisarna po 4. odstavku 93. člena UUP lahko organizirana tudi na način, da je skupna za vse organe, ki imajo uradne prostore v skupnem objektu ali v neposredni bližini. V takšnem primeru javni uslužbenci v glavni pisarni,  kolikor imajo pooblastila, odpirajo tudi pošto drugih organov – toda evidentiranje slednje je potrebno ločiti ločeno za vsak organ posebej.

Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.

Želite podati svoje mnenje:

Loading comments...